Für die Provisionsabrechnung ist es wichtig, dass die notwendigen Voraussetzung erfüllt sind. Im folgenden Beitrag erläutern wir Ihnen die Voraussetzungen sowie die einzelnen Workflow-Schritte. Einstellungen zur Provision können Sie direkt am Kunden, im Auftrag sowie am Artikel vornehmen.
Auf unserem YouTube Channel finden Sie auch unser Video zur Provisionsabrechnung:
Voraussetzungen
Damit eine Provisionsabrechnung erfolgen kann, muss es mindestens einen Vertriebspartner und mindestens einen Auftrag oder eine Rechnung geben, die diesem Vertriebspartner zugewiesen wurde.
Einstellungsoptionen
Einstellungen am Kunden
Um einen Kunden als Vertriebspartner zu markieren, gehen Sie zu CRM > Kunden und öffnen Sie die entsprechende Kundenakte. Anschließend scrollen Sie in der Übersicht zum Abschnitt VERTRIEBSPARTNER. Hier können Sie nun diverse Einstellungen für Ihren Vertriebspartner vornehmen. Sie können zwischen fünf verschiedenen Provisionsmodellen wählen:
(1) Feste Provision: Der Vertriebspartner bekommt immer eine feste Provision, die vorher festgelegt werden muss
(2) Prozentual vom Umsatz: Je nach Höhe des Umsatzes erhält der Vertriebspartner einen gewissen, vorher festgelegten Prozentanteil vom Umsatz
(3) Prozentual von der Marge: Der Vertriebspartner erhält einen gewissen Prozentsatz aus der Differenz von Umsatz und Kosten
(4) Feste und umsatzabhängige Provision: Der Vertriebspartner bekommt immer eine feste Provision, die vorher festgelegt werden muss und zusätzlich noch einen prozentualen Anteil am Umsatz.
(5) Feste und margenabhängige Provision: Der Vertriebspartner bekommt immer eine feste Provision, die vorher festgelegt werden muss und zusätzlich noch einen gewissen Prozentanteil aus der Differenz von Umsatz und Kosten. Ein Kunde kann somit auch gleichzeitig ein Vertriebspartner sein, wenn Sie eine der fünf aufgelisteten Optionen aktivieren.
Wenn Sie hier unter „Nächste Provisionsabrechnung“ kein Datum angeben, wird dieser Vertriebspartner für alle folgenden Provisionsläufe deaktiviert und nicht berücksichtigt.
Es ist auch möglich mehrere Provisionspartner pro Kunde einzustellen. So können Sie, sowohl über Firmeninterne, als auch -externe Provisionspartner verfügen.
Einstellungen an Aufträgen
Die am Kunden getroffenen Einstellungen zur Provisionsabrechnung im Abschnitt „Provisionspartner“ werden in alle Aufträge des Kunden übernommen. Die im Auftrag getroffenen Einstellungen zur Provisionsberechnung werden bei der Erzeugung einer Rechnung in die Rechnung mit übernommen. Wenn Sie nicht für alle Aufträge eines Kunden Provisionen auszahlen wollen, dürfen Sie hier keine Einstellungen vornehmen. Stattdessen müssen Sie in diesem Fall die Einstellungen zur Provisionsabrechnung nur für die Aufträge vornehmen, die auch provisionsberechtigt sind. Sie können, falls Sie für einen Auftrag mehrere Provisionspartner haben, in Ihrem Auftrag im Abschnitt „Auftragsdetails“ unter „Provision Vertriebspartner“ über das PLUS-Symbol rechts so viele Provisionspartner hinzufügen, wie Sie möchten. 
Durchführen einer Provisionsabrechnung
Unter dem Menüpunkt Verkauf > Rechnungen/Gutschriften kann der Provisionslauf gestartet werden:
Hier müssen Sie zunächst all die Rechnungen, bei denen Sie einen Provisionslauf durchführen möchten, über die Checkbox selektieren. Grundlage für den Provisionslauf sind Rechnungen im Zustand „Offener Posten“. Wenn Sie den Provisionslauf starten, ohne einen offenen Posten vorher ausgewählt zu haben, wird weclapp für alle offenen Posten einen Provisionslauf durchführen. Haben Sie die gewünschten offenen Posten ausgewählt, klicken Sie auf Provisionslauf starten.
Wenn Sie einen Provisionslauf am 10.09.2018 durchführen und Sie bei einem Kunden unter „Nächste Provisionsabrechnung“ ein Datum angegeben haben, welches kleiner ist als das Datum, an dem der Provisionslauf durchgeführt wird, z. B der 01.09.2018, wird sich das Provisionsabrechnungsdatum dieses Vertriebspartners nach Vollführung des Provisionslaufes automatisch auf den nächsten Provisionsabrechnungstag einstellen.
Der Provisionslauf läuft im Hintergrund. Während des Prozesses können Sie auch auf andere Seiten wechseln. Während der Provisionslauf läuft wird ein Provisionslauf abbrechen Button in Rot oben angezeigt: 
Wenn der „Provisionslauf abbrechen“ Button nicht mehr angezeigt wird ist der Lauf abgeschlossen. Das Resultat des Provisionslaufs kann im Protokoll angezeigt werden: 
Das Ergebnis des Provisionslaufs sind Gutschriften, die für alle Vertriebspartner für die Provisionen berechnet werden konnten.
Hier finden Sie weitere Informationen wie Sie Gutschriften verarbeiten können.
Der Provisionspartner wird seine Provision automatisch in der jeweiligen Hauswährung gutgeschrieben bekommen.
Fallbeispiele
Beispiel 1 (Feste Provision)
Der Vertriebspartner bekommt jeden Monat am 15. bis zum 31.12.2017 eine feste Provision von 100,00 € gutgeschrieben. 
Die Provisionsabrechnung sieht dann (inklusive 19,00% Umsatzsteuer) wie folgt aus: 
Beispiel 2 (Prozentual vom Umsatz)
Der Vertriebspartner bekommt jeden Monat am 10. bis zum 31.12.2017 eine Provision, die prozentual abhängig vom Umsatz ist. Hier in diesem Fall beträgt die Provision 50,00% vom Umsatz. Wie unten in der Rechnung zu erkennen liegt der Umsatz bei 500,00 €, somit erhält der Provisionspartner 250,00 € (ohne USt.). 
Beispiel 3 (Prozentual von der Marge)
Der Vertriebspartner bekommt jeden Monat am 13. bis zum 31.12.2017 eine Provision, die prozentual abhängig von der Marge ist. 
In diesem Fall beträgt der Umsatz 5.000,00 €, die Kosten 1.000,00 €. Die Differenz der beiden ergibt die Marge, nämlich 4.000,00 €. Der Provisionspartner wird 50,00% von dieser Marge erhalten. 
Die Provisionsabrechnung sieht dann (inklusive 19,00% Umsatzsteuer) wie folgt aus: 
Beispiel 4 (Feste und umsatzabhängige Provision)
Der Vertriebspartner erhält jeden Monat am 20. eine feste Provision von 50,00 € und zusätzlich noch 50,00% vom Umsatz des Verkaufs eines Artikels, für welchen er als Vertriebspartner selektiert wurde. In diesem Fall beträgt der Umsatz des Artikels 1.000,00 €. Somit erhält der Vertriebspartner 500,00 € (50,00% vom Umsatz) und 50,00 € als feste Provision gutgeschrieben. 
Die Provisionsabrechnung sieht dann (inklusive 19,00% Umsatzsteuer) wie folgt aus: 
Beispiel 5 (Feste und margenabhängige Provision)
Der Vertriebspartner erhält jeden Monat am 26. bis zum 31.12.2017 eine feste und eine margenabhängige Provision. Die feste Provision beträgt hier 10,00 €. Der Prozentsatz für die margenabhängige Provision beläuft sich auf 50,00%. 
In diesem Fall beträgt der Umsatz 5.000,00 €, die Kosten 1.000,00 €. Die Differenz der beiden ergibt die Marge, nämlich 4.000,00 €. Der Provisionspartner wird 50,00% von dieser Marge erhalten. 
Die Provisionsabrechnung sieht dann (inklusive 19,00% Umsatzsteuer) wie folgt aus: 
Provision an einem Artikel
Sie können auch direkt an einem bestimmten Artikel einen festen Provisionssatz für den Vertriebspartner einstellen. Standardmäßig ist der Parameter „Provisionssatz“ nicht aktiv. Daher müssen Sie Im Artikel vorher über das graue Zahnrad-Icon oben rechts das Feld „Provisionssatz“ aktivieren. 
Der Parameter „Provisionssatz“ erscheint nach Aktivierung der Checkbox automatisch in der Übersicht. 
Wenn Sie einen Provisionssatz für Ihren Artikel einstellen, wird weclapp nur dann den ausgewählten Prozentsatz dem Vertriebspartner voll gutschreiben, wenn beim Vertriebspartner selbst der Provisionssatz bei 100,00% liegt. 
Dies ist Voraussetzung dafür, dass die hundertprozentige Provision, die Sie am Artikel eingestellt haben, beim Vertriebspartner ankommt. Der Workflow bleibt derselbe wie bei einer normalen Provisionsabrechnung.
Beispiel 6
Wenn Sie beim Vertriebspartner 50,00% als Prozentsatz einstellen 
und beim Artikel 100,00%, 
so wird der Vertriebspartner 50,00% von den 100,00%, die am Artikel eingestellt wurden, bekommen. Es überwiegt immer der Prozentsatz, der beim Vertriebspartner direkt eingestellt wird. Um also einem Vertriebspartner die vollen 100,00% Provision aus dem Provisionssatz des Artikels zu geben, müsste man beim Vertriebspartner selbst den Provisionssatz, der hier im Moment bei 50,00% liegt, ebenfalls auf 100,00% einstellen.
Auswertung von Provisionen
Unter Berichtswesen > Auswertungen gibt es nun auch eine Kategorie Provisionen. Sie können sich diese für die Werte Kunde, Kundenkategorie, Vertriebspartner und Vertriebspartnerkategorie ausgeben lassen. 