La logique de destinataire de weclapp t’aide à concevoir de manière optimale l’envoi de documents par e-mail. Nous te montrons ici où les adresses électroniques peuvent être conservées et la logique derrière cela.
Où sont conservées les adresses électroniques ?
Il existe plusieurs façons de stocker les adresses électroniques. En fonction de l’endroit et de la manière dont les adresses sont stockées, il est décidé à quelle adresse le reçu est envoyé.
(1) Adresse e-mail générale : Une adresse e-mail générale peut être stockée au niveau du contact (contact, client potentiel, client & fournisseur).
(2) Adresses électroniques primaires (envoi de documents): Les adresses électroniques peuvent être créées au niveau du contact, du client, du client potentiel & du fournisseur de manière analogue aux adresses. L’adresse e-mail saisie ici a une priorité plus élevée que l’adresse e-mail au niveau du contact. Toutefois, si tu n’enregistres aucune adresse électronique pour l’envoi des reçus, tous les reçus seront envoyés à l’adresse électronique générale.
Les adresses électroniques sont constituées des champs À, Cc, Cci, le champ À ou Cc devant toujours être défini. Contrairement à l’adresse électronique générale, il est possible de saisir plusieurs adresses dans un seul champ, en les séparant par des points-virgules. Il existe des cases à cocher pour l’offre, la commande, la livraison, la facture et le rappel (client) ainsi que pour l’achat (fournisseur), qui déterminent à quelle adresse électronique le reçu est envoyé.
Quelle adresse e-mail est la plus prioritaire ?
Envoi de documents (offre, commande, bon de livraison, facture, commande, rappel)
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- Lorsqu’on envoie des documents, l’adresse électronique principale a la plus haute priorité
- Si aucune adresse e-mail primaire n’est stockée, l’adresse e-mail générale du client/fournisseur/prospect est prioritaire.
- Si ni une adresse électronique principale ni une adresse électronique généralement valide n’est stockée, aucune adresse électronique n’est transférée au document.
Parenthèse : Envoi de documents
L’envoi de documents est l’envoi d’un e-mail via le contact. Lors de l’envoi d’e-mails à partir d’un contact/client/client potentiel/fournisseur, la présence d’une entrée dans le champ Email est d’abord vérifiée pour le contact principal. S’il est vide, le client/client potentiel/fournisseur lui-même est vérifié pour une entrée dans le champ E-mail.
Peut-on voir dans le reçu quelle adresse e-mail est stockée ?
Dans le reçu, on peut voir à qui ce dernier est envoyé par e-mail. L’adresse est enregistrée dans le champ E-mail. Cc et Cci peuvent être affichés de manière facultative via les paramètres des champs.
Les adresses e-mail dans les champs E-mail, Cc et Cci proviennent des données de base et sont pré-initialisées lors de la création du bon. Si nécessaire, les adresses électroniques peuvent être écrasées manuellement. Si le document comporte une adresse de livraison ou de facturation différente, tu peux également y enregistrer des adresses électroniques différentes.
Que se passe-t-il si je modifie manuellement les adresses e-mail dans le reçu ?
Lorsque tu crées un document, les adresses électroniques sont extraites des données de base. Toutefois, si tu les modifies manuellement dans le reçu, le reçu sera envoyé à ces adresses. Les adresses électroniques saisies manuellement sont également héritées dans les pièces justificatives suivantes.
Exemple: Tu crées une offre et tu modifies l’adresse e-mail dans le champ e-mail. Si tu crées maintenant une commande à partir de l’offre, l’adresse e-mail modifiée manuellement dans le champ est héritée dans la commande et non l’adresse e-mail des données de base.