La lógica del destinatario de weclapp te ayuda en el diseño óptimo del envío de documentos por correo electrónico. Aquí te mostramos dónde se pueden almacenar las direcciones de correo electrónico y la lógica que hay detrás.
¿Dónde se almacenan las direcciones de correo electrónico?
Hay varias formas de almacenar las direcciones de correo electrónico. Dependiendo de dónde y cómo se almacenen las direcciones, se decide a qué dirección se envía el recibo.
(1) Dirección de correo electrónico general: Se puede almacenar una dirección de correo electrónico general a nivel de contacto (contacto, interesado, cliente & proveedor).
(2) Direcciones de correo electrónico primarias (envío de documentos): Las direcciones de correo electrónico pueden crearse a nivel de contacto, cliente, cliente potencial& proveedor análogo a las direcciones. La dirección de correo electrónico introducida aquí tiene mayor prioridad que la dirección de correo electrónico a nivel de contacto. Sin embargo, si no guardas ninguna dirección de correo electrónico para el envío de recibos, todos los recibos se enviarán a la dirección de correo electrónico general.
Las direcciones de correo electrónico se componen de los campos Para, CC, CCO, en los que siempre hay que poner Para o CC. A diferencia de la dirección de correo electrónico general, se pueden introducir varias direcciones en un solo campo, separadas por punto y coma. Hay casillas de verificación para la oferta, la orden, la entrega, la factura y el recibo (cliente), así como para la compra (proveedor), que determinan a qué dirección de correo electrónico se envía el recibo.
¿Qué dirección de correo electrónico tiene mayor prioridad?
Envío de documentos (oferta, orden, albarán, factura, pedido, recordatorio)
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- Cuando se envían documentos, la dirección de correo electrónico principal tiene la máxima prioridad
- Si no se guarda ninguna dirección de correo electrónico principal, tiene prioridad la dirección de correo electrónico general del cliente/proveedor/cliente potencial.
- Si no se guarda una dirección de correo electrónico principal ni una dirección de correo electrónico generalmente válida, no se transfiere ninguna dirección de correo electrónico al documento.
Excursus: Envío de documentos
El envío de documentos es el envío de un correo electrónico a través del contacto. Cuando se envían correos electrónicos desde un contacto/cliente/cliente potencial/proveedor, se comprueba primero si el contacto principal tiene una entrada en el campo Correo electrónico. Si está vacío, se comprueba si el propio cliente/cliente potencial/proveedor tiene una entrada en el campo Correo electrónico.
¿Se puede ver en el recibo qué dirección de correo electrónico se ha guardado?
En el recibo se puede ver a quién se envía el recibo por correo electrónico. La dirección se almacena en el campo Correo electrónico. Cc y Bcc pueden mostrarse opcionalmente a través de la configuración del conjunto de campos.
Las direcciones de correo electrónico de los campos E-mail, Cc y Bcc proceden de los datos maestros y se preinicializan al crear el comprobante. Si es necesario, las direcciones de correo electrónico pueden sobrescribirse manualmente. Si hay una dirección de entrega o de factura diferente en el documento, también puedes almacenar allí diferentes direcciones de correo electrónico.
¿Qué pasa si cambio manualmente las direcciones de correo electrónico en el recibo?
Cuando se crea un documento, las direcciones de correo electrónico se toman de los datos maestros. Sin embargo, si las cambia manualmente en el recibo, el recibo se enviará a estas direcciones. Las direcciones de correo electrónico introducidas manualmente también se heredan en los comprobantes posteriores.
Ejemplo: Creas una oferta y cambias la dirección de correo electrónico en el campo correo electrónico. Si ahora se crea una orden desde la oferta, el correo electrónico modificado manualmente desde el campo se hereda en la orden y no la dirección de correo electrónico de los datos maestros.