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Wie kann ich Lieferantenanfragen erstellen und Lieferantenangebote vergleichen?

Die Lieferantenanfragen finden Sie im Hauptmenü unter Einkauf > Lieferantenanfragen. Dank der Lieferantenanfrage können Sie in weclapp ganz einfach das beste Angebot finden und die Beschaffungspreise ihrer Artikel von verschiedenen Lieferanten vergleichen. Für die optimale Preisanfrage und Vergleich der Lieferkonditionen wird die Lieferantenanfrage als Vorstufe der Bestellung verwendet.

Lieferantenanfrage

► Schritt 1: Grundeinstellungen überprüfen

► Schritt 2: Lieferantenanfrage erstellen

► Schritt 3: Workflow Lieferantenanfrage

► Schritt 4: Lieferantenangebot eintragen

► Schritt 5: Lieferantenanfragen vergleichen

► Schritt 6: Lieferantenangebot annehmen /ablehnen

► Schritt 7: Bestellung anlegen


Ein paar Punkte wurden schon für das kommende Update 21.03.1 überarbeitet. Dadurch kann es momentan zu leichten Abweichungen kommen.

 


Schritt 1: Grundeinstellungen überprüfen

Bevor Sie eine Lieferantenanfrage anlegen, überprüfen Sie bitte folgende Einstellungen:

 

Schritt 2: Lieferantenanfrage erstellen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um eine Lieferantenanfrage zu erstellen.

1. Der direkteste Weg ist über den Menüpunkt EINKAUF > Lieferantenanfrage auf dem Button “+ Neue Lieferantenanfrage”.

2. Auch über die Lieferantenakte finden Sie den blauen Actionbutton “+Lieferantenanfrage”.

3. Eine weitere Möglichkeit bietet die Artikeldetailseite. Über den blauen Actionbutton “+Lieferantenanfrage” kann ebenso eine neue Anfrage erstellt werden.

4. Wenn die optionale Workflow-Aktion für Angebote aktiviert ist, (Globale Einstellungen > Verkauf & Einkauf > Workflow-Aktionen) kann die Anfrage auch über ein Verkaufsangebot erfolgen. Das gelingt anhand des Workflows und der Massenaktion.

Zudem können Sie sowohl für nur einen Lieferanten, als auch für mehrere gleichzeitig, eine Lieferantenanfrage anlegen. Dank der Mehrfachauswahl ist dies einfach möglich.

 

Anfragetyp auswählen

Sie können zwischen den folgenden Anfragetypen wählen:

Der Anfragetyp muss am Anfang festgelegt werden, da die Anfragetypen unterschiedliche Pflichtfelder haben. Es können entweder alle angefragten Positionen in normale Bestellungen, Rahmenbestellungen, Auftragskommissionen oder Streckengeschäfte überführt werden.


Eine Mischung ist nicht möglich, d.h. es können nicht über eine Anfrage für ausgewählte Artikel normale Bestellungen und für andere Artikel der Anfrage Rahmenbestellungen angelegt werden.


Lieferantenanfrage Detailseite

Auf der Detailseite haben Sie die folgenden Optionen:

Auf der rechten Seite der Detailseite sehen Sie anhand der Akte, die verlinkten Angebote, Aufträge und Bestellungen.

 

 

Es können ein oder mehrere Artikel angefragt und als Position hinzugefügt werden. Die Anfrage ist aktuell auf max. 25 Artikel beschränkt.
Außerdem können neben normalen Artikeln, auch Freitextpositionen und manuelle Artikel angelegt werden. Diese können auch mehrfach vorkommen.


Folgende Artikeltypen werden momentan nicht unterstützt: Verkaufsstücklisten und Versandkosten.


Mit Klick auf den Bleistift vor der Position öffnet sich ein Modal Panel. Hier können verschiedene Einstellungen getätigt werden.

Beim Setzen des Hakens vor Freitextposition wird eine Freitextposition erstellt.

Sie können einen vorhandenen Artikel auswählen oder einen manuellen Artikel, durch die Eingabe eines Positionstitels, eingeben.

In der Beschreibung können Sie zusätzliche Informationen für den Lieferanten hinterlegen.


Da die Anfrage an mehrere Lieferanten versendet werden kann, wird hier nicht der jeweilige Bezugsquellentext initialisiert, sondern der allgemeine Beschreibungstext aus den Stammdaten des Artikels.


 

Über das Icon können Sie Staffelwerte hinzufügen und gezielt Staffelmengen anfragen.

Sie können zwischen „Staffel von“ oder „bis“ auswählen und die jeweiligen Staffelmengen eintragen.

 

Es können ein oder mehrere Lieferanten gleichzeitig angefragt werden. Entweder bei Anlage einer Anfrage oder in der Detailansicht.

Aktuell ist die Lieferantenanfrage auf max. 10 Lieferanten beschränkt. Es ist auch möglich, nachträglich Lieferanten zu ergänzen und nur den neu hinzugefügten ein Anfragedokument per Mail zu schicken.

Durch Klick auf das Plus-Icon können Sie ein oder mehrere Lieferanten gleichzeitig hinzufügen.

Über den Bleistift hinter dem Lieferanten kann eine abw. Anfrage-E-Mail-Adresse eingetragen werden. Standardmäßig wird die Anfrage an die Mailadresse aus den Lieferantenstammdaten gesendet.

 

In der PDF-Vorschau wird nur das Dokument an den ersten Lieferanten angezeigt.

Beim Druck des Anfragedokuments wird jedoch für jeden Lieferanten ein PDF mit seinem Firmennamen und Adresse erzeugt.

Mit der öffentlichen Seite können Sie die Lieferantenanfrage mit Ihren Lieferanten teilen. Für mehr Informationen zur Anlage eines öffentlichen Links, klicken Sie hier.

Auch Zusatzfelder können hier angezeigt werden.

1. Dafür gehen Sie in der Detailansicht Ihrer Lieferantenanfrage auf “Zusatzfelder verwalten”.

2. Entweder legen Sie ein neues Zusatzfeld an oder sie bearbeiten ein vorhandenes mit einem Klick auf den grünen Stift.

3. Darauffolgend wählen Sie im Feld “Anzeige auf öffentlichen Seiten (nur lesen)” die öffentliche Seite aus, indem das Zusatzfeld sichtbar sein soll.

4. Nach der Bestätigung mit “Speichern & Schließen”, ist das ausgewählte Zusatzfeld auf der öffentlichen Seite sichtbar. Mehr Infos zur öffentlichen Seite finden Sie hier.


Das geplante Lieferdatum wird auf der öffentlichen Seite als Wunschliefertermin betitelt ( Standardbestellung).
Das Feld “Beginn/Ende” sieht man als “Wunsch-Startdatum/Wunsch-Enddatum” (Rahmenbestellung).


Schritt 3: Verarbeitung Lieferantenanfrage über den Workflow

Folgen Sie nun dem Workflow und drucken Sie die Angebotsdokumente.

Wählen Sie die Lieferanten aus, für die ein Dokument erzeugt werden soll und ggf. per Template versendet werden soll.

In der weiteren Bearbeitung haben Sie folgende (optionale) Workflow-Schritte zur Auswahl:

Hier können Sie die Lieferanten auswählen, an die eine Anfrage versendet werden soll. Optional ist auch einstellbar, ob die Anfragedokumente angehängt werden sollen.

Als Absender können Sie wählen zwischen “Allen”, “Ausgewählten Lieferanten” und “Andere Empfänger”. Bei Auswahl von “Andere Empfänger” haben Sie die Möglichkeit, E-Mail Adressen manuell einzugeben.
Falls ein E-Mail-Template aktiv ist, wird die Anfrage automatisch mit dem Druck des Dokuments versendet.

Über Datei hinzufügen” > “E-Mail Dokumente (Bezug)” können die unter dem Tab Dokumente oder in den Lieferantenangeboten abgelegten Dokumente als Anhang hinzugefügt werden.


Es wird KEINE Massenmail versendet. Bei Auswahl mehrerer Lieferanten wird eine E-Mail pro Lieferanten verschickt. Wenn die Dokumente angehängt werden, enthält diese E-Mail das jeweilige Anfragedokument des Lieferanten mit seinem Firmennamen und Anschrift.


 

(vorher werden auf dem Tab Angebote die Lieferantenangebote eingetragen und verglichen): wird erst aktiv, wenn ein Angebot angenommen wurde

(falls nachträglich Artikel oder Lieferanten hinzugefügt werden sollen, kann man darüber die Anfrage wieder bearbeiten): der Status der Anfrage wird wieder auf offen gesetzt und man kann Änderungen vornehmen.

(falls nicht alle angefragten Artikel in Bestellungen überführt werden, kann man die Anfrage manuell auf abgeschlossen setzen)

Der Status der Lieferantenanfrage verändert sich im Verlauf damit wie folgt: Offen – Anfrage gesendet – Angebot erhalten – Abgeschlossen/Storniert

 Schritt 4: Lieferantenangebot eintragen

Auf dem Tab Angebote können Sie erhaltene Angebote des Lieferanten hinterlegen, indem Sie auf “Eintragen” klicken.

Im nächsten Schritt öffnet sich ein Modal Panel. Beim Eintragen eines Angebots, muss für jede Position ein Preis angegeben werden.

Der Status der Lieferantenangebote verändert sich im Verlauf damit wie folgt: Offen/Überarbeitung offen – Angefragt/Überarbeitung angefragt – Angebot erhalten – Angenommen/Nicht angenommen

Schritt 5: Lieferantenangebote vergleichen

Vergleichen Sie nun Ihre Lieferantenangebote. Der beste Preis pro Stück wird grün hinterlegt.

Der frühestmögliche Liefertermin und der beste Rabatt werden ebenfalls grün angezeigt.

Schritt 6: Lieferantenangebote annehmen/ablehnen

Bestimmen Sie, welches Lieferantenangebot angenommen werden soll. Es können das gesamte Angebot oder nur ausgewählte Positionen angenommen werden.



Durch Annahme eines Angebots wird noch keine Bestellung erzeugt. Wenn man ein Angebot auf angenommen setzt, wird im Workflow die Aktion „Bestellung anlegen“ aktiv.


Über den grünen Button „Angebot annehmen“ werden alle Positionen des Angebots angenommen. Sofern bei anderen Angeboten bereits Positionen als angenommen markiert wurden, wird dies entfernt.

Ist ein Angebot als Ganzes angenommen worden, ist dies in der Tabelle grün hinterlegt.

Einzelne Positionen eines Angebots können in der Kachel der jeweiligen Position über den grünen Button „Annehmen“ angenommen werden. Es kann eine Position aber immer nur bei einem Lieferanten auf angenommen gesetzt werden. Ist die Position bereits bei einem anderen Angebot angenommen, wird dies entfernt, wenn die Position bei einem anderen Angebot als angenommen gekennzeichnet wird.

Die Kachel der jeweiligen Position wird grün markiert. Beispiel Angebot 1 Pos. 1 angenommen, Angebot 2 Pos. 2 angenommen:

Schritt 7: Bestellungen anlegen

Nur wenn es angenommene Angebote gibt, wird die Workflow-Aktion aktiv. Es können auch mehrere Bestellungen bei unterschiedlichen Lieferanten erstellt werden, wenn nur einzelne Positionen angenommen worden sind. Es kann aber immer nur eine Position bei einem Lieferanten auf angenommen gesetzt werden, d.h. ein Artikel kann nicht bei mehreren Lieferanten bestellt werden.

Im nächsten Schritt öffnet sich ein Modal Panel. Hier können die gewünschten, also die mit Haken versehenen Artikel, in die Bestellung übernommen werden. Bei Artikeln, die nicht in die Bestellung fließen sollen, einfach den Haken entfernen.

Außerdem können Sie einen Haken vor “Neue Bezugsquelle wird angelegt” setzen. Damit werden die Daten in die Bezugsquelle übernommen. Wenn die Bezugsquelle noch nicht existiert, wird diese angelegt. Sofern bereits eine Bezugsquelle existiert, wird diese nur aktualisiert.  Diese Option ist jedoch optional und muss nicht gesetzt werden.

Bei der Anlage von Bestellungen können auch manuelle Positionen als Artikel hinzugefügt werden. Auch die Bestellmenge kann händisch angepasst werden. Sofern bei dem Angebot Staffelwerte eingetragen worden sind, werden diese auch angezeigt. Der Positionswert passt sich entsprechend des hinterlegten Staffelpreises an.


Wenn ein Artikel mehrmals vorkommt, kann man die Bezugsquelle höchstens einmal aktualisieren.

 


Wenn alle Positionen der Anfrage in eine Bestellung überführt worden sind, wird diese automatisch auf abgeschlossen gesetzt. Manuell schließen über den Workflow ist nur erforderlich, wenn nicht alle angefragten Artikel auch bestellt werden. Die erzeugten Bestellungen sind auf dem Tab „Bestellungen“ ersichtlich. Dies gilt analog für Rahmenbestellungen, die aus der Lieferantenanfrage erzeugt werden.

 

Auftragskommission / Streckengeschäft

Bei der Anlage eines Streckengeschäftes oder einer Auftragskommission, öffnet sich ein Modal Panel. Zwei Angaben sind hierbei von Bedeutung:

 Hier kann man den Auftrag auswählen, zu dem man eine Auftragskommission oder Streckengeschäft anlegen möchte. Sofern die Lieferantenanfrage aus einem Auftrag erstellt wurde, ist der Auftrag vorbelegt und kann nicht geändert werden. 

Wenn die Auftragsposition eindeutig zugeordnet werden kann, wird das Mapping vorgeschlagen. Die Auswahl kann bei Bedarf manuell übersteuert werden. Lässt sich eine Auftragsposition nicht eindeutig zuordnen, weil ein Artikel bspw. mehrfach im Auftrag vorkommt, kann das Mapping nachträglich manuell erfolgen. 

Besonderheiten bei Auftragskommission
Besonderheiten bei Streckengeschäften
Generelle Hinweise 

Wo sehe ich, ob es offene Lieferantenanfragen für einen Artikel gibt?

Weiterführende Hilfe

Wie wird ein öffentlicher Link für die Lieferantenanfrage erzeugt?

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