Über den Menüpunkt Freigaben kannst du in weclapp Freigaberegeln und Freigabegruppen definieren und deinen Freigabeprozess für verschiedene Belege im Einkauf und Verkauf einrichten.
Hinweise:
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- Freigabeprozesse sind ab ERP Dienstleistung vorhanden. In ERP Starter gibt es kein Rollen- und Berechtigungskonzept, weshalb die Funktion dort nicht vorhanden ist.
- Dieses Feature befindet sich seit Release 26.12.1 am 02.07.26 in einer Beta für Early Adopters und kann auf Anfrage freigeschaltet werden. Sende dazu eine E-Mail an support@weclapp.com mit dem Betreff “Freigabeprozesse Beta-Version”. Vergiss nicht, deine Kundennummer anzugeben und aktiviere den Remote-Support im Vorfeld.
Die Freigaben stehen derzeit für die folgenden Belege zur Verfügung:
- Angebot (ab Version 26.16.1)
- Bestellungen
- Einkaufsrechnungen
Berechtigungen für Freigaben erteilen
Benutzer, die Freigaberegeln und Freigabegruppen bearbeiten sollen, benötigen die entsprechenden Berechtigungen. Diese können unter Mein weclapp > Rollen aktiviert werden.
Nur wenn man diese Berechtigungen besitzt, sieht man unter den globalen Einstellungen den Menüpunkt Freigaben mit den entsprechenden Unterpunkten Freigaberegeln und Freigabegruppen.
Um als Freigeber in Freigaberegeln ausgewählt werden zu können, benötigt ein Benutzer die Berechtigung zum „Freigaben bearbeiten“. Diese Berechtigung ist in keiner Standardrolle enthalten und muss immer manuell vergeben werden. Nur Benutzer mit dieser Berechtigung können Freigaben annehmen und ablehnen.
Mit der Berechtigung „Nicht-eigene Freigaben bearbeiten“ kann man auch Freigaben erteilen, wenn man nicht als aktueller Freigeber gesetzt ist. Diese Berechtigung sollte nur an ausgewählte Benutzer vergeben werden und fungiert im Grunde als eine Art „Admin-Berechtigung“, sodass bspw. der Geschäftsführer oder eine andere befugte Person im Namen einer anderen Person eine Freigabe erteilen kann.
Hinweis: Generell benötigt ein Freigeber neben der Berechtigung „Freigaben bearbeiten“ mindestens auch die Berechtigung zum Lesen des Belegs, d.h. wenn der Benutzer EK-Rechnungen freigeben soll, braucht er mindestens die Leseberechtigung für EK-Rechnungen.
Freigaberegeln konfigurieren
Unter Globale Einstellungen > Freigaben > Freigaberegeln kann man Freigaberegeln definieren:
Folgende Einstellungen können vorgenommen werden:
- Name: es kann optional eine Bezeichnung hinterlegt werden.
- Aktiv: ja/nein.
Wenn
- Belegart: Angebot, Bestellung oder Einkaufsrechnung/Gutschrift (weitere Belege sind geplant)
- Hinweise:
- Die Freigaberegel greift für alle EK-Rechnungstypen inklusive Gutschriften, Ausnahme: Gutschriftsanzeigen. Wenn du eine Trennung nach Rechnungstypen benötigst, schicke uns gerne Feedback an ideas@weclapp.com.
- Um die Freigaben in Angeboten einrichten und nutzen zu können, ist es notwendig, dass der neue Angebotsworkflow in deinem System aktiv ist. Durch den weiteren Status “Erfassung beendet” gibt es eine klare Unterteilung im Workflow, welche über die Freigaben gesteuert werden kann.
- Hinweise:
- Ereignis: Workflow-Aktion, bei der die Freigaberegel angewendet werden soll, z.B. Einkaufsrechnung/Gutschrift > Rechnung geprüft.
- Anforderer:
- Alle: Die Freigaberegel wird auf alle Benutzer angewendet.
- Person: Die Freigaberegel wird nur bei der ausgewählten Person angewendet.
- Gruppe: Die Freigaberegel wird auf eine Gruppe von Personen angewendet. Siehe nächster Punkt „Freigabegruppen definieren“.
- Bedingung: optional, wenn keine Bedingung ausgewählt wird, muss jeder Beleg freigegeben werden.
- Gesamtbetrag brutto ab einschließlich
- Gesamtbetrag netto ab einschließlich
- Kopfrabatt ab einschließlich
- Kopfzuschlag ab einschließlich
- Positionsrabatt ab einschließlich
- Spanne ab einschließlich (nur verkaufsseitig)
- Spanne (%) ab einschließlich (nur verkaufsseitig)
Dann
- Freigeber: Person oder Gruppe, die die Freigabe annehmen oder ablehnen kann.
- Es können mehrere Freigeber ausgewählt werden. Der Prozess ist hierarchisch aufgebaut, d.h. es muss erst Freigeber 1 die Freigabe erteilen, bevor Freigeber 2 die Freigabe bearbeiten kann etc.
Generelle Hinweise
Sofern für eine Belegart und ein Ereignis schon eine Freigaberegel definiert wurde, kann die Bedingung nicht mehr geändert werden. In diesem Fall ist es lediglich möglich, den Betrag anzupassen.
- ab 50€ soll Freigeber 1 freigeben, ab 500€ soll neben Freigeber 1 noch zusätzlich Freigeber 2 freigeben.
Es erscheint folgender Warnhinweis:
Freigabegruppen definieren
Unter Globale Einstellungen > Freigaben > Freigabegruppen kann man Freigabegruppen anlegen und Mitarbeiter zuweisen.
Eine Gruppe kann als Anforderer oder Freigeber in Freigaberegeln ausgewählt werden.
Auf dem Tab „Mitarbeiter“ kann man einen Mitarbeiter auch einer oder mehreren Gruppen zuweisen. Zudem kann hier eine Vertretung hinterlegt werden. Diese Person kann stellvertretend für den Mitarbeiter dessen Freigaben bearbeiten, sofern die entsprechende Freigabe bearbeiten-Berechtigung bei diesem Mitarbeiter auch vorliegt.
Wie läuft der Freigabeprozess ab?
Sofern eine Freigaberegel eingerichtet ist und im Beleg angewendet wird, wird automatisch im Hintergrund eine Freigabe angelegt. Der Beleg ist in diesem Status nicht mehr bearbeitbar und es kann keine Workflow-Aktion ausgeführt werden, solange bis die Freigabe angenommen oder abgelehnt wurde.
Auf der Detailseite erscheint oben ein Banner mit „Freigabe angefordert“. Zudem gibt es einen Tab „Freigaben“, auf dem man zugehörige Freigaben und deren Status einsehen kann.
Auf der Übersicht gibt es eine Spalte „Freigabestatus“, in der man filtern kann, ob eine Freigabe angefordert, angenommen oder abgelehnt wurde.
- Hier empfiehlt es sich, dass man sich Filter nach Freigabestatus „Freigabe angenommen“ speichert, sodass man mit einem Klick die Belege anzeigen lassen kann, die weiterbearbeitet werden können.
- Zudem wäre es ratsam, dass man sich einen Filter nach Freigabestatus „Freigabe abgelehnt“ speichert, damit man den Beleg entweder überarbeiten oder stornieren kann.
An dem Sanduhr-Symbol in der Spalte „Status“ kannst du ebenfalls auf einen Blick erkennen, dass der Beleg auf eine Freigabe wartet.
Meine Freigaben einsehen und bearbeiten
In den persönlichen Einstellungen findet man den Menüpunkt „Meine Freigaben“.
Wenn ich die Berechtigung zum „Freigaben bearbeiten“ habe und als Freigeber gesetzt bin, sehe ich alle Freigaben, die ich erteilen muss, auf dem Reiter „Meine Freigaben“. Hier kann ich entweder einzeln oder in einer Massenaktion Freigaben annehmen oder ablehnen.
In der Spalte „Beleg“ kann man mit einem Klick den freizugebenden Beleg öffnen und vor der Freigabe prüfen. Für den Fall, dass man Rückfragen hat, kann man über das Kommentarsymbol einen Dialog öffnen und eine Nachricht an den Freigeber oder Anforderer senden.
Freigaben annehmen oder ablehnen
Über den grünen Haken oder den Button „Ausgewählte Freigaben erteilen“ kann man Freigaben erteilen. Es öffnet sich ein Bestätigungsdialog.
Beim Ablehnen einer Freigabe kann man optional auch eine Begründung angeben. Diese wird als Kommentar in der Freigabe gespeichert.
Je nachdem, ob die Freigabe angenommen oder abgelehnt wird, ändert sich der Status der Freigabe von „Offen“ auf „Freigegeben“ oder „Abgelehnt“.
Hinweis: Sollte der Status nach Erteilung einer Freigabe immer noch offen sein, gibt es mehrere Freigeber. In der Spalte „Aktueller Freigeber“ kann man sehen, wer als nächstes die Freigabe bearbeiten muss.
Beleg nach angenommener/abgelehnter Freigabe weiterbearbeiten
Sobald die Freigabe angenommen wurde, kann der User den Workflow weiterführen. Der Beleg geht bei Freigabe angenommen nicht automatisch in den nächsten Status über. Angenommen es wurde eine Freigabe für das Event “Bestelldokumente erzeugen” angefordert und die Freigabe angenommen, muss der User die Workflow-Aktion nach Freigabe noch mal ausführen. Dies hat den Hintergrund, dass der User selbst steuern kann, wann automatische E-Mail-Templates für dieses Event versendet werden.
Wurde die Freigabe abgelehnt, geht der Beleg automatisch in den Status “Neu” bzw. “In Erfassung” zurück. Der User kann den Beleg bearbeiten und eine neue Freigabe anfordern. Alternativ kann der Beleg auch storniert oder manuell geschlossen werden.
Benachrichtigungen
In den persönlichen Einstellungen kann man über den Button „Benachrichtigungen konfigurieren“ sich für verschiedene Ereignisse, z.B. Freigabe kommentiert oder Freigabe angenommen, per E-Mail oder per das Glockensymbol in weclapp informieren lassen.
Best Practices & FAQ Freigaben
Rollen/Berechtigungen
Wieso kann ich einen Benutzer nicht als Freigeber beim Anlegen einer Freigaberegel auswählen?
Um als Freigeber in einer Freigaberegel gesetzt werden zu können, muss der Benutzer die Berechtigung zum „Freigaben bearbeiten“ haben.
Sollte ich eine eigene Rolle für Freigaben anlegen oder die Berechtigungen „Freigaben bearbeiten“ in bestehenden Rollen hinzufügen?
Grundsätzlich würden wir empfehlen, dass ihr euch eine eigene Rolle „Freigaben“ anlegt, die die Berechtigung „Freigaben bearbeiten“ enthält. Hiermit seid ihr flexibler und könnt die Rolle einfach den Mitarbeitern zuweisen, die Freigaben bearbeiten sollen. Wenn ihr die Berechtigung in bestehende Rollen hinzufügt, solltet ihr vorab prüfen, ob alle Benutzer, die diese Rolle haben, auch Freigaben bearbeiten können sollen.
Welche Berechtigungen benötigt ein Freigeber zusätzlich?
Generell benötigt ein Freigeber neben der Berechtigung „Freigaben bearbeiten“ mindestens auch die Berechtigung zum Lesen des Belegs, d.h. wenn der Benutzer EK-Rechnungen freigeben soll, braucht er mindestens die Leseberechtigung für EK-Rechnungen.
Wie sollte ich die Berechtigung „Nicht-eigene Freigaben bearbeiten“ einsetzen?
Hierbei handelt es sich im Grunde um eine Admin-Berechtigung, d.h. Benutzer mit dieser Berechtigung können Freigaben anderer Benutzer sehen und bearbeiten. Wir empfehlen, dass ihr diese Berechtigung nur sehr sparsam erteilt. In eurem Unternehmen sollten bspw. nur der Geschäftsführer und befugte Vertreter diese Berechtigung haben. Ihr solltet dafür intern einen Prozess haben, dass sich eure Mitarbeiter an die befugte(n) Person(en) für eine Freigabe wenden, wenn der eigentliche Freigeber krankheits- oder urlaubsbedingt nicht anwesend ist und es keine Vertretung gibt.
Freigaberegeln
Für welche Belegarten kann ich Freigaberegeln anlegen?
Aktuell kann man nur im Einkauf für Bestellungen und EK-Rechnungen/Gutschriften, sowie im Verkauf für Angebote Freigaberegeln konfigurieren. Bei EK-Rechnungen kann man nicht zwischen den Rechnungstypen unterscheiden, d.h. die Freigaberegeln greifen sowohl für EK-Rechnungen als auch EK-Gutschriften. Lediglich Gutschriftsanzeigen sind ausgenommen. Verkaufsseitig ist außerdem bereits geplant, Freigaben parallel für Aufträge und VK-Rechnungen bereitzustellen. Anfragen dazu können über unsere Roadmap eingereicht werden: https://www.weclapp.com/de/roadmap/
Welche Ereignisse sind im Dropdown bei der Anlage von Freigaberegeln verfügbar?
Das hängt davon ab, ob ihr für die Belege optionale Workflow-Aktionen in den Einstellungen Verkauf & Einkauf aktiviert habt, bspw. „Erfassung beenden“ für Bestellungen oder EK-Rechnungen.
Was sollte ich beim Ereignis „Bestelldokumente gedruckt“ beachten?
Wenn ihr eine Freigaberegel für Belegart „Bestellung“ mit dem Ereignis „Bestelldokumente gedruckt“ anlegt, solltet ihr in den Einstellungen Einkauf > Bestellungen „Druck der Bestelldokumente ist optional“ deaktivieren, damit diese Aktion verpflichtend wird. Ansonsten könnten Benutzer die Freigabe übergehen, indem sie die Bestelldokumente nicht drucken.
Wieso sind die Felder Anforderer und Bedingung in der Freigaberegel ausgegraut?
Es findet eine Validierung der Freigaberegeln statt. Sofern für eine Belegart und ein Ereignis schon eine Freigaberegel definiert wurde, kann die Bedingung nicht mehr geändert werden. In diesem Fall ist es lediglich möglich, den Betrag anzupassen. Bsp.: ab 50€ soll Freigeber 1 freigeben, ab 500€ soll neben Freigeber 1 noch zusätzlich Freigeber 2 freigeben. So soll verhindert werden, dass man konkurrierende Freigaberegeln anlegen kann.
Kann ich Freigaberegeln löschen?
Ja, aber nur so lange noch keine Freigabe existiert. Sobald mindestens eine Freigabe angelegt wurde, kann die Freigaberegel nicht mehr gelöscht werden. In diesem Fall könnt ihr die Freigaberegel auf inaktiv setzen. Inaktive Freigaberegeln werden bei der Duplikatsprüfung für Freigaberegeln nicht berücksichtigt.
Freigaben
Wieso sehe ich Freigaben anderer Benutzer?
Dies kann verschiedene Gründe haben. Zum einen kann es sein, dass man als Vertretung für einen Mitarbeiter gesetzt ist. In dem Fall sieht man über den Switch-Button „Freigabevertretungen anzeigen“ alle Freigaben, bei denen man als Vertretung gesetzt ist. Zum anderen kann es sein, dass man die Berechtigung „Nicht-eigene Freigaben bearbeiten“ hat. Dann sieht man grundsätzlich alle Freigaben.
Wo sehe ich, ob ich als Vertretung bei einer Freigabe gesetzt bin?
Über den Switch-Button „Freigabevertretungen anzeigen“ kann man sich alle Freigaben einblenden, bei denen man als Vertretung für einen Mitarbeiter gesetzt ist. Hier sollte man entsprechende organisatorische Maßnahmen etablieren, da die Vertretung derzeit nicht an die Abwesenheitszeiten des Mitarbeiters gekoppelt ist und die Freigabevertretungen immer angezeigt werden.
Wieso ist der Status der Freigabe immer noch offen, obwohl ich eine Freigabe erteilt habe?
Sollte der Status nach Erteilung einer Freigabe immer noch offen sein, gibt es mehrere Freigeber. In der Spalte „Aktueller Freigeber“ kann man sehen, wer als nächstes die Freigabe bearbeiten muss.
Wieso ändert sich der Status eines Belegs nicht automatisch, wenn eine Freigabe erteilt wurde?
Wenn eine Freigabe erteilt wurde, ändert sich nur der Freigabestatus von „Freigabe angefordert“ auf „Freigabe angenommen“, aber der Status des Belegs bleibt unverändert. Der Benutzer muss die Workflow-Aktion z.B. Bestelldokumente drucken, die ursprünglich die Freigabe angefordert, noch mal klicken. Das hat den Hintergrund, dass man so steuern kann, wann automatisch E-Mail-Templates versendet werden.
Was passiert, wenn ich den Beleg lösche, für den eine Freigabe abgelehnt wurde?
Wenn eine Freigabe abgelehnt wurde, springt der Beleg automatisch wieder in den Status „Bestellung wird erfasst“ bzw. „Neu“. Wenn der Beleg nicht storniert oder manuell geschlossen wird, sondern über die Übersicht gelöscht wird, wird auch die entsprechende Freigabe im Hintergrund gelöscht.