Was ist der neue Angebotsworkflow?
Der neue Angebotsworkflow ergänzt die Angebotserfassung um einen zusätzlichen Schritt; der bisherige Workflow wird um die Aktion „Erfassung beenden“ bzw. den Status „Erfassung beendet“ erweitert.
Dadurch wird der bisherige Status „In Erfassung” (ehem. “Offen”) in zwei klar getrennte Phasen aufgeteilt:
In Erfassung: Das Angebot wird erstellt oder bearbeitet.
Erfassung beendet: Das Angebot ist fertig erfasst und bereit für die weitere Bearbeitung im Vertriebsprozess.
Vorteile des neuen Workflows
- Der neue Workflow orientiert sich am Verhalten anderer Belegarten in weclapp und sorgt für einen einheitlichen Ablauf innerhalb des gesamten Verkaufsprozesses.
- Du kannst jederzeit klar unterscheiden und transparent erkennen, ob ein Angebot noch bearbeitet wird oder bereits fertig erfasst ist.
- Der zusätzliche Workflowschritt bzw. Status bildet außerdem die Grundlage für den Freigabeprozess in Angeboten.
Die Aktivierung des neuen Workflows ist daher Voraussetzung, wenn du die Freigaben zukünftig nutzen möchtest.
Das Feature befindet sich momentan noch in Umsetzung. Den aktuellen Stand kannst du unter Roadmap Freigabeprozess nachlesen.
Wie unterscheidet sich der neue Workflow vom bisherigen Verhalten?
Im bisherigen Angebotsworkflow gibt es keine Möglichkeit, anhand des Status eindeutig zu erkennen, ob sich ein Angebot noch in Bearbeitung befindet, oder bereits auf Rückmeldung des Angebotsempfängers wartet. Es gibt nur einen Status “In Erfassung”, in welchem alle Aktionen und Änderungen uneingeschränkt möglich sind. Der Workflow unterscheidet sich damit von dem einheitlichen Prozess, den ihr aus anderen Belegen in weclapp kennt.
Der neue Workflow bringt folgende Änderungen mit sich:
- Angebote können nur im Status “In Erfassung” bearbeitet werden. Nachdem die Erfassung beendet ist, kannst du die Belegdaten nicht mehr abändern, ohne das Angebot erneut zu überarbeiten.
- Der Link zur öffentlichen Angebotsseite kann erst erzeugt werden, wenn die Angebotserfassung beendet wurde. Außerdem ist die öffentliche Angebotsseite nicht verfügbar, während das Angebot überarbeitet wird (d.h. sich “In Erfassung” befindet).
- Das Nachfassen (manuell sowie automatisch) steht erst nach Abschluss der Erfassung zur Verfügung. Ausnahme: Erinnerungen, die durch die Einstellungen für das autom. Nachfassen angelegt werden, werden unabhängig des Angebotsstatus ausgelöst.
Wie nutze ich den neuen Workflow?
Wichtig: In Systemen, die vor 26.15.1 erstellt wurden, muss der Workflow einmal aktiviert werden. Alle neu angelegten Tenants ab dieser Version, verwenden automatisch den neuen Workflow.
- Bestandssysteme, die vor Version 26.15.1 erstellt wurden, müssen den neuen Workflow einmalig aktivieren.
- Neu erstellte Tenants ab Version 26.15.1 verwenden automatisch den neuen Angebotsworkflow.
Konfiguration
Du kannst die Umstellung auf den neuen Workflow in den Einstellungen > Verkauf & Einkauf > Verkaufseinstellungen über den Button „Neuen Angebotsworkflow aktivieren“ im Kopfbereich der Seite durchführen.
Wichtig: Nach der Aktivierung kann der neue Angebotsworkflow nicht mehr deaktiviert werden! Die Umstellung ist dauerhaft.
Was passiert bei der Aktivierung?
Nach der Aktivierung wird der neue Workflow systemweit für neu erstellte Angebote verwendet. Alle neu angelegten Angebote folgen automatisch dem neuen Angebotsworkflow.
Bereits vorhandene Angebote werden nicht auf den neuen Workflow umgestellt.
Diese Angebote verwenden weiterhin den bisherigen (Legacy-)Workflow und können wie gewohnt bearbeitet werden.
Dadurch ist ein reibungsloser Übergang für dich möglich, ohne bestehende Prozesse oder offene Angebote zu beeinträchtigen.
Damit du außerdem die Übersicht darüber behältst, welche Angebote noch den alten Workflow verwenden, steht dir nach der Aktivierung des neuen Angebotsworkflows in der Angebotsübersicht die neue Spalte „Legacy Workflow“ zur Verfügung. Du kannst dir die Spalte über die Tabelleneinstellungen anzeigen lassen, und somit gezielt nach diesen Angeboten filtern.
Wie ist der Ablauf mit dem neuen Workflow in Angeboten?
Wenn du ein neues Angebot erstellst, wird dieses initial im Status “In Erfassung” angelegt. Während sich das Angebot in Erfassung befindet, kannst du folgende Aktionen im Angebot machen:
- Du kannst das Angebot beliebig bearbeiten und vervollständigen.
- Falls es bereits ein erzeugtes Angebotsdokument gibt (z.B. weil das Angebot überarbeitet wird), kannst du dieses per E-Mail an deinen Angebotsempfänger senden.
- Du kannst das Angebot außerdem jederzeit ablehnen.
Klicke anschließend im Workflow auf “Erfassung beenden”, um das Angebot in den entsprechenden Status “Erfassung beendet” weiterzuführen. In diesem Status kannst du das Angebot weiterverarbeiten:
- Öffentliche Angebotsseite erzeugen und versenden
- Angebot nachfassen (entweder manuell über den Workflow, oder automatisch über die Einstellungen im Abschnitt “Automatisches Nachfassen” unten auf der Angebotsseite)
- Das Angebotsdokument erzeugen und per E-Mail versenden
- Das Angebot annehmen oder ablehnen
Tipp: Falls du regelmäßig mit dem Angebotsdokument arbeitest und dieses standardmäßig erzeugen möchtest, kannst du außerdem in deinen Einstellungen > Verkauf & Einkauf > Verkaufseinstellungen die Option “Angebotsdokument beim Beenden der Erfassung automatisch erzeugen” aktivieren.
Wenn du diese Einstellung aktivierst, wird beim Ausführen der Aktion “Erfassung beenden” im Angebotsworkflow zusätzlich automatisch das entsprechende Angebotsdokument erzeugt. Falls es mehrere Formularvarianten für Angebote gibt, kannst du die gewünschte Variante beim Beenden der Erfassung auswählen.
Dementsprechend musst du die beiden Aktionen nicht mehr separat ausführen, und sparst damit Zeit bei der Angebotsverarbeitung.