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Was ist ZUGFeRD und wie können Rechnungen im ZUGFeRD-Format erstellt und importiert werden?

Was ist ZUGFeRD?

weclapp unterstützt den Import von Einkaufsrechnungen und Export von Verkaufsrechnungen im ZUGFeRD-Format. ZUGFeRD ist ein Datenformat für elektronische Rechnungen und bietet die Möglichkeit eine xml-Rechnung in eine PDF-Rechnung einzubetten. Vorteil ist, dass Einkaufsrechnungen nicht mehr manuell erfasst werden müssen. Weiteres zu ZUGFeRD können Sie hier nachlesen.

Für die hinterlegten Einheiten in der XML-Datei werden folgende Kürzel verwendet:

  • Liter: LTR
  • Kilogramm: KGM
  • Gramm: GRM
  • Stück: H87

Einstellungen

ZUGFeRD für Einkaufsrechnungen

Um ZUGFeRD für Einkaufsrechnungen zu aktivieren, gehen Sie in die Globalen Einstellungen  unter Verkauf & Einkauf > Einkauf > Rechnungen.  Aktivieren Sie die Option “ZUGFeRD für Rechnungen aktivieren” . Diese Option bestimmt, ob die Dialoge zur Einkaufsrechnungserfassung um die Import-Option von ZUGFeRD-Metadaten erweitert werden.

Zusätzlich muss für den Einkauf noch die Optionale Workflowaktion für Bestellungen aktiviert werden, siehe Globale Einstellungen > Verkauf & Einkauf > Workflow-Aktionen >Optionale Workflow-Aktionen in Bestellung > ZUGFeRD Einkaufsrechnung importieren

ZUGFeRD für Verkaufsrechnungen

Um ZUGFeRD für Verkaufsrechnungen zu aktivieren, gehen Sie in die Globale Einstellungen > Verkauf & Einkauf > Verkauf > Rechnungen.  Aktivieren Sie die Option ZUGFeRD-Daten immer zu PDF-Rechnungsdokumenten hinzufügen. Ist diese Option aktiviert, wird an jedes Rechnungsdokument die Metadaten von ZUGFeRD angehangen. Dies beeinflusst nicht die Darstellung der PDF Rechnungsdokumente.


ZUGFeRD 2.0 ist eine neuere Version von ZUGFeRD, die optional aktiviert werden kann.  Bitte beachten Sie, dass u.U. andere Systeme ZUGFeRD 2.0 nicht unterstützen und Schwierigkeiten beim Import Ihrer Verkaufsrechnung haben könnten.


ZUGFeRD Einkaufsrechnung importieren

Einkaufsrechnung ohne Bestellbezug

Unter Einkauf > Rechnungen/Gutschriften > Neu können Sie Einkaufsrechnungen ohne Bestellbezug oder mit Bestellbezug anlegen. Über das ZUGFerd Format können Sie die Rechnung importieren, ohne die Positionen manuell anzulegen. Wählen Sie in der Eingabemaske ZUGFeRD-Import aus.

Befüllen Sie zusätzlich den Lieferanten und bestätigen Ihre Eingabe mit “Speichern”.

ZUGFeRD Rechnung mit Bestellbezug

Mit der optionalen Workflow-Aktion können ZUGFeRD-Rechnungen auch direkt in der Bestellung hochgeladen werden.

Prüfen Sie die Eingabefelder, wählen das Dokument aus und bestätigen Sie mit “Speichern”.

 



Aktuell können keine multiplen Auf- und Abschläge importiert werden.


 

XRechnung vs. ZUGFeRD

Sowohl bei der XRechnung als auch bei ZUGFeRD (Akronym für “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”) handelt es sich um elektronische Rechnungsstandards in Deutschland. Anders als die XRechnung ist ZUGFeRD ein hybrides Dateiformat. Dieses enthält neben einem maschinenlesbaren XML-Datensatz auch eine PDF-Datei, die eine manuelle oder technische Verarbeitung erfordert.

Firmen, die das Rechnungsformat ZUGFeRD in der neuesten Version 2.1.1 einsetzen, können mit dem enthaltenen XRechnungs-Profil auch reine XML-Rechnungen erzeugen und somit beide Standards für die Rechnungserstellung nutzen. Unsere Cloud ERP Software weclapp unterstützt selbstverständlich ZUGFeRD und damit auch das Format XRechnung. Die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bei Versand und Archivierung der Rechnungen sowie der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) bei deren Aufbewahrung ist mit weclapp ebenfalls gewährleistet.

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