Mit Einführung der E-Rechnung ab 2025 werden Rechnungen in das Digitale Zeitalter befördert. Neben dem Erstellen einer E-Rechnung muss auch die Auslesbarkeit der E-Rechnung sicher gestellt werden. Um eine E-Rechnung korrekt auszulesen zu können, muss der strukturierte Datensatz zwingend nach dem technischen Regelwerk (Spezifikation) erstellt werden.
Weicht man bei der Erstellung davon ab, ist eine Auswertung der E-Rechnung nicht mehr möglich (maschinelle Lesbarkeit).
Eine elektronische Verarbeitung zu ermöglichen, ist eine Grundvoraussetzung für die E-Rechnung.
Zitat §14 Absatz 1 UStG:
(..) Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.(..)
Zitat BMF-Schreiben vom 15.10.2024 RZ 6:
„Lesbarkeit“ bedeutet in diesem Zusammenhang, dass der strukturierte Datensatz – z. B. die XML-Datei bei einer Rechnung, die der Normenreihe EN 16931 entspricht – maschinell auswertbar sein muss (maschinelle Lesbarkeit).(..)
Welche E-Rechnungsformate können aktuell in weclapp importiert werden
Es können aktuell folgende Format importiert werden:
- ZUGFeRD
- XRechnung
Wie kann eine E-Rechnung in weclapp angelegt werden?
Unter dem Menüpunkt Einkauf, findest du in der Übersichtsseite Rechnungen/Gutschriften, den Upload-Button “E-Rechnung / OCR”.
Lege die E-Rechnungs-Dateien in der Drop-Zone ab oder füge diese über das öffnen hinzu. Sind die Dateien hochgeladen, kannst du dir vor dem Anlegen die E-Rechnung visualisieren lassen.
Eine weitere Upload-Möglichkeit findest du im Workflow einer Bestellung. Aktivere dafür in den Workflow-Aktionen die Option “E-Rechnung für Bestellungen importieren”.
Wie wird die E-Rechnung in weclapp validiert?
Beim Upload der E-Rechnung über das Modal-Panel wird direkt eine Validierung durchgeführt. Mit dem Release 25.07.1 wird das Validierungsergebnis direkt in der Spalte “E-Rechnung Validierung” ausgegeben.
- Bei erfolgreicher Validierung wird dies mit einem grünen Haken kenntlich gemacht.
- Bei fehlgeschlagener Validierung erhält man ein rotes Kreuz.
- In diesem Fall kann über das Symbol “Ergebnis herunterladen” das Protokoll als XML-Datei heruntergeladen werden.
- Das Protokoll kann auch für eine mögliche Reklamation der E-Rechnung beim Rechnungsaussteller verwendet werden.
- Die invalide E-Rechnung wird von weclapp nicht verarbeitet.
Auf der Übersichtsseite Einkauf > Rechnungen/Gutschriften, wird das Ergebnis der Rechnungsverarbeitung ebenfalls angezeigt. Die Ampel zeigt, dass drei Rechnungen geprüft worden sind (grau) und davon zwei einen Fehler (rot) beinhalten sowie eine Rechnung erfolgreich angelegt wurde (grün). Mit einem Klick auf Verarbeitung E-Rechnung/OCR, lassen sich die Fehler anzeigen. Auch hier kann man sich eine Übersicht herunterladen, um die invalide Rechnung möglicherweise bei dem Rechnungsaussteller zu reklamieren.
Wie muss ich mit einer invaliden Rechnung umgehen?
weclapp darf keine direkte Handlungsempfehlung im Umgang mit invaliden E-Rechnungen aussprechen. Durch die Fehlernachricht wird genau aufgeführt, welche Angaben vom Rechnungsaussteller korrigiert werden müssten. Durch das Herunterladen der Ergebnisse, habt ihr eine Datei an der Hand, welche euch bei dem Reklamationsprozess unterstützen könnte.