Es gibt mehrere Vorgehensweisen, wie Leistungsnachweise erstellt werden können. Im Folgenden werden die verschiedenen Möglichkeiten und Grundvoraussetzungen für die Erstellung eines Leistungsnachweises (LNW) beschrieben.
► Grundvoraussetzung für die Erstellung eines Leistungsnachweises
► Leistungsnachweises im Formulardesigner gestalten
Grundvoraussetzungen für die Erstellung eines Leistungsnachweises
- Grundsätzlich muss jede LNW-Position entweder mit einer Auftragsposition, einer Ticket-Aufgabe oder einer normalen Aufgabe verknüpft sein.
- Folgende Felder an einer Aufgabe müssen ausgefüllt sein, damit der Leistungsnachweis erstellt werden kann:
- Kunde: Kann am Ticket auch ein Interessent, Lieferant oder normaler Kontakt sein. In diesem Fall nicht nachweisbar
- Artikel: Kann über Auftragsposition auch nur die relevanten Informationen an der Position darstellen, ohne ein wirklicher Artikel sein zu müssen. In allen anderen Fällen muss es einen Artikel geben
- Unterscheidung Dienstleistungsartikel nach Fixpreis und Aufwand:
- Fixpreis:
- Buchungsberichte spielen keine Rolle, sie können vorhanden sein, müssen aber nicht vorhanden sein.
- Auftragsposition: Es wird beim Erstellen eines LNW immer die maximal mögliche Menge übernommen (Auftragsmenge – schon nachgewiesene Menge).
- Ticket-Aufgabe: Jede Aufgabe wird als Menge 1 gerechnet. Also wenn man einen LNW für ein Ticket erstellt, dann werden alle Fixpreis-Aufgaben (Fixpreis-Artikel an der Ticket-Aufgabe) gezählt, für die noch nicht Menge 1 in LNWs nachgewiesen wurde.
- Normale Aufgabe: Funktioniert im wesentlichen wie bei Tickets, mit dem Unterschied, dass hier von der Aufgabe direkt und nicht vom Ticket ausgegangen wird.
- Nach Aufwand:
- Hier zählen die Buchungsberichte.
- Es wird grundsätzlich nur die Menge der abrechenbaren Dauer der Buchungsberichte als Menge in den LNW übernommen. Jeder Buchungsbericht kann nur auf einem nicht stornierten LNW enthalten sein.
- Fixpreis:
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Ausgang für einen LNW ist also nie der Buchungsbericht, sondern entweder ein/mehrere Aufträge, ein/mehrere Tickets, ein/mehrere Aufgaben. |
Leistungsnachweis im Formulardesigner gestalten
Im Standard ist dein Formular für den Leistungsnachweis bereits in den Formulareinstellungen konfiguriert. Über Globale Einstellungen > Formularwesen > Formularkonfiguration kannst du den Leistungsnachweis deinen Bedürfnissen anpassen.
Leistungsnachweis erstellen
(1) im Projektauftrag
Wenn die Auftragsbestätigung erzeugt wurde, alle nötigen Zeiten gebucht sind und die weiteren Voraussetzungen erfüllt wurden, kannst du über den Workflow-Button im Projektauftrag einen Leistungsnachweis erstellen. Klicke hierzu auf “Leistungsnachweis erstellen”.
Im sich öffnenden Dialog kannst du einen Leistungszeitraum auswählen und es werden die relevanten Dienstleistungspositionen angezeigt. Bestätige mit dem “Übernehmen”-Button. Es wird ein neuer Tab “Leistungsnachweise” im Auftrag angelegt, unter dem die erzeugten Leistungsnachweise einsehbar sind.
(2) im Verkauf
Es ist auch möglich über VERKAUF > Leistungsnachweise > “+ Leistungsnachweis erzeugen” einen Leistungsnachweis zu erstellen. Es ist nach der Erstellung des Leistungsnachweises noch möglich, Mengen und Buchungsberichte anzupassen oder zu entfernen.
Der erstellt Leistungsnachweis besitzt in diesem Zustand keine Positionen. Es können Positionen über den Tab “Positionen” hinzugefügt werden. Für jede Position ist allerdings entweder eine Auftragsposition oder eine andere abrechenbare Aufgabe nötig. Welche Elemente nachgewiesen werden sollen, kann im Dialog ausgewählt werden.
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Ein Leistungsnachweis kann nicht gleichzeitig für mehrere Aufträge oder eine Mischung aus Auftrag und Tickets oder freien Aufgaben erstellt werden. |
(3) über die Tickets
Auch über die Ticketdetailseite oder die Ticketübersicht können Leistungsnachweise erstellt werden. Voraussetzung ist, dass die Buchungsberichte abrechenbar sind und die Checkbox “Time & Material (veraltet)” nicht gesetzt ist.
(4) über den Organizer
Für Aufgaben, die nicht an einen Auftrag gebunden sind oder für Tickets, lässt sich der Leistungsnachweis jeweils als Massenaktion oder Aktion auf der Detailseite erstellen. Gehe z.B. zu ORGANIZER > Aufgaben, wähle die benötigten Aufgaben aus und klicke oben auf den Button “Massenaktionen” und anschließend auf “Leistungsnachweise erstellen”.
In diesem Fall kann noch (analog für Tickets) unterschieden werden, ob einzelne Leistungsnachweise pro Aufgabe/Ticket angelegt oder ob diese für jeden Kunden zusammengefasst erstellt werden sollen.
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Wenn du Buchungsberichte von einem Leistungsnachweis entfernst oder hinzufügst, dann berechnet sich die Positionsmenge eventuell nicht neu. In diesem Fall ist der Leistungsnachweis erst abschließbar, wenn die Leistungsmenge über die Workflow-Aktion Leistungsmenge neu berechnen neu berechnet wurde. |