Rechnungsnummer als Referenz für EPC-QR-Codes verwenden:

Neue Workflowaktion zur Angebotserfassung:

Bisher gab es im Angebotsprozess keine Möglichkeit, anhand des Status eindeutig zu erkennen, ob sich ein Angebot noch in Erfassung befindet, oder bereits auf Rückmeldung des Angebotsempfängers wartet. Es gibt derzeit nur einen Status „Offen”, in welchem alle Aktionen und Änderungen uneingeschränkt möglich sind.

Der neue Angebotsworkflow ergänzt die Angebotserfassung um einen weiteren Schritt „Erfassung beenden“. Der alte Status „Offen” wird dabei im neuen Workflow in zwei klar getrennte Status „In Erfassung“ und „Erfassung beendet“ aufgeteilt:

In Erfassung: In diesem Status könnt ihr das Angebot beliebig bearbeiten und vervollständigen. Beendet anschließend die Erfassung über den Workflow:

Erfassung beendet: In diesem Status können Angebotsdaten nicht mehr bearbeitet werden. Ihr könnt das Angebot nun wie gewohnt weiterverarbeiten:

• Öffentliche Angebotsseite erzeugen

• Angebot nachfassen (entweder manuell über den Workflow, oder automatisch über die Einstellungen im Abschnitt “Automatisches Nachfassen” unten auf der Angebotsseite)

• Angebotsdokument erzeugen und per E-Mail versenden

• Angebot annehmen oder ablehnen 

Ihr könnt dadurch bearbeitbare Angebote klar von fertig erfassten Angeboten unterscheiden. Außerdem bildet der neue Status die Grundlage und ist Voraussetzung dafür, zukünftig den Freigabeprozess in Angeboten zu nutzen, welcher sich aktuell in Umsetzung befindet.

Neuen Workflow aktivieren:

Neue weclapp Systeme, die ab Version 26.15.1 angelegt werden, verwenden standardmäßig den neuen Angebotsworkflow.

Für bestehende weclapp-Systeme könnt ihr diesen einmalig in den Einstellungen > Verkauf & Einkauf > Verkaufseinstellungen im Kopfbereich aktivieren:

Hinweis: Die Aktivierung ist dauerhaft und kann nicht rückgängig gemacht werden!

Neu angelegte Angebote folgen anschließend automatisch dem neuen Workflow. Bestehende Angebote werden nicht auf den neuen Workflow umgestellt, sondern verwenden weiterhin den Legacy-Workflow und können wie gewohnt verarbeitet werden.

Damit ihr in der Übergangsphase den Überblick behaltet, könnt ihr euch in der Angebotsübersicht die neue Spalte „Legacy Workflow“ einblenden, und in dieser gezielt nach Angeboten filtern, welche den alten Workflow verwenden.

Weitere Informationen zum neuen Workflow könnt ihr in unserer Knowledge Base nachlesen.

Überarbeitung von Sendcloud-Retouren

Die internen Versandarten von Sendcloud-Retouren wurden überarbeitet. Es wurden interne Versandarten entfernt, welche jetzt mithilfe der Dienstleistungen der Anbieter ausgewählt werden können. Es wurden folgende interne Versandarten entfernt. Die von euch erstellten Versandarten werden weiterhin funktionieren.

• DHL Retoure Online + GoGreen
• DHL Retoure Online – QR Code + GoGreen
• DHL Retoure Online – QR Code
• DHL eCommerce Parcel Connect Return – Labelless
• DHL eCommerce Parcel Connect Return – Bulky
• DHL eCommerce Parcel Connect Return – Bulky + Labelless
• DPD Local Return Next Day
• DPD Local Return Two Day
• DPD Retour – QR Code
• DPD Return
• FedEx First Returns
• FedEx Priority Express Returns
• FedEx Economy Returns
• FedEx Priority Returns
• FedEx First Returns
• FedEx Priority Express Returns
• FedEx Economy Returns
• FedEx Europe First Returns – incoterm DAP
• FedEx Europe First Returns – incoterm DAP
• FedEx Europe First Returns – incoterm DDP
• FedEx Europe First Returns – incoterm DDP
• FedEx Europe First Returns
• FedEx International Connect Plus Returns – incoterm DAP
• FedEx International Connect Plus Returns – incoterm DDP
• FedEx International Connect Plus Returns
• FedEx International Connect Plus Returns – incoterm DAP
• FedEx International Connect Plus Returns – incoterm DDP
• FedEx International Economy Returns – incoterm DAP
• FedEx International Economy Returns – incoterm DDP
• FedEx International Priority Returns – incoterm DAP
• FedEx International Priority Returns – incoterm DDP
• Hermes Retouren – Mobil retournieren
• UPS Express Saver Return – Exchange
• UPS Express Saver Return – Exchange – incoterm DAP
• UPS Express Saver Return – Exchange – incoterm DDP
• UPS Express Saver Return – incoterm DAP
• UPS Express Saver Return – labelless – incoterm DAP
• UPS Express Saver Return – incoterm DDP
• UPS Express Saver Return – labelless – incoterm DDP
• UPS Express Saver Return – labelless
• UPS Express Saver Return – Perfumes LQ
• UPS Express Saver Return – Perfumes LQ – incoterm DAP
• UPS Express Saver Return – Perfumes LQ – incoterm DDP
• UPS Standard Return – Exchange
• UPS Standard Return – Exchange – incoterm DAP
• UPS Standard Return – Exchange – incoterm DDP
• UPS Standard Return – incoterm DAP
• UPS Standard Return – labelless – incoterm DAP
• UPS Standard Return – incoterm DDP
• UPS Standard Return – labelless – incoterm DDP
• UPS Standard Return – labelless
• UPS Standard Return

Weitere Standardwerte in Versandarten festlegen

Ab jetzt könnt ihr weitere Standardwerte in Versandarten festlegen. Diese Werte werden dann im Paket bei der Auswahl der Versandarten übernommen. Folgende neue Felder können mit Standardwerten vorbelegt werden:

• Zollinhaltserklärung
• Incoterm
• Gewichtsbereich
• Nachnahme
• Geliefert vor
• Nur Direktvertrag
• Economy
• Umweltfreundliches Versenden
• Innerhalb von
• Papierlose
• Multicollo-Sendung
• Nicht übertragbare Waren
• Parfüms
• Etikett ausdrucken
• Retoure

Zollinhaltserklärung erstellen per Massenaktion, Komplettworkflow und API

Ihr könnt jetzt die Zollinhaltserklärung per Massenaktion, Komplettworkflow und API erstellen. Dafür muss der Service “Zollinhaltserklärung” im Paket aktiviert sein. Des Weiteren könnt ihr die Felder Incoterms, Art der Sendung und Erklärung zum Inhalt im Paket vorbelegen.

Service “Nachnahme” per Massenaktion, Komplettworkflow und API benutzen

Der Service “Nachnahme” kann per Massenaktion, Komplettworkflow und API benutzt werden. Dafür muss der Service “Nachnahme” im Paket aktiviert sein. Des Weiteren könnt ihr die Felder Bankkonto, Verwendungszweck und Betrag mit der Währung im Paket vorbelegen.

Neugestaltung der Services von Versandarten

Die verschiedene Services und die Zollinhaltserklärung können ab sofort über ein gemeinsames Feld “Dienstleistungen” ausgewählt werden.

Falls die Zollinhaltserklärung ausgewählt wird, erscheint wie gewohnt eine kurze Übersicht der Zollinhaltserklärung und die Möglichkeit, diese über das Stift-Icon zu bearbeiten.

Analog zur Zollinhaltserklärung können auch die Services “Nachnahme” und “Billing options” verwendet werden.

Detailverbesserungen

• Die Einstellungen “Nachnahme” und “Standard-Bankkonto für Nachnahmen verwenden” wurden von den Shipcloud-Einstellungen zu den Versandarten verschoben.
• Die Spalten für die Services von Versandarten wurde zusammengelegt und werden nun in einer Spalte angezeigt.
• Der Angebotsstatus „Offen“ wurde generell in „In Erfassung“ umbenannt.
• Neue Verkaufseinstellung „Angebotsdokument beim Beenden der Erfassung automatisch erzeugen“: Wenn aktiviert, wird beim Ausführen der Aktion “Erfassung beenden” im Angebotsworkflow zusätzlich automatisch das entsprechende Belegdokument erzeugt.
• Ihr könnt jetzt Serien- und Chargennummern bereits auf dem Auftragsdokument andrucken, wenn ihr die Reservierungen entsprechend im Auftrag hinterlegt habt. In der Formularkonfiguration stehen euch im Abschnitt “Positionstabelle” für das Auftragsformular nun die beiden Spalten “Seriennummer” bzw. “Chargennummer” zur Verfügung. Alternativ könnt ihr die neuen Druckeinstellungen in der Spalte “Beschreibung” nutzen, um die Serien-/Chargennummer als Teil der Artikelbeschreibung anzugeben.
• Bisher wurden EPC-QR-Codes auch für Gutschriften und die jeweiligen Dokumente erzeugt, obwohl diese dort i.d.R. nicht erwünscht sind, da der Endkunde im Falle einer Gutschrift selbst keine Überweisung tätigt. Daher werden zukünftig generell keine EPC-QR-Codes mehr für Gutschriften erzeugt und angedruckt.
• Das Feld “Notiz” steht euch jetzt in der Massenbearbeitung für Belegpositionen zur Verfügung. Ihr könnt dabei entweder die Massenbearbeitung auf der jeweiligen Positions-Übersichtsseite, oder im Reiter “Positionen” der Detailseite für folgende Belege nutzen:
  • Angebot
  • Auftrag
  • VK-Rechnung
  • Bestellung
  • EK-Rechnung

Anpassung der Ressourcenauslastung durch das neue Modul Zeit & Abwesenheit

Mit der Einführung des neuen Zeit & Abwesenheit Moduls wurde die Berechnung der Ressourcenauslastung angepasst. Sofern einem weclapp Benutzer ein Mitarbeiter zugeordnet ist, werden künftig die beim Mitarbeiter hinterlegten Arbeitszeiten sowie betriebsfreien Tage für die Ermittlung der verfügbaren Kapazität herangezogen. 

Bestehen für den Mitarbeiter keine Zuordnungen von Arbeitszeitprofil und/oder betriebsfreien Tagen oder ist für den Benutzer kein Mitarbeiter vorhanden, greift die Ressourcenauslastung weiterhin auf den Firmenstandard zurück. Dieser kann unter Globale Einstellungen > Personalmanagement > Personaleinstellungen definiert werden. 

Darüber hinaus berücksichtigt die Ressourcenauslastung nun zeitlich begrenzte Arbeitszeitprofile. Dadurch können Änderungen der Arbeitszeiten eines Mitarbeiters im Verlauf eines Projekts korrekt in die Kapazitätsplanung einfließen. Wechselt ein Mitarbeiter beispielsweise von Vollzeit auf Teilzeit oder ändern sich seine regelmäßigen Arbeitszeiten, wird dies für den entsprechenden Zeitraum automatisch in der Ressourcenauslastung berücksichtigt. Dadurch wird die Ressourcenplanung präziser und besser an die tatsächlichen Verfügbarkeiten angepasst. 

Detailverbesserung

Wir haben in allen Systemen die Anlage von Projekten deaktiviert, bei denen im letzten halben Jahr kein neues Projekt angelegt wurde. Das gleiche gilt für “alte” Kontingente, Tickets mit “Zeit & Material (veraltet)” und “alten” Buchungsberichten (Buchung direkt auf Tickets oder Projektaufgaben und nicht auf Aufgaben). Der Hintergrund hier ist, dass diese Elemente mittel- bis langfristig aus der Software entfernt werden. Mit dem Projektauftrag und der damit einhergehenden Zeiterfassung auf Dienstleistungsaufgaben (an Kunden, Tickets, Auftragspositionen) und den neuen Kontingenten ist eine Möglichkeit geschaffen worden, die auch in Zukunft weiterentwickelt wird.

Beta: Freigabeprozesse für Bestellungen und EK-Rechnungen

Filtern und Sortieren auf dem Auftragskommission erstellen-Dialog in Aufträgen

Verbesserter Import für Chargen- und Seriennummern in Dropshipping-Bestellungen

Nach erfolgreichem Import sind die Daten in der Spalte “Chargen- und Seriennummern” sichtbar.

Detailverbesserungen

Amazon: Korrekte Anwendung von Umsatzsteuerregeln bei B2B-Bestellungen

Beim Import von Amazon-Bestellungen wird die Steuerregel jetzt abhängig vom Vorhandensein einer gültigen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) angewendet.
Bisher konnte es vorkommen, dass bei als Geschäftskundenbestellung gekennzeichneten Aufträgen (businessOrder = true) automatisch eine steuerfreie Behandlung erfolgte, obwohl keine USt-IdNr. übermittelt wurde. Dies entsprach nicht den steuerlichen Anforderungen.

Neues Verhalten

• Eine steuerfreie Steuerregel wird nur noch angewendet, wenn tatsächlich eine USt-IdNr. in den Amazon-Daten vorhanden ist.
• Fehlt die USt-IdNr., wird die Bestellung nicht mehr automatisch als steuerfrei behandelt.
• Die Kennzeichnung als Amazon Business Order allein hat keinen Einfluss mehr auf die Auswahl der Steuerregel.

Erweiterter Artikelimport bei Amazon

Der Import von Amazon-Artikeln nach weclapp wurde um zusätzliche Datenfelder und Funktionen erweitert. Dadurch können Artikeldaten noch umfassender aus Amazon übernommen und in weclapp weiterverarbeitet werden.

Neue Möglichkeiten im Überblick

Import von Artikelbildern

Artikelbilder können nun direkt von Amazon nach weclapp importiert werden.
Hinweis: Sind identische Bilder bei Amazon mehrfach an einem Artikel hinterlegt, werden diese aktuell ebenfalls mehrfach nach weclapp übernommen.

Erweiterte Feldzuordnung für Artikeldaten

Im Tab „Artikelfelder“ können nun zusätzliche Amazon-Felder individuellen weclapp-Feldern zugeordnet und beim Import übernommen werden.
Neu verfügbar sind unter anderem folgende Felder:

• Klassifizierung
• Produkttyp
• Farbe
• Modellnummer
• Marke
• Ursprungsland
• Angebotsbedingung (Anmerkung)
• Artikelzustand
• Steuerkennziffer für Produkte
• GHS-Gefahrenhinweis-Code (H-Code)
• Größe
  Dadurch lassen sich deutlich mehr produktbezogene Informationen automatisiert nach weclapp übertragen und weiterverarbeiten.

Übernahme von Einkaufspreisen

Vorhandene Einkaufspreise aus Amazon können nun als Einkaufspreise in weclapp importiert werden.
Voraussetzung:
Damit Einkaufspreise übernommen werden können, muss im Tab „Artikel“ ein Standardlieferant definiert sein.

Shopify Payments-Schnittstelle aktualisiert

Aufgrund technischer Anpassungen bei Shopify Payments müssen alle Shopify-Händler, die diese Zahlungsart nutzen, die Schnittstelle in weclapp aktualisieren.
Die Aktualisierung erfolgt mit einem Klick im Tab „Haupteinstellungen“ der Shopify-Integration.
Zusätzlich wurde der Beta-Status der Schnittstelle entfernt.

Zeit & Abwesenheit: Neue Funktionen und Lizenzmodell

Für Unternehmen, die Mitarbeitenden ausschließlich Zugriff auf die Erfassung und Einsicht ihrer eigenen Zeiten und Abwesenheiten ermöglichen möchten, steht zusätzlich die neue kostenlose Lizenz „Zeit & Abwesenheit“ zur Verfügung. Diese bietet einen eigenen Zugang für Mitarbeiter, die keine weiteren weclapp Funktionen benötigen. 

Zur gezielten Rechtevergabe werden außerdem zwei neue Rollen eingeführt: 

• Zeit & Abwesenheit Nutzer: Kann eigene Arbeitszeiten erfassen sowie einsehen. 

• Zeit & Abwesenheit Administrator: Kann zusätzlich Arbeitszeiten und Abwesenheiten verwalten und administrative Aufgaben übernehmen. 

Durch die Kombination aus flexiblem Lizenzmodell und rollenbasierter Berechtigungssteuerung können Unternehmen die neuen Zeit- und Abwesenheitsfunktionen optimal an ihre Organisationsstruktur anpassen. 

Personalakten: Mitarbeiter anlegen und zentral verwalten 

Für alle bereits bestehenden weclapp Benutzer wird automatisch eine verknüpfte Personalakte angelegt, sodass alle Mitarbeiter direkt in der Personalverwaltung verfügbar sind. 

Neue Mitarbeiter können künftig flexibel angelegt werden: direkt beim Erstellen eines Benutzers über die Option „Mitarbeiter anlegen“, nachträglich auf der Benutzer-Detailseite oder über Personal > Personalakten. Jede Personalakte ist dabei mit einem Benutzer verknüpft, dessen Stammdaten automatisch übernommen werden. 

Die Personalakte dient als zentraler Verwaltungspunkt für alle mitarbeiterbezogenen Informationen und Einstellungen. Hier können geschäftliche, persönliche, vertragsrelevante und lohnabrechnungsbezogene Daten gepflegt sowie Dokumente, beispielsweise Arbeitsverträge, hinterlegt werden. Darüber hinaus erfolgt über die Personalakte die Zuordnung von Arbeitszeitprofilen, Arbeitszeitregeln, betriebsfreien Tagen und Abwesenheiten. Zudem bildet sie die zentrale Anlaufstelle für die Verwaltung und Auswertung der erfassten Arbeitszeiten.

Arbeitszeitregeln: Flexible Vorgaben und automatische Prüfungen

Mit den neuen Arbeitszeitregeln lassen sich unternehmensspezifische Vorgaben für die Arbeitszeiterfassung zentral definieren und Mitarbeitern über die Personalakte zuordnen. Hierzu können unter anderem die maximal zulässigen Arbeitsstunden pro Tag sowie individuelle Pausenregelungen hinterlegt werden. 

Die Arbeitszeitregeln werden automatisch bei der Zeiterfassung berücksichtigt. Gebuchte Arbeitszeiten werden anhand der dem Mitarbeiter zugeordneten Arbeitszeitregel geprüft. Werden definierte Grenzwerte überschritten oder vorgeschriebene Pausen nicht eingehalten, erscheinen entsprechende Hinweise direkt in den erfassten Arbeitszeiten. So werden Verstöße gegen maximale Arbeitszeiten oder Mindestpausen frühzeitig sichtbar und die Einhaltung der festgelegten Arbeitszeitvorgaben unterstützt.

Zeiterfassung: Arbeitszeiten und Pausen erfassen

Mit dem neuen Zeiterfassungs-Widget im weclapp Rahmen können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten einfach über Kommen-/Gehen-Buchungen erfassen. Die Arbeitszeit wird per Klick auf „Arbeitszeit starten“ begonnen und über einen Live-Timer visualisiert. Pausen können direkt während der laufenden Arbeitszeit gestartet und beendet werden, bevor die Zeiterfassung mit „Arbeitszeit beenden“ abgeschlossen wird. 

Ergänzend zur laufenden Zeiterfassung können Arbeitszeiten auch manuell in der Personalakte eines Mitarbeiters erfasst, korrigiert oder gelöscht werden. Dabei werden Arbeits- und Pausenzeiten über Start- und Endzeitangaben erfasst und in den gebuchten Arbeitszeiten des Mitarbeiters dargestellt. 

Bereits gebuchte Zeiten können jederzeit bearbeitet werden, wobei Änderungen an Arbeits- und Pausenzeiten vollständig nachvollziehbar bleiben. Über den integrierten Verlauf ist transparent ersichtlich, wann eine Buchung angelegt  oder geändert wurde und durch welchen Benutzer die Aktion erfolgt ist. Dadurch wird eine transparente Verwaltung der Arbeitszeiterfassung ermöglicht. 

Neues Zeiterfassungsjournal

Mit dem neuen Zeiterfassungsjournal können Mitarbeiter ihre erfassten Arbeitszeiten erstmals selbstständig einsehen. Bisher war die Einsicht in diese Daten ausschließlich für Administratoren vorbehalten über die Benutzer-Detailseite möglich. 

Die erfassten Arbeitszeiten können vom jeweiligen Mitarbeiter im Bereich Profil > Meine Zeiten eingesehen werden. Dabei kann die Darstellung flexibel zwischen einer Wochen- und Monatsansicht umgeschaltet werden. In der Übersicht werden die erfassten Zeitdaten pro Arbeitstag übersichtlich dargestellt. Neben Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausenzeit und Arbeitszeit sind nun auch die Gesamtpausenzeit und die Gesamtarbeitszeit des jeweiligen Tages direkt sichtbar. 

Für eine detaillierte Prüfung der Zeiterfassung kann jeder Arbeitstag per Klick geöffnet werden. Dadurch erhält der Mitarbeiter Einblick in die einzelnen Zeitbuchungen und deren Details. Die neue Ansicht sorgt für mehr Transparenz und ermöglicht es Mitarbeitern, ihre erfassten Arbeitszeiten jederzeit eigenständig nachzuvollziehen und zu kontrollieren. 

Massenbearbeitung für Produktionspositionen

Auf der Übersichtsseite der Produktionspositionen sowie auf der Detailseite eines Produktionsauftrags können die Felder „Verwendet“ und „Buchen“ jetzt per Massenbearbeitung für mehrere Produktionspositionen gleichzeitig angepasst werden. Außerdem wurde auf dem Tab Materialpositionen in Produktionaufträgen die Massenaktion zum Löschen von ausgewählten Positionen  und die Möglichkeit der Positionsnummerierung hinzugefügt.

Microsoft Graph API für persönliche E-Mail Konten (BETA)

Mit diesem Release bieten wir die Nutzung der Microsoft Graph API für die Anbindung von E-Mails, Kontakten, Kalendern und Aufgaben in einer Beta-Version an. Die neue Schnittstelle ist insbesondere für Kunden interessant, die in der Vergangenheit gelegentlich Performance- oder Stabilitätsprobleme mit der bisherigen Microsoft-Anbindung hatten.
Für die Umstellung muss der betreffende Mail-Account einmalig neu angebunden und dabei der Typ “Microsoft 365 Beta” gewählt werden.