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Sammelrechnung Einkauf: Wie kann ich eine Rechnung für mehrere Bestellungen eines Lieferanten erfassen?

 

Nicht selten erhalten Sie von Ihrem Lieferanten eine Sammelrechnung über mehrere Bestellungen. Bei diesem Prozess unterstützt Sie weclapp und ermöglicht das Zusammenfassen mehrerer Bestellungen zu einer Sammelrechnung.

► Wie erstelle ich eine Sammelrechnung?
► Wieso erhalte ich beim Erstellen der Sammelrechnung einen Fehler?
► Wie kann ich einen Artikel, der in mehreren Bestellungen vorkommt, zu einer Rechnungsposition zusammenfassen?
► Wieso erhalte ich beim Zusammenfassen von Rechnungspositionen einen Fehler?
► Wie kann ich nachträglich weitere Bestellungen oder Wareneingänge des Lieferanten manuell zur Sammelrechnung hinzufügen?
► Wie kann ich nachträglich einzelne Bestell- oder Wareneingangspositionen des Lieferanten manuell zur Sammelrechnung hinzufügen?
► Wieso erhalte ich beim Hinzufügen von Bestell-/Lieferpositionen einen Fehler?
► Warum kann ich keine Sammelrechnung erstellen? 

Wie erstelle ich eine Sammelrechnung?

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Sammelrechnungen können unter Einkauf > Bestellungen per Massenaktion erstellt werden. Wählen Sie die Bestellungen auf der Bestellübersicht aus und bestätigen Sie mit Massenaktionen > Sammelrechnung erstellen. Alternativ kann die Sammelrechnung auch über die Wareneingänge erstellt werden (verfügbar mit Release 20.06.1)

Wenn Sie auf der Bestellübersicht über Massenaktionen > Sammelrechnung erstellen gehen, öffnet sich ein Fenster. Dort müssen Sie zunächst eine Bestellung als Hauptbestellung auswählen. Diese spielt nur bei der Erstellung der Sammelrechnung eine Rolle, da sie als Template für einige Daten in der Sammelrechnung (z.B. verantwortliche Person, Rechnungsadresse, etc.) herangezogen wird. Nach der Erstellung unterscheidet sich diese nicht von den anderen Bestellungen.

Wieso erhalte ich beim Erstellen der Sammelrechnung einen Fehler?

Voraussetzung für das Erstellen einer Sammelrechnung ist, dass die ausgewählten Bestellungen mindestens den Status “Vom Lieferant bestätigt” haben.

Sollte eine Bestellung wie in diesem Beispiel noch in Erfassung sein, erhalten Sie die folgende Fehlermeldung:

Gehen Sie zurück auf die Bestellübersicht oder in die betreffende Bestellung und ändern per Massenaktion oder per Workflow in der Bestellung den Status auf “Vom Lieferant bestätigt”. Nachdem Sie den Bestellstatus angepasst haben, können Sie die Sammelrechnung per Massenaktion auf der Bestellübersicht generieren.

Wie kann ich einen Artikel, der in mehreren Bestellungen vorkommt, zu einer Rechnungsposition zusammenfassen?

Sollte ein Artikel in mehreren Bestellungen vorkommen, wird zunächst für jede Bestellung eine separate Rechnungsposition erstellt. Sofern Ihr Lieferant den Artikel zu einer Rechnungsposition zusammengefasst hat, können Sie in der EK-Rechnung auf dem Tab Positionen die Bestellpositionen zu einer Rechnungsposition zusammenführen. 
Markieren Sie dazu die Positionen, die Sie zusammenfassen wollen und klicken auf den blauen Action Button “Positionen zusammenfassen”.
Beim Zusammenfassen wird die Menge der Positionen addiert und bei Bestell- und Wareneingangspositionen werden die jeweiligen Bestellungen verknüpft.


Die Positionsnummerierung passt sich beim Zusammenfassen der Rechnungspositionen nicht automatisch an. Wenn Sie die Positionen neu nummerieren möchten, klicken Sie auf den blauen Action Button “Positionsnummerierung” > Positionen neu nummerieren.


Details zu den einzelnen Bestellungen bzw. Wareneingängen erhalten Sie beim Klick auf das grüne Pluszeichen.

Wieso erhalte ich beim Zusammenfassen von Rechnungspositionen einen Fehler?

Es können nur Positionen mit dem gleichen Artikel zusammengefasst werden. Freitextpositionen, manuelle Positionen oder Positionen mit unterschiedlichen Artikeln können nicht zu einer Rechnungsposition zusammengefasst werden. Andernfalls erhalten Sie folgenden Fehler:

Wie kann ich nachträglich weitere Bestellungen oder Wareneingänge des Lieferanten manuell zur Sammelrechnung hinzufügen?

Über eine Workflow-Aktion können Sie der Sammelrechnung weitere Bestellungen oder Wareneingänge ohne Bezug des Lieferanten, die noch nicht mit der Sammelrechnung verknüpft sind, hinzufügen.

Klicken Sie dazu im Workflow auf “Bestellung oder Wareneingang hinzufügen”. Es öffnet sich ein Modal Panel, auf dem Sie die Bestellung oder Wareneingang auswählen können. Im Dropdown Menü werden nur Bestellungen oder Wareneingänge angezeigt, die noch nicht mit der Sammelrechnung verknüpft sind.

Die Positionen aus der ausgewählten Bestellung bzw. Wareneingang werden beim Klick auf Speichern & Schließen als Rechnungspositionen hinzugefügt.



Es können nur komplette Bestellungen oder Wareneingänge nachträglich zur Sammelrechnung hinzugefügt werden, die noch nicht verknüpft sind. Für den Fall, dass aus einer Bestellung bereits Positionen in der Sammelrechnung vorhanden sind, müssen die restlichen, fehlenden Positionen über den Tab Positionen über “Bestell- und Wareneingangspositionen hinzufügen” ergänzt werden.


Wie kann ich nachträglich einzelne Bestell- oder Wareneingangspositionen des Lieferanten manuell zur Sammelrechnung hinzufügen?

Wechseln Sie in der EK-Rechnung auf den Tab Positionen.  In der Spalte Bestell- und Wareneingangpositionen finden Sie ein grünes Pluszeichen, worüber Sie einzelne Bestell- und Wareneingangspositionen zur Sammelrechnung hinzufügen können.

Es öffnet sich ein Modal Panel auf dem Sie weitere Bestell- und Wareneingangspositionen ergänzen können. Klicken Sie dazu auf den grünen Button “Bestell- und Wareneingangspositionen hinzufügen”.
Wählen Sie im Dropdown Menü die gewünschte Bestellposition aus und fügen diese hinzu. Gehen Sie nur über die Spalte Lieferposition, wenn es sich um eine Position aus einem Wareneingang ohne Bezug handelt.
Die ausgewählte Bestell- oder Lieferposition wird bei der Rechnungsposition verknüpft. Siehe Spalte Bestell- und Wareneingangspositionen.

Wieso erhalte ich beim Hinzufügen von Bestell-/Lieferpositionen einen Fehler?

Fehler 1:

Wenn Sie beim Hinzufügen von Bestell-/Wareneingangspositionen folgenden Fehler erhalten, liegt es daran, dass Sie die Menge einer Bestell-/Lieferposition auf mehrere Zeilen aufgeteilt haben, diese jedoch in einer Zeile angeben müssen.

Im folgenden Beispiel wurde die Bestellposition aus Bestellung P1020 in zwei separaten Zeilen mit jeweils Menge 1 aufgeführt. Es handelt sich jedoch um eine Bestellposition, d.h die Menge sollte in einer Zeile angegeben werden.

Korrigieren Sie in diesem Fall die Eingabe. Löschen Sie alle überflüssigen Zeilen und geben die Bestellposition in nur einer Zeile mit der kumulierten Menge an.

Danach lässt sich die Eingabe ohne Fehler speichern und die Bestellposition wird verknüpft.

 

Fehler 2:

Sollten Sie beim Speichern der Bestell- und Lieferpositionen folgenden Fehler bekommen, haben Sie eine leere Zeile, in der keine Bestell- oder Lieferposition zugeordnet ist.

Bitte entfernen Sie die leere Zeile mit Klick auf das Mülltonnen-Symbol.

Danach können Sie die Bestell- und Lieferpositionen erfolgreich hinzufügen.

 

Warum kann ich keine Sammelrechnung erstellen?

Die Erstellung einer Sammelrechnung ist nicht möglich, wenn mindestens ein Wareneingang:
– den Status storniert hat oder
– alle Positionen bereits abgerechnet wurden oder
– ein nicht abrechenbarer Wareneingangstyp (z.B. Kompensationslieferung) gewählt wurde
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