Mit der OCR Rechnungserkennung können Sie Ihre Eingangsrechnungen bequem über weclapp digital einlesen und ablegen. Vorteil ist, dass Lieferanten der Rechnung automatisch zugeordnet werden und Artikel als Positionen in der Rechnung automatisch erfasst werden. Sparen Sie sich weniger manuellen Aufwand beim Erfassen von Einkaufsrechnungen und beschleunigen Sie die weitere Verarbeitung Ihrer Belege.
Die OCR Rechnungserkennung befindet sich in der BETA Phase. Bisher ist die Erfassung von EK-Rechnungen nur ohne Bestellbezug möglich. Gutschriften werden momentan nicht unterstützt. Die OCR Rechnungserkennung wird sukzessiv weiterentwickelt, um weitere Funktionalitäten und Verbesserungen bereitzustellen.
Zulässige Dateiformate
Für OCR Rechnungserkennung sind folgende Dateieigenschaften zulässig:
Bildgröße: Dpi: 300
Bildtyp: PDF/JPG/PNG/GIF/TIF
Welche Daten werden über OCR erkannt?
Über die automatische Texterkennung können beim Einlesen ihrer Einkaufsrechnungen (keinen Gutschriften) folgende Daten übergeben werden:
- Lieferant: Beim Einlesen ihrer Belege wird der Lieferantenname und Ihre Kundennummer beim Lieferanten überprüft. Wenn der Lieferantenname übereinstimmt und/oder das Feld “Kundenummer beim Lieferant” gepflegt ist, wird die Rechnung einem Lieferanten zugewiesen. Wenn dies nicht eindeutig ist, muss der Lieferant nachträglich manuell gesetzt werden.
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Währung
- Artikel: Artikel aus der Rechnung werden als Freitextposition eingelesen. Eine Artikelverknüpfung ist derzeit nicht möglich.
Wie werden Rechnungen über die OCR Rechnungserkennung erfasst?
Öffnen Sie das Hauptmenü und gehen Sie zu Einkauf > Rechnungen / Gutschriften. Wechseln Sie auf den Tab “OCR-Verifizierung” und klicken auf +Neu > Rechnung(en) mittels OCR erfassen.
Sie können nun einen oder mehrere Belge für die Verifizierung hochladen. Bestätigen Sie die Auswahl über Start.
Die Verifizierung erfolgt im Hintergrund. Sie erhalten eine Benachrichtigung über die Glocke, wenn die OCR-Verarbeitung erfolgreich abgeschlossen wurde.
Außerdem können Sie über die Ampel “OCR-Verarbeitung” oben rechts einsehen, ob die Verifizierung erfolgreich war. Das Ergebnis sehen Sie unter Einkauf > Rechnungen / Gutschriften > Tab “OCR-Verifizierung”. Ggf. ist eine Aktualisierung (Refresh) der Seite notwendig.
Auf diesem Reiter sehen Sie alle eingescannten Belege, die im nächsten Schritt überprüft und zur Einkaufsrechnung verarbeitet werden können. Öffnen Sie den gewünschten Beleg. Nach Verarbeitung und Erzeugung der Einkaufsrechnung verschwindet der Beleg auf diesem Tab.
Überprüfen Sie nun die erfassten Daten und ergänzen diese, falls aufgrund der Rechnungsstruktur nicht alle Daten erfasst werden konnten.
- Stammdaten wie Zahlungsart, Zahlungsbedingung etc. werden aus dem Lieferanten übernommen.
- Die abweichende Vorsteuer wird aus dem Lieferanten übernommen und bei den Positionen gesetzt.
- Es steht der Actionbutton “Steuern neu setzen” zur Verfügung. Dieser greift auf die hinterlegten Steuerregeln zu (globale Einstellungen > Grundeinstellungen > Steuern). Für die Ermittlung der Steuer werden das Absenderland und das Empfängerland herangezogen.
- Der Währungskurs kann bei Fremdwährung direkt in der OCR-Maske angegeben werden.
- Über das graue Plus-Zeichen kann ein neuer Lieferant angelegt werden.
- Die Zusatzfelder, welche mit der Entität “Einkaufsrechnung” verknüpft sind, sind hier editierbar.
Um die Lieferanten eindeutig zu identifizieren, überprüft weclapp das Feld “Kundenummer beim Lieferant” mit der hinterlegten Kundennummer auf der Einkaufsrechnung.
Bestätigen Sie anschließend ihre Eingaben mit “Speichern”. Über den Workflow können Sie “Einkaufsrechnung erzeugen & Details” oder “Einkaufsrechnung erzeugen” wählen.
Die Felder Absenderland/Empfängerland, Zahlungsart, Zahlungsbedingung, Kostenstelle, Kostenart sind im Default in der OCR-Maske ausgeblendet. Diese können bei Bedarf über das Zahnrädchen “Fieldset-Konfiguration” eingeblendet werden.
Über das Fragezeichen sind außerdem Inline-Hilfen aktivierbar.
Die erfasste Rechnung finden Sie nun unter Einkauf > Rechnungen /Gutschriften. Von dort können Sie sie wie gewohnt bis zum offenen Posten verarbeiten.
