Die weclapp Empfängerlogik unterstützt dich bei der optimalen Gestaltungsmöglichkeit beim Beleg- & Dokumenten- E-Mail Versand. Wir zeigen dir hier, wo E-Mail Adressen gepflegt werden können und welche Logik dahinter steht.
Wo werden E-Mail Adressen gepflegt?
Es gibt mehrere Möglichkeiten, E-Mail Adressen zu hinterlegen. Je nachdem wo und wie die Adressen hinterlegt sind, entscheidet sich, an welche Adresse der Beleg versendet wird.
(1) Allgemeine E-Mail Adresse: Auf Kontaktebene (Kontakt, Interessent, Kunde & Lieferant) kann eine allgemeine E-Mail Adresse hinterlegt werden.
(2) Primäre E-Mail Adressen (Belegversand): E-Mail Adressen können am Kontakt, Kunde, Interessent & Lieferant analog zu Adressen angelegt werden. Die hier eingetragene E-Mail Adresse hat eine höhere Priorität als die E-Mail Adresse auf Kontaktebene. Wenn du jedoch keine E-Mail Adressen für den Belegversand hinterlegst, werden alle Belege an die allgemeine E-Mail Adresse gesendet.
Die E-Mail Adressen bestehen aus den Felder An, Cc, Bcc, wobei entweder An oder Cc immer gesetzt sein muss. Hier können im Gegensatz zur allgemeinen E-Mail Adresse auch mehrere Adressen durch Semikolon getrennt in ein Feld übernommen werden. Es gibt Checkboxen für Angebot, Auftrag, Lieferung, Rechnung und Mahnung (Kunde) sowie Einkauf (Lieferant), die bestimmen an welche E-Mail Adresse der Beleg verschickt wird.
Welche E-Mail Adresse hat höchste Priorität?
Belegversand (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Bestellung, Mahnung)
- Beim Belegversand hat die Primäre E-Mail Adresse höchste Priorität.
- Ist keine Primäre E-Mail Adresse hinterlegt, hat die allgemeine E-Mail Adresse am Kunde/Lieferant/Interessent Priorität.
- Ist weder eine primäre E-Mail Adresse noch eine allgemein gültige E-Mail Adresse hinterlegt, wird keine E-Mail Adresse in den Beleg übertragen.
Exkurs: Dokumentenversand
Unter Dokumentenversand wird das Versenden einer E-Mail über den Kontakt verstanden. Bei dem Versand von E-Mails aus einem Kontakt/Kunde/Interessent/Lieferant wird zuerst der Hauptansprechpartner auf einen Eintrag im Feld E-Mail überprüft. Sollte dies leer sein, wird der Kunde/Interessent/Lieferant selber auf einen Eintrag im Feld E-Mail untersucht.
Kann im Beleg eingesehen werden, welche E-Mail Adresse hinterlegt ist?
Im Beleg kann eingesehen werden, an wen der Beleg per E-Mail versendet wird. Beim Hovern über den Abschnitt Belegadresse/E-Mail erscheint der grüne Stift zum Bearbeiten der Adressdaten.
Die E-Mail Adressen in den Feldern E-Mail, Cc und Bcc kommen aus den Stammdaten und werden bei Anlage des Belegs vorinitialisiert. Bei Bedarf können die E-Mail Adressen manuell überschrieben werden. Sollte es im Beleg eine abweichende Liefer- oder Rechnungsanschrift geben, kannst du auch dort abweichende E-Mail Adressaten hinterlegen.
Was passiert, wenn ich die E-Mail Adressen im Beleg manuell abändere?
Bei Anlage eines Belegs werden die E-Mail Adressen aus den Stammdaten gezogen. Änderst du diese jedoch manuell im Beleg ab, wird der Beleg an diese Adressen gesendet. Die manuell eingetragenen E-Mail Adressen werden auch in nachfolgende Belege vererbt.
Beispiel: Du legst ein Angebot an und änderst im Feld E-Mail die Mailadresse ab. Wenn du nun einen Auftrag aus dem Angebot erzeugst, wird die manuell geänderte E-Mail aus dem Feld in den Auftrag vererbt und nicht die E-Mail Adresse aus den Stammdaten genommen.