Les tickets peuvent être facturés soit avec un prix fixe, soit sous la forme de rapports de réservation (feuilles de temps). Alternativement, il est possible de saisir des rapports de réservation uniquement pour le suivi, qui seront ensuite attribués à une facture déjà créée (uniquement liée, pas de poste facturable).
Condition préalable
- Pour pouvoir facturer des tickets dans weclapp, tu as besoin, en plus de ta licence de Helpdesk, au moins du pack weclapp “ERP Services“.
- Un client du CRM weclapp doit être inscrit dans le ticket comme “donneur d’ordre” (sous “Client”).
- Pour que le système puisse calculer les taux horaires en fonction des heures réservées, tu dois les enregistrer auprès de tes collaborateurs ; pour cela, procède comme suit:
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- Va dans Mon weclapp > Utilisateurs et accéder aux paramètres de l'”utilisateur” correspondantTu as besoin d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe.
- Renseigne maintenant le taux horaire de l’employé sous le champ “taux horaire”.
Facturation des tickets
Ticket à prix fixe
Si un prix fixe est enregistré dans le ticket, il a la plus haute priorité. Le ticket sera ajouté lors de la facturation avec le prix fixe indiqué et la quantité 1. Si d’autres rapports de réservation (temps saisis) existent sur le ticket, ils ne seront pas pris en compte lors de la facturation.
Rapport de réservation avec article
Si tu enregistres un article lors de la création d’un rapport de réservation, le prix de vente enregistré sera utilisé par l’article. Tu peux voir le prix de l’article dans le champ Taux horaire. Le prix de l’article a une priorité plus élevée que le taux horaire de l’employé.
Dès que tu modifies l’article ou le client dans la fenêtre du rapport comptable, leur prix est toujours utilisé. Si aucune modification n’est effectuée, le prix s’implémente comme décrit.
Rapport de réservation avec taux horaire
Les heures saisies pour un ticket sont facturées au taux horaire enregistré par l’employé si aucun prix fixe ou article n’est enregistré. Le taux horaire enregistré par l’employé est automatiquement saisi dans le champ “taux horaire” lors de la saisie des temps.
Ici aussi, le système tire le prix de l’article ou du client si l’un de ces champs est modifié lors de l’édition. Si les champs restent inchangés, le prix défini est tiré.
Facturer les rapports d’enregistrement
Va sous Helpdesk > Rapports d’enregistrement, pour maintenant facturer au client tes heures réservées à partir du ticket.
Dans l’aperçu, coche la case le(s) rapport(s) de réservation correspondant(s) (toujours pour un seul client à la fois). Sélectionne ensuite via Actions de masse > créer une facture.
Tu peux maintenant décider du format dans lequel tu veux décompter/afficher les temps comptabilisés sur la facture :
- Aucun regroupement
- Un poste
- Par date
- Par personne
- Par tâche
Tu arrives maintenant sur le masque de facturation. Ici, tu peux adapter le prix et ajouter d’autres articles.
Tu peux également lier les rapports de réservation à un nouvel article sans que les rapports de réservation soient supprimés. L’avantage est que l’article peut contenir des prix personnalisés (et non le taux horaire par défaut défini par l’utilisateur).
Pour afficher le prix de l’article, tu dois cliquer une fois sur l’icône “cadenas” (= modifier) dans la colonne “montant”. Maintenant, le taux horaire de l’utilisateur est remplacé par le prix de l’article enregistré ou spécifique au client. Bien entendu, la liste des rapports d’écriture dans le champ de description reste inchangée.