Was ist ZUGFeRD?
weclapp unterstützt den Import von Einkaufsrechnungen und Export von Verkaufsrechnungen im ZUGFeRD-Format. ZUGFeRD ist ein Datenformat für elektronische Rechnungen und bietet die Möglichkeit eine xml-Rechnung in eine PDF-Rechnung einzubetten. Vorteil ist, dass Einkaufsrechnungen nicht mehr manuell erfasst werden müssen. Weiteres zu ZUGFeRD kannst du hier nachlesen.
Für die hinterlegten Einheiten in der XML-Datei werden folgende Kürzel verwendet:
- Liter: LTR
- Kilogramm: KGM
- Gramm: GRM
- Stück: H87
Einstellungen
ZUGFeRD für Einkaufsrechnungen
Um ZUGFeRD für Einkaufsrechnungen zu aktivieren, gehst du in die Globalen Einstellungen unter Verkauf & Einkauf > Einkauf > Rechnungen. Aktiviere die Option “ZUGFeRD für Rechnungen aktivieren“. Diese Option bestimmt, ob die Dialoge zur Einkaufsrechnungserfassung um die Import-Option von ZUGFeRD-Metadaten erweitert werden.
Zusätzlich muss für den Einkauf noch die Optionale Workflowaktion für Bestellungen aktiviert werden, siehe Globale Einstellungen > Verkauf & Einkauf > Workflow-Aktionen >Optionale Workflow-Aktionen in Bestellung > ZUGFeRD Einkaufsrechnung importieren
ZUGFeRD für Verkaufsrechnungen
Um ZUGFeRD für Verkaufsrechnungen zu aktivieren, gehe in die Globalen Einstellungen > Verkauf & Einkauf > Verkauf > Rechnungen. Aktiviere die Option “ZUGFeRD-Daten immer zu PDF-Rechnungsdokumenten hinzufügen“. Ist diese Option aktiviert, wird an jedes Rechnungsdokument die Metadaten von ZUGFeRD angehangen. Dies beeinflusst nicht die Darstellung der PDF Rechnungsdokumente.
ZUGFeRD Einkaufsrechnung importieren
Einkaufsrechnung ohne Bestellbezug
Unter Einkauf > Rechnungen/Gutschriften kannst du Einkaufsrechnungen im ZUGFerd-Format importieren, wodurch die Positionen automatisch angelegt werden. Klicke dazu auf den blauen Action-Button “ZUGFerd-Rechnungsdokument hochladen”.
Es öffnet sich ein Dialog. Hier kannst du auswählen, ob du eine EK-Rechnung oder Gutschrift importieren möchtest. Lade das Dokument hoch und befülle zusätzlich das Feld “Lieferant”. Bestätige deine Eingabe mit “Speichern und Details” oder “Speichern und Schließen”.
ZUGFeRD Rechnung mit Bestellbezug
Mit der optionalen Workflow-Aktion können ZUGFeRD-Rechnungen auch direkt in der Bestellung hochgeladen werden.
Prüfe die Eingabefelder, wähle das Dokument aus und bestätige mit “Speichern”.
Aktuell können keine multiplen Auf- und Abschläge importiert werden.
XRechnung vs. ZUGFeRD
Sowohl bei der XRechnung als auch bei ZUGFeRD (Akronym für “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”) handelt es sich um elektronische Rechnungsstandards in Deutschland. Anders als die XRechnung ist ZUGFeRD ein hybrides Dateiformat. Dieses enthält neben einem maschinenlesbaren XML-Datensatz auch eine PDF-Datei, die eine manuelle oder technische Verarbeitung erfordert.
Firmen, die das Rechnungsformat ZUGFeRD in der neuesten Version 2.1.1 einsetzen, können mit dem enthaltenen XRechnungs-Profil auch reine XML-Rechnungen erzeugen und somit beide Standards für die Rechnungserstellung nutzen. Unsere Cloud ERP Software weclapp unterstützt selbstverständlich ZUGFeRD und damit auch das Format XRechnung. Die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bei Versand und Archivierung der Rechnungen sowie der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) bei deren Aufbewahrung ist mit weclapp ebenfalls gewährleistet.