(Hinweis: Funktion steht ab Version 26.11.01 zur Verfügung!)
In weclapp kannst du die Nachbearbeitung deiner offenen Angebote direkt aus der Angebotsdetailseite heraus steuern.
Lege fest, wann ein Angebot automatisch nachgefasst werden soll, um Interessenten oder Kunden zum richtigen Zeitpunkt erneut anzusprechen oder mit zusätzlichen Informationen zu versorgen.
Ergänzend oder alternativ kannst du automatische Erinnerungen definieren, die den Bearbeiter eines Angebots zum gewünschten Zeitpunkt benachrichtigen – zum Beispiel kurz vor Ablauf des Angebots. So behältst du offene Angebote jederzeit im Blick, sparst Zeit durch automatisierte Prozesse und reduzierst das Risiko, Follow-up’s zu vergessen. Konfiguriere dabei alle Einstellungen zentral in weclapp, ohne zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln zu müssen.
Im unteren Bereich der Angebotsdetailseite findest du das Fieldset Automatisches Nachfassen, in welchem du für das jeweilige Angebot einstellen kannst, wann dieses nachgefasst werden soll:
Was kann ich einstellen?
Auf der linken Seite im Fieldset findest du die Felder für das automatische Nachfassen:
Nachfassverhalten:
- Nicht nachfassen: es wird nicht automatisch nachgefasst
- Geplantes Datum: es lässt sich ein Zeitraum einstellen (bspw. “1 Woche vor Angebotsende”); anhand der eingetragenen Werte wird automatisch das Nachfassdatum errechnet
- Daten für die Berechnung des Nachfass-Datums: Gültig ab (Angebotsstart), Gültig bis (Angebotsende)
- Festes Datum: es kann ein festes Nachfassdatum eingetragen werden
- Hinweis: die Option “Festes Datum” steht in der Default-Konfiguration in den Verkaufseinstellungen nicht zur Verfügung. Du kannst hier nur “Geplantes Datum” auswählen, womit beim Erzeugen eines Angebots direkt ein entsprechendes Datum errechnet wird.
Uhrzeit: Trage die Uhrzeit ein, zu welcher das Angebot nachgefasst werden soll
- Hinweis: Die Aktion findet im Hintergrund ca. alle 5 Minuten statt. Es kann daher sein, dass das Nachfassen mit einigen wenigen Minuten Verzögerung ausgeführt wird.
Status “Nachgefasst” setzen: Standardmäßig ist diese Einstellung aktiv, sodass das Angebot beim automatischen Nachfassen auch in den entsprechenden Status “Nachgefasst” wechselt. Deaktiviere die Checkbox, wenn du nicht möchtest, dass sich der Angebotsstatus ändert (z.B. wenn es eine E-Mail-Versandregel für den Nachgefasst-Status gibt, welche nicht verschickt werden soll; oder wenn lediglich eine interne Erinnerung ausgelöst werden soll, ohne den Status zu verändern).
Aufgabenvorlage: Wähle optional eine vorhandene öffentliche Aufgabenvorlage aus. Beim Nachfassen wird automatisch eine Aufgabe anhand des ausgewählten Templates erstellt – ist in der Vorlage ein bestimmter Bearbeiter gesetzt, wird dieser in der erstellten Aufgabe hinterlegt. Ansonsten wird der für das Angebot verantwortliche Nutzer als Bearbeiter in der Aufgabe gesetzt.
Um dir zusätzlich, oder alternativ zum Nachfassen eine Erinnerung einstellen zu lassen, nutze die Felder auf der rechten Seite des Abschnitts bzw. Dialogs:
Interne Erinnerung: aktiviere diese Einstellung, um dir einen automatischen Reminder für Angebote zu konfigurieren.
Die Erinnerung wird für das hinterlegte Datum und Uhrzeit mit dem Betreff “Angebot (Nummer) nachfassen” erstellt. Bei Bedarf kannst du die Erinnerung auch nachträglich im Reiter “Erinnerungen” anpassen.
Senden als: Wähle aus, ob du die Erinnerung für das Angebot per E-Mail, oder als Benachrichtigung innerhalb von weclapp (über das Glockensymbol in der Menüleiste) erhalten möchtest.
Weitere Empfänger: Hinterlege hier zusätzliche weclapp-Nutzer, welche die Benachrichtigung erhalten sollen.
Ist der Benachrichtigungstyp “E-Mail” ausgewählt, kannst du außerdem weitere E-Mail-Adressen, an welche die Benachrichtigung per CC gesendet werden soll, frei angeben.
Wie funktioniert das Nachfassen?
Ist in einem Angebot ein Nachfassdatum eingetragen, wird die Aktion zum festgelegten Zeitpunkt automatisch im Hintergrund ausgeführt.
Das Angebot wird dabei entsprechend deiner getroffenen Einstellungen verarbeitet:
- Wenn Status “Nachgefasst” setzen aktiv ist, ändert sich der Angebotsstatus auf “Nachgefasst”. Du kannst dies nutzen, um zusätzlich eine automatisierte E-Mail an deinen Angebotsempfänger zu senden. Richte dafür eine E-Mail-Belegversandregel mit Typ ‘Angebot’ und Ereignis ‘Nachgefasst’ in deinen Verkaufseistellungen ein.
- Ist eine Aufgabenvorlage ausgewählt, wird daraus eine neue Aufgabe zum Zeitpunkt des Nachfassens angelegt, die direkt mit dem Angebot verknüpft ist.
Wenn du zusätzlich eine interne Erinnerung eingestellt hast, wird eine Erinnerung für das Nachfassdatum direkt angelegt, wenn du das Angebot das nächste Mal speicherst. Du kannst diese bei Bedarf manuell im entsprechenden Reiter anpassen.
Standardwerte für neue Angebote hinterlegen
In den Verkaufseinstellungen hast du die Möglichkeit, Standardwerte für die Felder festzulegen, welche automatisch in neu angelegte Angebote übernommen werden. Klicke dafür auf das Icon neben der Angebotseinstellung “Automatisches Nachfassen”.
Es öffnet sich ein Modaldialog, auf welchem du die Einstellungen konfigurieren kannst:
Beachte, dass du hier kein festes Datum zum Nachfassen, sondern nur einen geplanten Zeitraum einstellen kannst. Bei der Erstellung eines neuen Angebots wird das Nachfassdatum automatisch anhand der Vorgaben berechnet.
Achte beim Einrichten des Zeitraums für das automatische Nachfassen darauf, dass dieser die festgelegte Standardlaufzeit deiner Angebote nicht unter- oder überschreitet.
Falls eine widersprüchliche Kombination hinterlegt ist, durch welche das errechnete Nachfassdatum für neue Angebote in der Vergangenheit liegt (bspw. es soll ‘1 Monat vor Angebotsende’ nachgefasst werden, aber Angebote sind standardmäßig nur 14 Tage gültig) werden diese nach der Anlage beim nächsten Durchlauf der Hintergrundaktion sofort nachgefasst.
Häufig gestellte Fragen
F: Wie kann ich automatisch auch eine E‑Mail versenden, wenn ein Angebot nachgefasst wird?
A: Über die Beleg‑E-Mail-Versandregeln kannst du eine Versandregel für Angebote mit dem Ereignis „Nachgefasst“ einrichten. Ohne zusätzliche Einschränkungen (z. B. Vertriebsweg oder Kunde) wird die E‑Mail immer automatisch versendet, sobald in einem Angebot der Status „Nachgefasst“ gesetzt wird.
F: Ich möchte nur eine Erinnerung erhalten, ohne dass das Angebot automatisch nachgefasst wird. Was muss ich einstellen?
A: Deaktiviere die Option „Status ‘Nachgefasst’ setzen“ und konfiguriere stattdessen eine interne Erinnerung. So erhältst du lediglich eine Benachrichtigung und kannst das Nachfassen manuell im Angebotsworkflow durchführen.
F: Kann ein Angebot mehrfach nachgefasst werden?
A: Ja. Wenn du das geplante oder fixe Nachfassdatum nach einem bereits erfolgten Nachfassen änderst, wird das Angebot zum neuen Zeitpunkt erneut nachgefasst. Es gibt hierfür keine Einschränkungen.
F: Kann ich eine bestimmte Konfiguration speichern, ohne sie als Standard verwenden zu müssen?
A: Ja. Beim Kopieren eines Angebots oder Auswählen einer Angebotsvorlage werden alle Einstellungen zum Nachfassen aus dem ursprünglichen Angebot, anstatt der Standardwerte in den Verkaufseinstellungen, übernommen. So kannst du verschiedene Vorlagen verwenden.