Wie werden SEPA Mandate mit weclapp verwaltet?

SEPA Mandate werden über das Finanzmodul verwaltet und für die Erzeugung von SEPA-Lastschriftdateien über weclapp benötigt.

Vorbereitungen

(1) SEPA-Gläubigernummer

Hinterlege deine SEPA-Gläubigernummer in den Unternehmenseinstellungen (Mein weclapp > Unternehmensdaten)

(2) Zugeordnete Zahlungsart für die Lastschrift

Wähle die Zahlungsweise, die für Lastschriften genutzt werden soll. Gehe hierfür zu Globale Einstellungen > Finanzen > Allgemeine Einstellungen. Es werden alle Rechnungen mit dieser Zahlweise später selektiert und für die Erstellung von SEPA-Dateien berücksichtigt. Falls noch nicht geschehen, kannst du die Zahlungsart „Lastschrift“  unter Globale Einstellungen > Grundeinstellungen > Zahlungsart anlegen.

(3) Eigene Hausbank anlegen

Lege unter Globale Einstellungen > Finanzen > Hausbanken  deine Hausbank an. Diese wird beim Einzug als Kontoinformation an die Bank deines Kunden übermittelt.

Mandatsverwaltung

Mandat anlegen

Verwalte deine SEPA-Mandate über Globale Einstellungen > Finanzen > SEPA-Lastschrift-Mandate. Klicke auf +Neu.

In der Mandatsverwaltung kann auf den Inhalt der erstellten SEPA-Datei sowie die weiteren Stammdaten hinterlegt werden. Dort lege für jedes Mandat, welches du von deinem Kunden bekommst, einen Eintrag an.

• Kunde: Wähle den Kunden aus, für den das Mandat angelegt werden soll.
• Mandatsreferenz: Gib einen eindeutige Referenz an, die dem Kunden gegenüber klar darstellt, wofür dieser Einzug erfolgt (z.B. Hosting Gebühr Firma xyz).
• Beschreibung: Beschreibung des Mandats
• Art: Basis-Lastschrift oder Firmen-Lastschrift
• Häufigkeit: Wähle aus, ob das Mandat für einen einmaligen Einzug oder für eine wiederkehrenden Vorgang verwendet werden soll.
• Hausbank: Wähle deine Hausbank aus, auf das du den Betrag gutschreiben lassen möchtest.
• Unterschriftsdatum: Trage das Datum ein, ab wann dir der Kunde das Mandat erteilt hat.
• Bankkonto: Klicke auf das Plus Symbol, um eine neue Bank zum Kunden zu hinterlegen (die Bankdaten des Kunden) oder wähle  eine bereits bestehende aus.
• Erstlastschrift: Wenn du mit diesem Mandat bereits bei dem Kunden aus einem anderen System gearbeitet hast, dann entferne bitte das Häkchen. Ansonsten wird weclapp nach dem ersten Einzug dieses Häkchen automatisch entfernen.

• Damit die Lastschrift für eine Rechnung durchgeführt werden kann, muss für eine Rechnung zuvor immer ein offener Posten erstellt werden.
• Wenn der ausgewählte Kunde bereits weitere Mandate haben sollte, dann werden diese rechts in der Info Leiste nach der Auswahl des Kunden angezeigt.
• SEPA-Dateien werden für alle Rechnungsbelege erzeugt, die im Status abgeschlossen sind und die bei der Einrichtung der SEPA-Stammdaten hinterlegte Zahlungsart haben.
• Bereits erzeugte SEPA-Dateien werden nur dann wieder erzeugt, wenn du das explizit im Dialog forderst (Häcken bei Nur für neue erzeugen entfernen).
• Es gibt eine Spalte “Lastschrift erzeugt” bei den Rechnungen, die du einblenden kannst, um zu filtern, ob eine Rechnung bereits eingezogen wurde oder nicht.