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Wie können Rechnungen mit QR-Code erzeugt werden?

Aktivieren Sie die QR-Rechnung (Zahlschein QR) für die Schweiz unter Globale Einstellungen > Verkauf & Einkauf > Verkauf > Rechnungen. Die QR-Rechnung ersetzt den früheren Schweizer Einzahlschein mit einem neuen Konzept und weiteren Funktionen. Die Markteinführung findet ab dem 30.06.2020 statt. Es wird zunächst eine Übergangsphase bis voraussichtlich Ende 2021 geben, in der QR-Rechnungen und der heutige orange und rote Einzahlungsschein parallel verwendet werden können. Die Einführung der QR-Rechnung soll den Zahlungsverkehr effizienter gestalten. Weitere Details erfahren Sie hier: Die QR-Rechnung ist der neue Einzahlungsschein

► Aufbau & Struktur

► Ausprägung der QR-Rechnung

► QR-Referenz

►Nutzung & Voraussetzungen QR-Rechnungen

►Konfiguration & Einstellungen

►QR-Rechnung erstellen

 

Aufbau & Struktur

Die QR-Rechnung besteht aus einem integriertem Zahlschein und Empfangsschein. Der Zahl- & Empfangsschein wird im unteren Teil der Rechnung (Variante 1) angedruckt oder er wird als separates Dokument der Rechnung beigefügt (Variante 2). Der Zahl-& Empfangsschein ist im Format A6 (210 x 105 mm) gehalten und wir immer im unteren Teil des Blattes gedruckt. Der Zahlschein kommt ohne Vordruck aus und wird in schwarz-weiß gedruckt. Alternativ kann er auch direkt elektronisch, z.B. als PDF, in die Rechnung integriert werden und wird anschließend per E-Mail an den Kunden versendet.

Der Zahlteil der QR-Rechnung mit einem Empfangsschein enthält die für die Ausführung einer Zahlung benötigten Angaben in Form eines QR-Codes und als lesbare Information. Weitere Informationen zum Nachlesen finden Sie hier.

 

3 Ausprägungen der QR-Rechnung

  1. Schweizer Standard: QR-Rechnung mit QR-IBAN und QR-Referenz (ersetzt den orangen VESR/BESR)
  2. Internationaler Standard: QR-Rechnung mit IBAN und Creditor Reference (ISO 11649)
  3. QR-Rechnung mit IBAN, ohne Referenz (ersetzt den roten ES)

 



weclapp unterstützt aktuell nur die Erzeugung einer QR-Rechnung mit QR-IBAN und QR-Referenz.


QR-Referenz

Details zur strukturierten Referenz finden Sie hier.

Nutzung und Voraussetzungen von QR-Rechnungen

Für den Zahlschein gelten weitere Anforderungen des Gesetzgebers, da dieser nun ohne Vordruck auskommt. Die genauen Spezifikationen finden Sie hier.

 

Konfiguration & Einstellungen

Für die Verwendung der QR-Rechnung in weclapp folgen Sie vorab den hier beschriebenen Einrichtungsschritten:

Schritt 1:  QR-Rechnung aktivieren

Aktivieren Sie die QR-Rechnung für die Schweiz unter Globale Einstellungen > Verkauf & Einkauf > Verkauf > Rechnungen.

Zusätzlich gibt es weitere Einstellungsoptionen, um die QR-Rechnung entweder nur für Schweizer Kunden oder für bestimmte Währungen zu drucken:

Schritt 2: Standardkonto für Rechnung mit QR-Code hinterlegen

Sobald Sie die QR-Rechnung aktiviert haben, können Sie das Standard-Bankkonto hinterlegen. Das Bankkonto muss zuvor als Hausbank in den Finanzeinstellungen (Globale Einstellungen > Finanzen > Hausbanken) angelegt sein.

Schritt 3 (optional): Standardtext “zusätzliche Information” der Schweizer QR-Rechnung

Als optionalen Schritt können Sie in den Globalen Einstellungen unter Verkauf & Einkauf > Verkauf > Rechnungen einen Standardtext als zusätzliche Informationen für die QR-Rechnung hinterlegen. Der hier eingetragenen Wert vererbt sich in ein Zusatzfeld in die Rechnung. Die zusätzliche Information kann später in der Rechnung manuell geändert werden.

Grundsätzlich bestehen die zusätzlichen Informationen aus Unstrukturierter Mitteilung und Rechnungsinformationen:

Die Daten werden nicht mit der Zahlung weitergeleitet.



Die zusätzliche Informationen bestehend aus Unstrukturierter Mitteilung und Rechnungsinformationen dürfen max. 140 Zeichen enthalten.

Schritt 4: QR-IBAN hinterlegen

Wechseln Sie nun auf die Detailseite Ihrer Hausbank über das Hauptmenü Finanzen > Bank. Tragen Sie hier die QR-IBAN Ihrer Bank ein.

Schritt 5 (optional): Formularkonfiguration QR-Rechnung

Um zu konfigurieren, ob der Empfangs- & Zahlschein der QR-Rechnung als separates Dokument gedruckt werden soll, wechseln Sie zu Globale Einstellungen > Formularwesen > Formularkonfiguration > Rechnung. Im Abschnitt “Belegtext” finden Sie die Option “QR-Zahlteil mit Empfangsschein als separates Dokument drucken”.

QR-Rechnung erstellen

Die QR-Rechnung wird, wenn die oben beschriebenen Konfiguration vorgenommen wurden, beim Workflow-Schritt “Rechnungsdokumente drucken” erzeugt. Je nach Druckeinstellung wird der Zahlteil mit QR-Code in das PDF integriert oder als separates Dokument erzeugt.

Als QR-Referenz (Rechnungsidentifikation) wird die interne weclapp-ID der Rechnung verwendet. Die QR-Referenz der Rechnung wird in einem Zusatzfeld in der Rechnung gespeichert und ist nicht editierbar.

 

Weiterführende Links

https://www.paymentstandards.ch/de/home.html

https://www.moneytoday.ch/lexikon/qr-rechnung/

https://www.swiss-qr-invoice.org/validator/

https://www.ubs.com/ch/de/swissbank/unternehmen/zahlungsverkehr/harmonisierung.html

 

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