Wenn du neben normalen Dienstleistungen auch andere Artikel über ein Ticket abrechnen möchtest, für die es keine Buchungsberichte gibt, dann funktioniert das so wie hier beschrieben.

Artikel zu Ticket hinzufügen

Im Dropdown “Abrechnung” eines Tickets gibt es den Knopf “Artikel hinzufügen”, über den beliebige Artikel zu einem Ticket hinzugefügt werden können.

Anschließend wird für das Ticket ein neuer Auftrag angelegt und mit dem Ticket verknüpft. Der neue Auftrag erhält alle Dienstleistungen, die bereits am Ticket geleistet wurden. Anschließend wird der ausgewählte Artikel als Position zum Auftrag hinzufügt.

Ist das Ticket bereits mit einem Auftrag verknüpft, wird jeder Artikel direkt als Position am Auftrag gespeichert. Du kannst auch direkt im Ticket die existierenden Auftragspositionen im Tab “Auftragspositionen” einsehen.

In diesem Fall waren bereits 3h auf Serverwartung am Ticket gebucht worden. Diese 3h wurden als Positionen am Auftrag hinzugefügt.

Wenn ein Ticket mit einem Auftrag im Status Offen verknüpft ist, kann über das Ticket schon vor der Auftragsbestätigung auf den am Auftrag befindlichen Dienstleistungen Zeit erfasst werden. Das ist direkt im Auftrag nur dann möglich, wenn die Option “Buchungen und Aufgabenstatusänderung vor Auftragsbestätigung erlauben” in den Verkaufseinstellungen gesetzt ist.

Wie kann ich das Ticket mit allen Artikeln einfach abrechnen?

Nachdem alle Artikel ausgeliefert und Dienstleistungen erbracht wurden, kann das Ticket ganz einfach abgerechnet werden. Hierfür gibt es im Dropdown “Abrechnung” den Knopf “Auftrag abwickeln”:

Mit dieser Aktion wird im Wesentlichen ein Auftrags-Komplettworkflow durchgeführt, also alle Positionen geliefert, nachgewiesen und die Rechnung dafür erstellt. Der Knopf ist nur einmal verwendbar, wenn anschließend weitere Artikel hinzugefügt würden, dann muss das manuell über den Auftrag abgerechnet werden. Für Dienstleistungen geht das problemlos über die bekannten Funktionen “Leistungsnachweis erstellen” und “Rechnung erzeugen (inkl. Leistungsnachweis)” aus dem Ticket heraus.

Das Ticket wird mit der Abrechnung nicht geschlossen, die Kundenkommunikation kann also einfach weitergeführt werden.

Warum kann ich den Knopf “Artikel hinzufügen” nicht sehen oder benutzen?

Nicht bei jedem Ticket können Artikel hinzugefügt werden:

• Wenn das Ticket nach “alter Logik” abgerechnet wird (also “Zeit & Material (veraltet)” gesetzt ist), dann kann das Ticket nicht mit einem Auftrag verknüpft werden.
• Wenn das Ticket keinem Kunden zugewiesen ist, dann hätte auch der verknüpfte Auftrag keinen Kunden. Weil Aufträge aber immer einen Kunden haben müssen, funktioniert in dem Fall der Knopf nicht.
• Wenn das Ticket bereits mit einem Auftrag verknüpft ist, aber der Auftrag nicht mehr im Status Offen ist, können natürlich keine weiteren Positionen mehr an den Auftrag hinzugefügt werden.
• Wenn Aufgaben am Ticket hängen, die keinen Artikel gesetzt haben. Diese würden in Dienstleistungspositionen am Auftrag überführt, was aber nicht geht, wenn nicht klar ist welcher Artikel hier gesetzt werden soll. Hinweis: Mit der Einstellung “Standardaufgabe zu Ticket anlegen” in den Helpdesk-Einstellungen kann festgelegt werden, dass keine Aufgabe direkt mit dem Ticket angelegt wird.