Über das Vertragsmanagement-Modul können in weclapp Verträge durch Aufträge bzw. Rechnungen abgerechnet werden. Im Folgenden beschreiben wir, welche Voraussetzungen notwendig sind und wie Sie schließlich Verträge abrechnen können.
Voraussetzung
Für die Vertragsabrechnung werden nur aktive Verträge (siehe Status in den Vertragsdetails) berücksichtigt. Zudem müssen die Verträge im Reiter Ausgaben/Einnahmen der Kategorie Einnahmen zugeordnet sein.
Neben mindestens einer Einnahmenposition sind weitere Voraussetzungen, dass ein Kunde (Vertragspartner) und ein Abrechnungstyp gewählt wurden, damit eine Abrechnung erfolgen kann. Diese Einstellungen können im Vertrage im Reiter Übersicht vorgenommen werden:
Die abrechnungsrelevanten Felder haben alle Inline Hilfen 
, die alle verfügbaren Optionen beschreiben. Die wichtigste Einstellung im Zusammenhang mit der Abrechnung von Verträgen ist das Feld Abrechnungstyp. Schauen Sie sich dazu den unten stehenden Punkt Auswahl Abrechnungstyp näher an.
Zeitpunkt der Belegerzeugung
Die Abrechnung von abrechenbaren Positionen beginnt erst, wenn das Feld Abrechnungsfeld ausgewählt wurde. weclapp erzeugt Rechnungen/Aufträge für Verträge jede Nacht ab 3 Uhr. Wenn eine Rechnung bzw. Auftrag nicht erzeugt werden konnte, versucht weclapp in der folgenden Nacht diese wieder zu erzeugen.
Sie können den Abrechnungslauf für alle Verträge auch jederzeit manuell anstoßen über die Übersicht der Verträge:
Die Aktion Verträge abrechnen kann beliebig oft ausgeführt werden. Die Erzeugung der Belege erfolgt im Hintergrund. Während des Laufs wird oben ein roter Button “Vertragsabrechnung abbrechen” angezeigt. Sie können mit Klick auf den Button den Abrechnungslauf abbrechen. Sollten Sie Abrechnungen für viele Verträge erzeugen, kann das einige Minuten dauern. Sie können während dieser Zeit in anderen Bereichen weiter arbeiten, während die Belege erzeugt werden. Wenn der Button nicht mehr angezeigt wird, ist der Rechnungslauf beendet.
Während des Abrechnungslaufs sollten keine Benutzer Änderungen an den Verträgen vornehmen, die abrechnungsrelevant sind (z.B. Vertragsbeginn/Ende, Position von/bis).
Positionen, die einmalig sind also keine Wiederholung haben, werden einmalig abgerechnet zum Zeitpunkt “Gültig von”.
Eine Position wird abgerechnet, wenn im Feld “Nächstes Abrechnungsdatum” ein Datum angezeigt wird. Sollte keine Rechnung mehr erzeugt werden, weil bspw. ein End-Datum der Position ein weiteres Erzeugen verhindert, ist das Feld leer.
In der Übersicht der Einnahmen/Ausgaben können zwei Felder hinzufügt werden, um sich die abrechnungsrelevanten Informationen anzeigen zu lassen: Nächstes Abrechnungsdatum und Vorheriges Abrechnungsdatum.
Auswahl Abrechnungstyp
Die wichtigste Einstellung im Zusammenhang mit der Abrechnung von Verträgen ist das Feld Abrechnungstyp. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:
- Auftrag erzeugen: Es wird ein Auftrag für die abrechnungsrelevanten Positionen erzeugt. Wählen Sie diese Option, wenn Sie Lagerbewegungen (Notwendigkeit einer Lieferung und der Bestandsaktualisierung) haben oder wenn Sie z.B. eine Auftragsbestätigung für die Leistung erzeugen müssen.
- Rechnung erzeugen vor Abrechnungsperiode: Wählen Sie diese Option, wenn eine Rechnung erzeugt werden soll mit dem Rechnungsdatum zum Zeitpunkt der Abrechnung
- Rechnung erzeugen nach der Abrechnungsperiode: Diese Option erlaubt Ihnen, eine Rechnung zu erzeugen dessen Rechnungsdatum das nächste Rechnungsdatum 1 Tag ist.
Die beiden Optionen zur Erzeugung von Rechnungen sind dann nicht sinnvoll, wenn Sie bestandsgeführte Artikel (Lagerartikel) als Vertragsposition verwenden. Bei einer Rechnung wird der Bestand nicht verändert. Für Lagerartikel müssen Sie die Option Auftrag wählen und den Auftrag ausliefern.
Sammelabrechnung von Verträgen
Mehrere Verträge können über die Sammelabrechnung zusammen abgerechnet werden. Voraussetzung dafür ist, dass die Verträge demselben Vertragspartner (Kunde) zugeordnet sind und dass das Abrechnungsdatum der Verträge auf das selbe Abrechnungsdatum fällt. Die Sammelabrechnung muss im Kundendatensatz aktiviert werden. Blenden Sie sich in den Auftragsdetails über die Fieldset-Konfiguration das Feld “Sammelabrechnung bei Vertragsabrechnung” ein.
Automatische Verarbeitung von Rechnungen aus Verträgen
Wird als Abrechnungstyp “Rechnung erzeugen” gewählt, können im Abschnitt Einstellungen zur automatischen Verarbeitung (in der Vertragsübersicht) weitere Einstellungen vorgenommen werden, um die erzeugte Rechnung automatisch weiter zu verarbeiten, z.B. direkte Erstellung der Rechnungsdokumente mit offenen Posten. Folgende Status Möglichkeiten zur automatischen Verabeitung stehen zur Auswahl:
- Neu
- Rechnungsdokument erzeugt
- Offener Posten erzeugt
- Buchhaltung gebucht
Weitere Hinweise
- Wenn an einer Einnahmen/Ausgaben Position das Feld Gültig von nicht befüllt ist, bezieht sich das Nächste Rechnungsdatum auf das Datum Vertragsbeginn. Generell gilt (Annahme monatliche Abrechnungsperiode):
Vertragsbeginn Vertragsende Position gültig von Position gültig bis Auftrag erzeugen – Auftragsdatum Rechnung vor Abrechnungsperiode – Rechnungsdatum Rechnung nach Abrechnungsperiode – Rechnungsdatum 01.01.2018 01.01.2018 01.01.2018 31.01.2018 01.01.2018 01.03.2018 Erster Auftrag am 01.03.2018 Erste Rechnung am 01.03.2018 Erste Rechnung am 31.03.2018 01.01.2018 30.04.2018 Letzter Auftrag am 01.04.2018 Letzte Rechnung am 01.04.2018 Letzte Rechnung am 30.04.2018 01.01.2018 30.04.2018 31.03.2018 Letzter Auftrag am 01.03.2018 Letzte Rechnung am 01.03.2018 Letzte Rechnung am 31.03.2018 - Unter den Reitern Rechnungen und Aufträge können alle mit dem aktuellen Vertrag zusammenhängenden Belege angezeigt werden. Sofern eine Rechnung oder ein Auftrag aus einem Vertrag erzeugt wurde, ist dies in diesen beiden Belegen ebenfalls erkennbar. Nach einem Vertrag kann in der Übersicht der Rechnungen und Aufträge gefiltert werden.
Unterschied zwischen wiederkehrenden Rechnungen und der Abrechnung über das Vertragsmanagement
Das Vertragsmanagement eignet sich besonders in den Fällen, wo die Grundlage der zu erbringenden Leistungen in Form eines Vertrages vereinbart wurden (z.B. Dienstleistungsvertrag), die Leistungen nicht nur einmalig sondern auch wiederkehrend sind und Kündigungsmodalitäten vereinbart wurden die automatisiert beachtet werden müssen. Darüberhinaus kann eine Abrechnung über Verträge auch statt einer Rechnung einen Auftrag generieren. Dies ist dann insbesondere wichtig, wenn im Rahmen des Vertrages nicht nur Dienstleistungen sondern auch Materialien eingesetzt werden, die den Bestand verändern. Bei wiederkehrenden Rechnungen ist das Erzeugen von Aufträgen nicht möglich. Die Abrechnung über das Vertragsmanagement bietet außerdem den Vorteil, dass Positionen die zusammen an einem Tag abgerechnet werden auch zu einem Beleg zusammengefasst werden können.
Die wiederkehrende Rechnung ist Bestandteil der Standard Lizenzen. Das Vertragsmanagement ist ein separates Modul, wodurch weitere Kosten entstehen.
Video: Einführung Vertragswesen
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Weiterführende Links
Wieso funktioniert die Sammelabrechnung von Verträgen nicht?
Wie werden wiederkehrende Einkaufsrechnungen über Verträge angelegt?