Grâce à la gestion des contrats, weclapp permet de facturer les contrats par le biais de commandes ou de factures. Ci-dessous, nous décrivons les conditions préalables nécessaires et comment tu peux finalement facturer tes contrats.
Conditions préalables
Seuls les contrats actifs (voir le statut dans les détails du contrat) sont pris en compte pour la facturation du contrat. De plus, les contrats doivent être attribués à la catégorie Recettes dans l’onglet Dépenses/Recettes.
En plus d’au moins un poste de recettes, d’autres conditions sont qu’un client (partenaire contractuel) et un type de facturation soient sélectionnés pour qu’une facturation puisse avoir lieu. Ces paramètres peuvent être définis dans le contrat sous l’onglet Synthèse:
Les champs relatifs à la facturation ont tous des aides en ligne 
qui décrivent toutes les options disponibles. Le paramètre le plus important en rapport avec la facturation des contrats est le champ Type de facturation. Examine de plus près le point Sélection du type de facturation ci-dessous.
Le moment de la création de la facture
La facturation des postes facturables ne commence que lorsque le champ de facturation est sélectionné. weclapp génère des factures/commandes pour les contrats chaque nuit à partir de 3 heures. Si une facture/commande n’a pas pu être générée, weclapp essaie de la générer à nouveau la nuit suivante.
Tu peux aussi déclencher manuellement le cycle de facturation pour tous les contrats à tout moment via l’aperçu des contrats : (capture d’écran à venir)
L’action Décompter les contrats peut être exécutée aussi souvent que tu le souhaites. La création des documents se fait en arrière-plan. Pendant l’exécution, un bouton rouge “Annuler le décompte du contrat” s’affiche en haut. Tu peux annuler le cycle de facturation en cliquant sur le bouton. Si tu dois générer des décomptes pour de nombreux contrats, cela peut prendre quelques minutes. Pendant ce temps, tu peux continuer à travailler dans d’autres domaines pendant que les justificatifs sont générés. Lorsque le bouton n’est plus affiché, le cycle de facturation est terminé.
Pendant le cycle de facturation, aucun utilisateur ne doit apporter de modifications aux contrats qui sont pertinentes pour la facturation (par exemple, début/fin de contrat, position de/à).
Les positions qui sont uniques, c’est-à-dire qui n’ont pas de répétition, sont facturées une seule fois au moment “Valable à partir de”.
Une position est facturée lorsqu’une date est affichée dans le champ “Prochaine date de facturation”. Si une facture n’est plus générée, par exemple parce que la date de fin de la position empêche toute autre génération, le champ est vide.
Dans l’aperçu des recettes/dépenses, il est possible d’ajouter deux champs pour afficher les informations relatives à la facturation : Prochaine date de facturation et Date de facturation précédente.
Choix du type de facturation
Le paramètre le plus important en rapport avec la facturation des contrats est le champ Type de facturation. Les possibilités suivantes sont à ta disposition :
- Générer un ordre : Un ordre est généré pour les positions pertinentes pour la facturation. Choisis cette option si tu as des mouvements de stock (nécessité d’une livraison et d’une mise à jour du stock) ou si tu dois par exemple générer une confirmation de commande pour la prestation.
- Générer une facture préalable à la période de facturation : Choisis cette option si tu veux générer une facture avec une date de facturation au premier jour de la période de facturation.
- Générer une facture postérieure à la période de facturation : Sélectionne cette option pour générer une facture avec une date de facturation au dernier jour de la période de facturation.
Les deux options de génération de factures ne sont pas utiles si tu utilises des articles gérés en stock (articles de stock) comme position contractuelle. Lors d’une facture, le stock n’est pas modifié. Pour les articles en stock, tu dois choisir l’option commande et livrer la commande.
Facturation groupée de contrats
Plusieurs contrats peuvent être facturés ensemble via la facturation groupée. Pour cela, il faut que les contrats soient attribués au même partenaire contractuel (client) et que la date de facturation des contrats tombe sur la même date de facturation. La facturation groupée doit être activée dans l’enregistrement du client. Affiche le champ “Décompte collectif pour le calcul de facturation de contrat” dans les détails de la commande via la configuration du fieldset.
Traitement automatique des factures issues de contrats
Si le type de facturation sélectionné est “Générer une facture”, il est possible de définir d’autres paramètres dans la section Paramètres de traitement automatique (dans l’aperçu du contrat) afin de traiter automatiquement la facture générée, par exemple en créant directement les documents de facturation avec les postes ouverts. Les options de statut suivantes pour le traitement automatique sont disponibles :
- Nouveau
- Document de facture généré
- Poste non-soldé généré
- Comptabilité décomptée
Autres remarques
- Si, à un poste recettes/dépenses, le champ Valable à partir de n’est pas rempli, la date de facturation suivante se réfère à la date de début du contrat. En général, (hypothèse de période de facturation mensuelle) :
| Début du contrat | Fin de contrat | Poste valable à partir de | Poste valable jusqu’au | Créer une commande – date de la commande | Facture avant période de facturation – date de la facture | Facture après la période de facturation – date de la facture |
| 01 janvier 2022 | 01/01/2022 | 01/01/2022 | 31.01.2022 | |||
| 01 janvier 2022 | 01/03/2022 | Première commande le 01/03/2022 | Première facture le 01/03/2022 | Première facture le 31/03/2022 | ||
| 01 janvier 2022 | 30/04/2022 | Dernière commande le 01/04/2022 | Dernière facture le 01/04/2022 | Dernière facture le 30/04/2022 | ||
| 01 janvier 2022 | 30/04/2022 | 31.03.2022 | Dernière commande le 01/03/2022 | Dernière facture le 01/03/2022 | Dernière facture le 31/03/2022 |
- Sous les onglets Factures et commandes, tous les documents liés au contrat actuel peuvent être affichés. Si une facture ou une commande a été générée à partir d’un contrat, cela est également reconnaissable dans ces deux documents. Il est possible de filtrer par contrat dans l’aperçu des factures et des commandes.
La différence entre les factures récurrentes et la facturation via la gestion des contrats
La gestion des contrats est particulièrement adaptée dans les cas où la base des services à fournir a été convenue sous forme de contrat (par ex. contrat de service), les services ne sont pas seulement uniques mais aussi récurrents et des modalités de résiliation ont été convenues et doivent être respectées de manière automatisée. De plus, la facturation par contrat peut aussi générer une commande au lieu d’une facture. Ceci est particulièrement important lorsque le contrat prévoit non seulement des services, mais aussi des matériaux qui modifient le stock. La génération de commandes n’est pas possible pour les factures récurrentes. La facturation via la gestion des contrats offre également l’avantage que les postes qui sont facturés ensemble le même jour peuvent également être regroupés en un seul document.
La facture récurrente fait partie des licences standard. La gestion des contrats est un module séparé, ce qui entraîne des coûts supplémentaires.
Vidéo : Introduction à la gestion des contrats (à venir)
Plus d’infos (à venir)
Pourquoi la facturation groupée des contrats ne fonctionne pas ?
Comment créer des factures d’achat récurrentes sur les contrats ? .