Angebote zusammenfassen

Fasst mehrere Angebote für den gleichen Empfänger zusammen, um dadurch euren Prozess zu vereinfachen und mehr Übersichtlichkeit für euch und eure Interessenten und Kunden zu schaffen.

Wählt hierfür zunächst die gewünschten Datensätze in der Angebotsübersicht aus und führt anschließend die neue Massenaktion Angebote zusammenfassen aus.

Es öffnet sich ein Modalpanel, in welchem ihr ein Hauptangebot auswählen könnt, in welches die Positionen der anderen Angebote übernommen werden sollen. Ihr könnt zusätzlich bestimmen, ob gleiche Artikel aus unterschiedlichen Angeboten zusammengefasst werden sollen:

Angebote, die in ein anderes Angebot überführt wurden, erhalten den neuen Status Storniert, damit diese von regulär geschlossenen bzw. abgelehnten Angeboten unterschieden werden können. Auf der Angebotsübersicht könnt ihr euch außerdem die neue Spalte Überführt in Angebot einblenden um nachzuverfolgen, in welches Hauptangebot die Positionen übernommen wurden.

Hinweis: Damit Angebote zusammengefasst werden können, müssen folgende Angaben in allen ausgewählten Angeboten übereinstimmen:

• Angebotsempfänger
• Abw. Rechnungsempfänger
• Vertriebsweg
• Währung

Es können außerdem nur offene Angebote zusammengefasst werden.

Rahmenauftrag (closed BETA)

Der Rahmenauftrag ist jetzt als Closed Beta für angemeldete Systeme verfügbar.

Solltet ihr noch keinen Betazugang haben, aber möchtet den Rahmenauftrag bereits jetzt testen, meldet euch gerne unter ideas@weclapp.com und nennt uns eure Kundennummer.

Im Rahmen der ersten Iteration stehen euch u.A. folgende Funktionen zur Verfügung:

Neue Entität Rahmenauftrag:​

• Neue Übersicht und Detailseite mit Standard-Workflow​
• Abrufaufträge konfigurieren und erstellen​
• Auftragspositionen nachträglich mit Rahmenauftrag verknüpfen​
• Fortschritt in der Sidebar​ nachverfolgen
• Historie​ mit Änderungen am Beleg

Konfiguration für Rahmenaufträge:​

• Nummernkreis​
• Berechtigungen​ (Lesen/Bearbeiten/Löschen)
• Formular und Belegtexte​
• Zusatzfelder

Weitere Informationen zum Rahmenauftrag könnt ihr in unserer Knowledge Base nachlesen.

Hinweis: In dieser Phase ist es noch nicht möglich, die API für Rahmenaufträge zu nutzen. Wir arbeiten daran, diese schnellstmöglich für euch verfügbar zu machen.

Automatische Bestellzuordnung über OCR (open BETA)

Aktuell können nur EK-Rechnungen ohne Bezug über den OCR-Upload angelegt werden. Ab sofort können auch EK-Rechnungen mit Bezug zu einer Bestellung oder Wareneingang automatisch erstellt werden.

Voraussetzungen für die automatische Zuordnung von Bestellungen und Wareneingängen:

• Lieferant wird korrekt erkannt und kann mit Lieferanten in weclapp gematched werden
• Bestell-/Liefernummer wird korrekt erkannt und kann mit Bestellung oder Wareneingang in weclapp verknüpft werden. Folgende Felder werden mit der ausgelesenen Nummer in weclapp abgeglichen:
  • Interne Bestellnummer
  • Auftragsnummer Lieferant
  • Interne Wareneingangsnummer
  • Lieferscheinnummer
• Bestellung hat Status “Vom Lieferant bestätigt”
• Bestellung und Wareneingang sind noch nicht abgerechnet

Folgende Use Cases werden derzeit nicht unterstützt:

• Sammelrechnungen: wenn es mehrere Bestell- oder Liefernummern auf dem Dokument gibt, wird nur eine Bestell- oder Liefernummer an uns zurückgegeben. Die anderen Bestellungen oder Wareneingänge müssen in diesem Fall manuell über den Zuordnungstab hinzugefügt werden.

Basierend auf dem Feedback unserer Closed Beta-Tester haben wir die automatische Bestellzuordnung über OCR verbessert. Die Bestellung wird ab jetzt automatisch zugeordnet, auch wenn keine Position korrekt erkannt wird. Vorher gab es Probleme, wenn die Bestellung nur manuelle Positionen enthielt oder die Artikel über OCR nicht erkannt worden sind. Die Bestellung wird in diesem Fall nur auf Kopfebene verknüpft und die Positionen müssen manuell über den neuen Tab zugeordnet werden. Um die EK-Rechnung vom Status “Rechnung eingegangen” in den nächsten Status zu bringen, muss pro verknüpfter Bestellung bzw. Wareneingang mindestens eine EK-Rechnungsposition verknüpft sein.

Außerdem wurde die manuelle Zuordnung von Bestellungen und Wareneingängen verbessert. Wird über OCR kein Artikel erkannt, die Bestell- oder Wareneingangsposition hat jedoch einen Artikel gesetzt, wird dieser auch an der EK-Rechnungsposition verknüpft. Titel, Beschreibung und Preis werden dabei nicht überschrieben, sondern die erkannten Werte von OCR verwendet.

Ab jetzt steht der neue Zuordnungstab inklusive der automatischen Bestellzuordnung über OCR allen weclapp Nutzern in einer Open Beta zur Verfügung. Feedback oder Fragen bitte an ideas@weclapp.com senden. Weitere Details findet ihr hier: https://doc.weclapp.com/knowledgebase/wie-funktioniert-die-automatische-bestellzuordnung-ueber-ocr/

Versandetiketten mit Sendcloud-Integration aus weclapp erstellen (open BETA)

Verknüpft euren Sendcloud Account mit weclapp, um direkt über den Workflow aus einer Lieferung heraus Versandetiketten von verschiedenen Versanddienstleistern zu erstellen. Stellt die Verknüpfung in den Globalen Einstellungen/Integrationen/Externe Dienste her.

Zur Vorbereitung legt ihr unter Globale Einstellungen/Grundeinstellungen/Versandarten neue Versandarten an. Hier wählt ihr für die Versandarten im Feld Versanddienstleister “Sendcloud” aus. Außerdem müsst ihr für jede dieser Versandarten in Sendcloud eine Versandregel anlegen.

Alle Informationen zu der Sendcloud-Schnittstelle findet ihr in unserer Knowledge-Base: Wie kann ich Sendcloud mit weclapp verbinden und Versandetiketten über Sendcloud erstellen?

Wenn ihr weiteres Feedback zu der Schnittstelle in der BETA-Phase habt, meldet euch gerne unter ideas@weclapp.com bei uns.

Gruppenkopf und Gruppenfußzeile von Sammellieferungen im Formularwesen konfigurieren

In den Einstellungen unter Formularwesen/Formularkonfiguration findet ihr für Lieferscheine jetzt einen neuen Abschnitt “Sammellieferung”. Hier könnt ihr jetzt individuell den Text für den Gruppenkopf sowie die Gruppenfußzeile definieren und formatieren. Hier könnt ihr wie an anderen Stellen gewohnt Variablen verwenden, welche ihr hier findet: Support Portal.

Detailverbesserungen

• Mit der aktiven Verkaufseinstellung “Warenwert mit Bruttobetrag vorbelegen” wird der Warenwert in der Lieferung jetzt unabhängig von anderen Einstellungen immer gesetzt, wenn ihr eine Teillieferung aus dem Tab Positionen eines Auftrags erstellt.
• Entnahmen, die zusätzlich zu einer Lieferung auch mit einer Umlagerung verknüpft sind, können jetzt trotzdem wie gewohnt aus der Lieferung gelöscht werden. Somit habt ihr mehr Flexibilität, auch Entnahmen zu entfernen und zu ändern, obwohl dieser Bestand gerade umgelagert wird. Dasselbe gilt für Aufträge und Produktionsaufträge.
• Bei einer Entnahme von einem Lagerplatz mit einem Lagerplatztypen, von dem nicht kommissioniert werden kann, wird ab jetzt auch in der Spalte “Verfügbarkeit” deutlicher, dass die Lieferung nicht direkt versendet werden kann. Auch hier findet ihr trotz Entnahme jetzt die Verfügbarkeit “Umlagerung notwendig” statt “Verfügbar”.

Etiketten für einzelne (Teil-)Wareneingangspositionen während des Einbuchens drucken

Euch stand bereits die Funktion zur Verfügung, die Mengen der zu druckenden Etiketten in der Übersicht aller Positionen anzupassen. Jetzt bekommt ihr zusätzlich die Möglichkeit, beim Einbuchen einer Position direkt für diese (einzelne) Etiketten zu drucken. Dafür steht euch auf der Seite, auf der ihr die Menge bzw. die Seriennummern erfasst, das Etiketten-Icon zur Verfügung. Behaltet so einen noch besseren Überblick über die gedruckten Etiketten und schließt den Einbuchungsprozess einer Position inkl. Etikettieren in einem Schritt ab.

Verbesserte UI für Multi-Select Filter

Für alle Multi-Select Filter, bei denen ihr beliebig viele Werte auswählen könnt, um nach diesen zu filtern, wurde die Nutzbarkeit verbessert. Ihr seht jetzt in der Filterübersicht immer alle gewählten Werte als Badges. Außerdem könnt ihr hier direkt und schneller einzelne oder alle Werte des Filters zurücksetzen.

Neue Icons für den Dokumentenupload

Ihr könnt in der mobilen Lager-App in verschiedenen Belegen direkt Fotos oder Dokumente hochladen und diese einsehen. Um die hochgeladenen Dokumente schneller unterscheiden zu können, werden diese mit Icons der verschiedenen Dateitypen angezeigt. Außerdem wurde der Upload von Dokumenten selbst verbessert und ihr seht vor dem Hochladen noch einmal den Namen und den Dateityp des Dokuments, um Fehler zu vermeiden.

Eingangsdatum über die Inventur in der mobilen Lager-App ändern

Mit der Einführung des Eingangsdatums an Beständen war es euch bereits möglich, dieses auch über eine Inventur anzupassen. Die Funktion, das Eingangsdatum über die Inventurpositionen zu ändern, steht euch jetzt auch in der mobilen Lager-App zur Verfügung. So könnt ihr jetzt auch direkt beim Durchführen der Inventur mit eurem mobilen Gerät neue Positionen erfassen und dafür das richtige Datum der tatsächlichen Einlagerung erfassen oder das Eingangsdatum von bestehenden Beständen korrigieren.

Dazu findet ihr in der Inventur auf der Detailseite einer Inventurposition jetzt das neue Feld Eingangsdatum. Über den Stift könnt ihr das Datum sowie die Uhrzeit ändern.

Detailverbesserung

Unter Wareneingänge im Tab Bestellungen wurde der Filter für den Artikel überarbeitet. Wenn es weniger als sieben Artikel zur Auswahl gibt, wird analog zu anderen Stellen jetzt auch hier ein Pop-up statt einer neuen Seite angezeigt. Habt ihr mehr als sieben Artikel, werden euch diese weiterhin auf einer separaten Seite inkl. Suchfeld angezeigt. Für eine einheitlichere UI wird der ausgewählte Artikel jetzt als Badge angezeigt.

Umstellung der Bestandsübertragung zu Amazon (betrifft nur MFN)

Bisher hat weclapp für die Bestandsübertragung zu Amazon ca. alle 5 Minuten eine TXT-Datei generiert, in diese die aktuellen Bestände geschrieben und sie zu Amazon hochgeladen.
Um die Funktionsweise an alle anderen Marktplätze und Shops anzugleichen und die daraus resultierenden Vorteile auch für die Amazon-Verbindung nutzen zu können, wird mit dem Update 25.06.1 die Bestandsübertragung vom Datei-Upload auf die direkte Kommunikation mit der Amazon SP-API (REST-API) umgestellt.
Konkret bedeutet das:

1. Entfall der Funktionen „Bestandsberichte erstellen“ und „Bestandsberichte hochladen“ im Bereich E-Commerce > Amazon-Export

2. Stattdessen neue Auswahlmöglichkeit sowie Protokollierung für die Bestandsübertragung zu Amazon im Bereich Lager > Bestand > Externe Dienste

3. Zusätzlich die Möglichkeit, auch Bestände einzelner Artikel zu aktualisieren, da Amazon nun innerhalb der Artikel-Detailseite ebenfalls unter Externe Dienste > Bestandssynchronisierung wählbar ist

weclapp wird den Bestand eines Artikels nur dann zu Amazon synchronisieren, wenn am Artikel im Reiter “E-Commerce Einstellungen” die Checkbox “Bestand übertragen” aktiviert ist und am Artikel eine Amazon-SKU gepflegt ist.
Fehlt die Amazon-SKU und die Checkbox “Bestand übertragen” ist gesetzt, wird weclapp einen Fehler melden und logischerweise auch nicht speichern, dass der Bestand des Artikels synchronisiert wurde.

Im Anlageprozess neuer Artikel, die bei Amazon verkauft werden sollen, sollte also dementsprechend darauf geachtet werden, dass das Eintragen der Amazon-SKU in weclapp immer als letzter Schritt erfolgt also erst, nachdem der Artikel bereits in Amazon angelegt wurde.

GLN in ZUGFeRD und XRechnungen

Die GLN (Global Location Number) wird verwendet, um Geschäftspartner zuverlässig zu identifizieren. Für bestimmte Kundengruppen ist die Angabe der GLN in der Rechnung zwingend erforderlich.

In den einfachen PDF-Rechnungen (sonstige Rechnung) kann die GLN bereits vertriebswegabhängig hinterlegt werden. Das entsprechende Feld findest du unter: Globale Einstellungen > Formularwesen > Formulargrundeinstellungen > Unternehmensdaten.

Mit dem Release wird die GLN nun auch in den XML-Daten der ZUGFeRD-Rechnung sowie der XRechnung berücksichtigt, sofern ein Wert hinterlegt wurde.

GTIN in ZUGFeRD und XRechnungen

Die GTIN (Global Trade Item Number) ist seit 2009 der Nachfolger der EAN. Diese Nummer lässt sich bereits in weclapp bei den Artikelstammdaten unter “EAN-Nummer” pflegen. Mit dem Update wird die GTIN auch bei der ZUGFeRD-Rechnung und der XRechnung berücksichtigt:

Bei Ausgangsrechnungen: Die GTIN aus den Artikelstammdaten wird in der Position bei den strukturierten Daten der ZUGFeRD-Rechnung und der XRechnung mit ausgegeben. Das ermöglicht dem Rechnungsempfänger eine zuverlässige Artikelzuordnung anhand der GTIN.

Bei Eingangsrechnungen: Enthält eine ZUGFeRD-Rechnung oder XRechnung eine GTIN, wird diese beim Import in weclapp mit den Artikelstammdaten abgeglichen. Dadurch wird der Artikel zuverlässig erkannt und die Rechnungsposition in weclapp entsprechend vorbelegt.

Anmerkung:

• Die Lieferantenartikelnummer sowie die eigene Artikelnummer haben weiterhin Vorrang, sofern diese ebenfalls in der E-Rechnung enthalten sind.
• Sind mindestens zwei Artikel mit der gleichen GTIN in den Artikelstammdaten hinterlegt, erfolgt keine Vorbelegung und es wird ein Hinweis im Verarbeitungsprotokoll ausgegeben.

SEPA-Lastschrift bei Anlage E-Rechnung (Einkauf)

ZUGFeRD-Rechnungen bieten die Möglichkeit, Zahlungsinformationen zu hinterlegen. Wenn der Lieferant in der E-Rechnung angibt, dass eine SEPA-Lastschriftvereinbarung besteht, wird dies mit dem Release bei der Rechnungsanlage in weclapp berücksichtigt.

Voraussetzung ist, dass in den Einstellungen eine Zahlungsart für Lastschriften definiert wurde. Das entsprechende Feld findest du unter: Globale Einstellungen > Finanzen > Allgemeine Einstellungen > Lastschrift.

Damit muss nicht mehr manuell geprüft werden, ob die Rechnung im Zahlungslauf berücksichtigt werden soll oder ob eine SEPA-Lastschrift erwartet wird.

Detailverbesserungen

• Bei steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen muss in ZUGFeRD-Rechnungen der Steuercode “K” hinterlegt werden. In weclapp findet man das Setting unter: Globale Einstellungen > Import/Export > XML-Einstellungen. Als weitere Voraussetzung muss in den XML-Daten das Empfängerland angegeben werden. Das lässt sich in weclapp mittels der “Abweichenden Lieferadresse” hinterlegen. Ist keine “Abweichende Lieferadresse” hinterlegt, wird als Fallback die Belegadresse des Rechnungsempfängers übernommen.
• Wird eine steuerfreie Rechnung erstellt, muss ein Hinweis zum Grund auf der Rechnung hinterlegt werden. weclapp bildet das bereits flexibel über die “Spezielle Eigenschaft” der Steuer in den Grundeinstellungen ab. Dabei ist es auch möglich, die Formulierung länderspezifisch für verschiedene Handelssprachen anzupassen. Mehr dazu hier: https://doc.weclapp.com/knowledgebase/wo-kann-ich-handelssprachen-hinzufuegen-und-die-uebersetzungen-verwalten/Mit dem Release wird jetzt auch die Formulierung der Handelssprache im strukturierten Bereich der E-Rechnung berücksichtigt, sofern eine Übersetzung hinterlegt wurde.
• Bei der Erstellung von Schlussrechnungen im ZUGFeRD-Format kam es zu Problemen, wenn der Steuersatz im Auftrag nachträglich angepasst wurde. Dieses Problem wurde im aktuellen Release behoben. Anpassungen aus dem Auftrag werden jetzt korrekt in der Schlussrechnung und den strukturierten Daten berücksichtigt.

Detailverbesserung

Bisher wurde das Verrechnen von Gutschriften deaktiviert, wenn das manuelle Verrechnen von Zahlungen für offene Posten deaktiviert war. Mit dem Release lassen sich Gutschriften wie gewohnt verrechnen, auch wenn das manuelle Verrechnen von Zahlungen deaktiviert wurde.