Le CRM, en tant que gestion des contacts, offre diverses fonctions. Nous allons te présenter ici les plus importantes d’entre elles :
► Comment activer les fonctions de contact
► Comment supprimer les contacts et les clients ?
► Comment fusionner des contacts ?
► Où voir les contacts ?
► Comment configurer les plages de numéros ?
Contacts
Tous les contacts sont répertoriés dans la liste des contacts : contacts sans fonctions, clients potentiels, clients et fournisseurs. Un contact peut être une personne ou une entreprise (=type de contact).
Les fonctions de contact peuvent être :
- Aucune fonction (contact simple)
- Client potentiel
- Client
- Fournisseur
Comment les fonctions de contact sont-elles activées?
1. Comment un prospect devient-il un client ?
Automatiquement
Dès qu’un prospect accepte une proposition, la fonction de contact Client est automatiquement activée.
Manuellement dans l’aperçu
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- Va sous CRM > Clients potentiels et sélectionne les prospects à convertir.
- Clique sur Actions de masse > Convertir.
Manuellement sous Client potentiel
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- Va dans le fichier Client potentiel.
- Clique sur Fonctions contacts > Convertir en client.
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La fonction de contact Client a été activée. Le prospect a maintenant été transféré vers la liste des clients et l’ancien prospect ne figure plus dans la liste des prospects. Toutes les données stockées restent dans le fichier.
Une fois qu’un prospect a été converti en client, il ne peut plus être reconverti. De même, un prospect ne peut être créé à partir d’un client.
2. Un contact peut-il avoir plusieurs fonctions ?
Si tu as, par exemple, un client qui est aussi un fournisseur, tu peux aussi activer la fonction Fournisseur dans le fichier client.
Tu peux ensuite choisir si tu veux tout afficher ou seulement la vue client ou la vue fournisseur.
Si tu sélectionnes “Tout afficher”, les champs spécifiques au client ou au fournisseur sont mis en évidence en couleur. Ainsi, tu peux voir d’un coup d’œil quelles sont les données pertinentes pour le client et celles pour le fournisseur.
Comment supprimer des contacts et des clients ?
Suppression de contacts
Les contacts ne peuvent être supprimés que s’ils ne sont pas affectés à une partie client potentiel/client, c’est-à-dire que tu dois d’abord supprimer le lien à la partie client potentiel/client:.
Le lien du contact principal ne peut pas être supprimé. Pour ce faire, tu dois d’abord désélectionner la case “Contact principal” et enregistrer. Tu peux alors supprimer le lien et enregistrer à nouveau le client. Tu peux alors supprimer le contact.
Supprimer les clients
Dès lors que des liens existent dans weclapp, la suppression d’un client n’est pas possible par toi-même. Les clients ne peuvent être supprimés via notre équipe informatique que si aucun document ne doit être conservé, comme des factures, etc. Si de tels documents ont été créés sur le client, il n’est pas possible de le supprimer. Si de tels documents ont été créés sur le client, celui-ci ne peut être qu’anonymisé. Tu recevras le message suivant :
Si tu veux indiquer au client qu’il s’agit d’un client “perdu”, tu peux travailler avec un champ supplémentaire, par exemple. Tu peux en savoir plus à ce sujet ici (à venir).
Conformément au RGPD, une personne concernée a le “droit à l’oubli”. Si tu as une demande de suppression de la part d’un client, envoie un mail à support@weclapp.com avec une demande de suppression. À noter que nous ne sommes pas autorisés à supprimer les documents du client qui doivent être conservés, tels que les factures, etc. et dans ce cas, nous ne pouvons qu’anonymiser le client, mais pas le supprimer complètement du système.
Comment fusionner des contacts?
Si tu as accidentellement créé deux fois des clients ou si tu souhaites fusionner un client avec un fournisseur, par exemple, tu peux le faire dans la synthèse des contacts/clients.
Sélectionne les contacts concernés et va dans Actions de masse > Fusionner les contacts.
Sélectionne ensuite un contact principal et confirme avec OK.
Pour plus d’informations, clique ici (à venir) : Comment fusionner les clients en double ?
Où peux-tu voir les personnes de contact ?
Tu peux trouver les personnes de contact dans la fiche contact sous l’onglet Synthèse > Données de base.
Jusqu’à cinq personnes de contact sont affichées dans la vue d’ensemble. Si tu as saisi plus de cinq personnes de contact, Tu peux passer à l’onglet “Personnes de contact” en cliquant sur “Afficher plus de personnes de contact…”. pour passer à l’onglet “Personnes de contact” et obtenir un aperçu de toutes les personnes de contact.
Comment sont configurées les tranches de numéros ?
Sous Paramètres généraux > tranches de numéros, tu peux définir la tranche de numéros commune aux clients, client potentiels et fournisseurs.
La tranche de numéros commune aux clients et aux fournisseurs n’a pas d’incidence sur la comptabilité. Il existe une option permettant aux clients d’utiliser la tranche de numéros de clients et aux fournisseurs d’utiliser la tranche de numéros de fournisseurs (voir Paramètres globaux > Finance).
Si les fournisseurs doivent avoir leur propre tranche de numéros, tu peux le sélectionner dans les Paramètres généraux > CRM > Paramètres > Fournisseurs.
