Was ist ZUGFeRD?
weclapp unterstützt den Import von Einkaufsrechnungen und Export von Verkaufsrechnungen im ZUGFeRD-Format. ZUGFeRD ist ein Datenformat für elektronische Rechnungen und bietet die Möglichkeit eine xml-Rechnung in eine PDF-Rechnung einzubetten. Vorteil ist, dass Einkaufsrechnungen nicht mehr manuell erfasst werden müssen.
Welche ZUGFeRD-Version wird von weclapp unterstützt?
weclapp erstellt Ausgangsrechnungen im sogeannten “EN16931 Comfort” Profil.
Dabei wird die ZUGFeRD-Spezifikation der Version 2.3.1 berücksichtigt.
Beim Import von Rechnungen wird die ZUGFeRD-Version 2.x mit folgenden Profilen unterstützt:
- EN16931 Comfort
- EXTENDED
- Basic
- Basic-WL
- XRechnung
ZUGFeRD vs. XRechnung
Sowohl bei der XRechnung als auch bei ZUGFeRD (Akronym für “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”) handelt es sich um elektronische Rechnungsstandards in Deutschland. Anders als die XRechnung ist ZUGFeRD ein hybrides Dateiformat. Dieses enthält neben einem maschinenlesbaren XML-Datensatz auch eine PDF-Datei, die eine manuelle oder technische Verarbeitung erfordert.
Firmen, die das Rechnungsformat ZUGFeRD in der neuesten Version einsetzen, können mit dem enthaltenen XRechnungs-Profil auch reine XML-Rechnungen erzeugen und somit beide Standards für die Rechnungserstellung nutzen.
Unsere Cloud ERP Software weclapp unterstützt selbstverständlich ZUGFeRD und auch das Format XRechnung. Die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bei Versand und Archivierung der Rechnungen sowie der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) bei deren Aufbewahrung ist mit weclapp ebenfalls gewährleistet.
Ab 01.01.2025 wird der Empfang von E-Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend. Hierfür bietet sich insbesondere das ZUGFeRD-Format an, da hier keine Leitweg-ID erforderlich ist. Weiteres zu ZUGFeRD kannst du hier nachlesen.
Für den B2G-Bereich ist das XRechnung-Format vorgesehen. In diesem Fall benötigt man eine Leitweg-ID. Näheres zur XRechnung erfährst du hier. Schau dir auch gerne unsere FAQ dazu an: XRechnungen – Wie werden sie erstellt und was ist zu beachten?
ZUGFeRD-Daten Mengeneinheits-Codes hinterlegen
Unter Grundeinstellungen > Grundeinheiten > ZUGFeRD-Daten Mengeneinheits-Code kannst du die hinterlegten Codes prüfen. Wenn du Einheiten selbst angelegt hast, musst du die ZUGFeRD-Daten Mengeneinheits-Codes manuell pflegen.
Hier eine Liste mit den gängigsten Einheiten-Kürzeln:
- Stück: H87
- Stunde: HUR
- Kilogramm: KGM
- Gramm: GRM
- Liter: LTR
Eine vollständige Liste kann bei ZUGFeRD heruntergeladen werden. Die neueste Version findest du hier.
ZUGFeRD-Einstellungen prüfen
Gehe zu Import/Export > XML-Einstellungen > ZUGFeRD-Einstellungen. Hier kannst du weitere Optionen vornehmen.
Einkaufsrechnungen im ZUGFeRD-Format importieren
Standardmäßig ist der Import von E-Rechnungen im Bereich Einkauf aktiviert. Unter Einkauf > Rechnungen/Gutschriften findest du den Button “E-Rechnung hochladen”. Hierüber kannst du sowohl EK-Rechnungen als auch Gutschriften im ZUGFeRD als auch im XRechnung-Format hochladen. Aktuell werden hier nur Standardrechnungen und Gutschriften ohne Bestellbezug angelegt.
Wenn du EK-Rechnungen zu Bestellungen im ZUGFeRD-Format importieren möchtest, musst du für den Einkauf noch die Optionale Workflowaktion für Bestellungen aktiviert werden. Gehe zu Globale Einstellungen > Verkauf & Einkauf > Workflow-Aktionen >Optionale Workflow-Aktionen in Bestellung > E-Rechnung für Bestellungen importieren.
Für die Zukunft ist die automatische Bestellzuordnung beim Import über den globalen Button “E-Rechnung hochladen” geplant. Die Umsetzung erfährst du über den Changelog.
Sofern die optionale Workflow-Aktion E-Rechnung für Bestellungen importieren für Bestellungen aktiviert ist, können ZUGFeRD-Rechnungen auch direkt in der Bestellung hochgeladen werden und der Workflow-Button ist sichtbar.
Aktuell können keine multiplen Auf- und Abschläge importiert werden.
Verkaufsrechnungen im ZUGFeRD-Format erstellen
Um ZUGFeRD für Verkaufsrechnungen zu aktivieren, gehe in die Globalen Einstellungen > Verkauf & Einkauf > Verkauf > Rechnungen. Aktiviere die Option “ZUGFeRD-Daten immer zu PDF-Rechnungsdokumenten hinzufügen“. Ist diese Option aktiviert, wird an jedes Rechnungsdokument die Metadaten von ZUGFeRD angehangen. Dies beeinflusst nicht die Darstellung der PDF Rechnungsdokumente.
