Tu trouveras les paramètres pour l’envoi automatique d’une facture récurrente sur la page de détail de la facture récurrente. Par défaut, weclapp ne génère qu’une facture proforma pour les factures récurrentes. Les factures proforma peuvent être adaptées, étendues ou modifiées à volonté avant d’être traitées. Une suppression est également possible dans ce statut.
À noter que le statut “Nouveau” ne génère pas encore de document PDF pouvant être envoyé de manière automatisée. Si tu préfères un traitement automatisé, tu ne dois pas définir le statut sur “Nouveau”.
weclapp génère les factures récurrentes chaque nuit à partir de 02:00 (si disponible).
Envoi automatique des factures récurrentes
Si tu ne souhaites pas traiter les factures récurrentes manuellement, mais automatiquement, tu peux effectuer les réglages nécessaires dans la facture récurrente sous Paramètres pour le traitement automatique .
Lors de la configuration du traitement automatique, tu peux régler en détail tout ce que tu veux déjà faire faire par weclapp.
Il y a deux domaines essentiels :
1. Traitement du document: Tu choisis sous Statut souhaité dans quel statut le document doit être traité après sa création. Tu peux générer automatiquement le document de facturation ou le poste ouvert, ou faire enregistrer la facture directement.
2. Envoyer un e-mail : Pour cela, tu choisis un modèle d’e-mail qui doit être utilisé pour l’envoi. weclapp reprend automatiquement l’adresse e-mail du destinataire de la facture ou de l’interlocuteur principal comme destinataire. Tu peux personnaliser cette valeur en définissant des valeurs dans le champ “À” ou “Cc”. L’aperçu du destinataire de l’e-mail te permet de voir qui recevra l’e-mail ultérieurement. Le champ Compte e-mail te permet de contrôler quel compte e-mail doit être utilisé pour l’envoi.
Si tu ne peux pas choisir de compte e-mail, il est nécessaire de créer au préalable un compte e-mail sous Paramètres globaux > Paramètres de base > Comptes de messagerie système. Crée le modèle d’e-mail sous CRM > Modèles de correspondance.
Si tu as déjà créé un template pour l’envoi automatique de factures par mail (à venir), il n’est PAS nécessaire de sélectionner e-mail dans les paramètres de traitement automatique d’une facture récurrente, sinon la facture sera envoyée deux fois, à la fois par le biais du template et par le réglage dans la facture récurrente.