Was ändert sich durch das Steuermatrix Release und was muss ich tun, um die neue Steuermatrix zu nutzen?

Die neue, verbesserte Steuermatrix bietet euch einige Komfortfunktionen, so dass ihr eure Steuerregeln einfacher und schneller konfigurieren könnt. Zudem könnt ihr über zusätzliche Parameter eure Steuerregeln feingranularer einstellen und weitere buchhalterische Sachverhalte abbilden. Diese Funktion steht euch ab Release 23.01.1 am 12.01.2023 zur Verfügung.

Wichtig: Beim Release der neuen Steuermatrix übernehmen wir eure bereits konfigurierten Steuern und Steuerregeln 1:1 und nehmen KEINE Änderungen daran vor. Aufgrund der anpassten Suchlogik kann es jedoch in manchen Konstellationen vorkommen, dass keine Steuer mehr gefunden wird.

Wenn ihr die neuen Funktionen wie z.B. den Parameter “Gilt nur für Kunden mit USt-ID” oder “Artikelkennzeichen” für die Unterscheidung von z.B. Waren und Dienstleistungen nutzen wollt, lest euch bitte diese Anleitung genau durch und befolgt die jeweiligen Schritte. Unsere Kollegen im Support stehen euch bei Fragen gerne zur Verfügung.

Was passiert beim Steuermatrix-Release und was ändert sich für mich?

Verbesserte Suchlogik und höhere Gewichtung des Parameters Land: bisher hatten die Parameter in den Steuerregeln keinerlei Gewichtung, weshalb es häufiger zu Überschneidungen bei Steuerregeln kam, wenn es bspw. 2 verschiedene Regeln gab, bei denen die gleiche Anzahl an Parametern übereinstimmte. Ab jetzt hat das Land eine höhere Gewichtung, d.h. es wird nur nach passenden Steuerregeln für das jeweilige Land geschaut. So konkurrieren Steuerregeln, in denen das Empfängerland leer ist, nicht mehr mit Steuerregeln für ein spezifisches Empfängerland.
- Hinweis: Aufgrund der angepassten und präziseren Suchlogik werden die Steuerregeln für Inland, EU und Drittland nun gesondert betrachtet. Es kann daher in einigen Systemen die Meldung “Für die Position fehlt in der Tabelle mit Steuerregeln ein passender Steuersatz. Prüfe die Steuerregeln oder gib den Steuersatz manuell ein.” oder “Steuer nicht überall gesetzt” kommen, wenn es unvollständige Steuerregeln gibt. Für manuelle Positionen ohne Artikel benötigt man immer eine Steuerregel mit Steuersatz leer. Wir empfehlen in diesem Fall, die Steuerregeln, wie weiter unten beschreiben, zurückzusetzen, damit alle Steuerregeln vollständig im System sind.
Fehlende Steuerregeln bei Dropshipping automatisch angelegt: bisher war es so, dass beim Starten eines Dropshippings aus einem Auftrag die Fehlermeldung “Keine Vorsteuern für Empfängerland X konfiguriert” angezeigt wurde, wenn für das Empfängerland des Kunden noch keine Steuerregeln konfiguriert waren. Nun werden die fehlenden Einkauf Vorsteuer-Regeln automatisch im Hintergrund angelegt, sofern für das Land Steuerregeln im System vorhanden sind. Sollte es für das Empfängerland im Steuerregel-Wizard keine Steuerregeln geben (z.B. Costa Rica), wird weiterhin die Fehlermeldung mit den fehlenden Vorsteuern angezeigt. In diesen Ausnahmefällen sind die Einkauf Steuerregeln manuell für das Empfängerland anzulegen.
Steuerregeln für ausländische Lagerstandorte automatisch konfiguriert: bisher musste man beim Anlegen eines ausländischen Lagers die Verkauf- und Einkauf-Steuerregeln für dieses Absender- bzw. Empfängerland manuell über den Steuerregel-Wizard generieren lassen. Ansonsten hat man bspw. bei Auswahl des Lagers im Auftrag eine Fehlermeldung bekommen, dass die Steuer nicht überall ausgewählt ist, weil keine Steuerregeln vorhanden waren. Ab sofort wird bei Neuanlage eines Lagers unter Grundeinstellungen > Lager bei Auswahl eines anderen Landes automatisch im Hintergrund die Verkauf- und Einkauf-Steuerregeln konfiguriert. Sollte es für das Land im Steuerregel-Wizard keine Steuerregeln geben (z.B. Costa Rica), sind diese manuell unter Grundeinstellungen > Steuern anzulegen, da ansonsten im Auftrag keine Steuer für das Lager-Land gefunden werden kann.
Vergabe eines eindeutigen Tax keys: mit dem Release bekommen alle vom System angelegten Steuern einen eindeutigen Tax key. In diesem Tax key stecken Informationen über das Land (z.B. Deutschland), den Steuersatz (normal, ermäßigt etc.), den Steuertyp (Mehrwertsteuer, Vorsteuer etc.) und den Wert (z.B. 19%). Darüber hinaus können zusätzliche Informationen wie der Gültigkeitszeitraum (relevant im Rahmen der temporären MwSt-Senkung) enthalten sein. Außerdem enthält der Tax key buchhaltungsrelevante Informationen, die beim Initialisieren der Buchhaltung die Steuer- und Buchungskonten an der entsprechenden Steuer in der Kontenzuordnung hinterlegt. Beim Zurücksetzen oder Konfigurieren von Steuerregeln werden nur Steuern mit einem Tax key verwendet. Sofern die Steuer mit entsprechendem Tax key im System noch nicht vorhanden ist, wird diese beim Zurücksetzen oder Konfigurieren von Steuerregeln neu angelegt.
- Mit dem Release werden wir an vorhandenen Steuern Tax keys setzen, sofern diese sich anhand des Buchungskontos, des Namens oder der Verwendung in den Steuerregeln eindeutig zuordnen lassen. Steuern, die nicht eindeutig einem Tax key zugeordnet werden können, erhalten keinen. Dabei handelt es sich in der Regel um manuell angelegte oder manuell geänderte Steuern, die in unseren Standardkonfigurationen so nicht vorkommen.
- Wenn eine Steuer keinen Tax key hat, hat dies erst einmal KEINE Auswirkungen. Relevant wird der Tax key nur, wenn man die Steuerregeln zurücksetzt oder neue konfiguriert oder die Buchhaltung einrichtet. Hierbei werden nur die Steuern mit Tax key berücksichtigt.
- Die Zuordnung der Tax keys kann in der gleichnamigen Spalte “Tax key”, welche man sich unter Grundeinstellungen > Steuern einblenden lassen kann, überprüft werden.

Was muss ich tun, um die verbesserte Steuermatrix zu nutzen und im Standard den neuen Parameter “Gilt nur für Kunden mit USt-ID” zu haben? Wie kann ich den neuen Parameter “Artikelkennzeichen” nutzen, wenn ich bspw. Waren und Dienstleistungen verkaufe?

Grundsätzlich sind die Standard-Steuerregeln in weclapp auf Lieferungen von Waren ausgelegt und gehen davon aus, dass die EU-Lieferschwelle nicht überschritten ist (Fall 1). Bei Überschreitung der Lieferschwelle (Fernverkauf/OSS) sollten für alle EU-Länder die jeweils landesspezifischen Steuern im System vorhanden sein . Wie ihr das bequem konfiguriert, erfahrt ihr unter Fall 2. Solltet ihr Waren und Dienstleistungen verkaufen, lest euch Fall 3 durch, wie ihr mit Hilfe des neuen Parameters “Artikelkennzeichen” diese Unterscheidung in den Steuerregeln vornehmen könnt. Falls ihr nur Dienstleistungen anbietet, schaut euch Fall 4 an, wie ihr unseren Default anpassen könnt, damit im Standard die richtigen Steuersätze gesetzt werden. Solltet ihr darüber hinaus noch weitere Fälle haben, die sich im Standard nicht abbilden lassen, geht zu Fall 5 Sonderfälle. Am Ende dieses Abschnitts findet ihr noch Hinweise zu Shops und unsere Empfehlungen.

Wichtige Hinweise zu den neuen Parametern

Gilt nur für Kunden mit USt-ID: es wird nicht nach Gültigkeit der USt-ID, sondern nach Vorhandensein im Beleg geprüft. Die Prüfung nach Gültigkeit der USt-ID ist vom User sicherzustellen. weclapp unterstützt euch jedoch bei der Prüfung der USt-ID und zeigt euch im Bereich CRM und im Beleg an, wann die letzte USt-ID-Nummer-Prüfung stattgefunden hat und wie das Ergebnis der Prüfung ausgefallen ist.
Artikelkennzeichen: für die Anwendung der Steuerregel ist nicht der Artikeltyp entscheidend, sondern das Artikelkennzeichen, welches dem Artikel explizit zugeordnet sein muss.

Fall 1: Lieferung von Waren: Lieferschwelle nicht überschritten (Standard)

Klicke auf Steuerregeln zurücksetzen. Hier startest du mit dem Update deiner Steuerregeln. Der Button allein setzt noch nichts zurück. Im ersten Schritt stellst du erst einmal deine neue Steuermatrix ein.

Kleiner Tipp: Falls du dir unsicher bist, exportiere vor dem Zurücksetzen deine Liste mit Steuern sowie Verkauf und Einkauf Steuerregeln als csv. So kannst du deinen alten Stand anhand der csv-Dateien auch wieder manuell herstellen.

Standard-Land: Zunächst wählst du dein Standard-Land (z.B. Deutschland) aus.
Steuerabgabe Drittland: Diese Option bestimmt, ob es sich um eine steuerfreie Ausfuhr handelt (Steuerfrei Drittland) oder ob bei einem Verkauf an einen Kunden aus einem Drittland die Ware versteuert wird (Mehrwertsteuer im Absenderland).
- Die 1. Option ist im Versandfall zu wählen, d.h. wenn ich Waren von meinem Standardland (z.B. Deutschland) in Drittländer (wie Schweiz) verschicke. Hinweis: In diesem Fall muss sich der Anwender um die entsprechenden Nachweise selbst kümmern, dass die Fracht wirklich ins Drittland gelangt ist (z.B. Trackingnummer oder CMR-Frachtpapiere).
- Die 2. Option ist für den Abholfall zu wählen, wenn bspw. Schweizer Kunden in einem deutschen Geschäft vor Ort etwas abholen und kaufen. In diesem Fall wird bei einem Verkauf an einen Kunden aus einem Drittland die Ware mit der Mehrwertsteuer im Absenderland versteuert.
Steuerregeln für ausländische Lagerstandorte einrichten: Bei Auswahl werden die Steuerregeln für jedes Lager-Land konfiguriert, wenn man die Steuerregeln zurücksetzt. Sofern man im Ausland ein Lager hat, ist es erforderlich, sich in diesem Land steuerlich zu registrieren. Es werden die jeweils landesspezifischen Steuern und Steuerregeln für dieses Land hinzugefügt.
Umsatzschwelle für EU Privatkunden (Fernverkauf/OSS) erreicht: diese Option ist im Standard nicht aktiv. Sofern du die Lieferschwelle überschritten hast, gehe weiter zu Fall 2.

Mit einem Klick auf OK setzt du die Steuerregeln zurück. Du löschst die bestehenden Steuerregeln und ungenutzte Steuern. Neue Steuern und Steuerregeln werden entsprechend deiner Einstellungen angelegt.

Fall 2: Lieferung von Waren: EU-Lieferschwelle überschritten

Solltest du die Lieferschwelle überschritten haben, wähle zusätzlich die Checkbox “Umsatzschwelle für EU Privatkunden (Fernverkauf/OSS) erreicht” auf dem Steuerregel zurücksetzen Dialog aus. Darüber werden für alle EU-Länder die jeweiligen Steuern hinzugefügt und die entsprechenden Steuerregeln mit einem Klick konfiguriert.

Solltest du die Buchhaltung in weclapp nutzen, sind neben den Steuerregeln auch noch Anpassungen in der Buchhaltung vorzunehmen. Ausführliche Informationen dazu erhältst du in diesem FAQ: Was ist im Rahmen der Onlinehandel Umsatzsteuerreform zum 01.07.2021 zu beachten?

Fall 3: Lieferung von Waren und Dienstleistungen

Vorgehensweise zunächst wie unter Fall 1 beschrieben. Nach Zurücksetzung der Steuerregeln ist es erforderlich, die Steuerregeln für Dienstleistungen mit Hilfe des Parameters “Artikelkennzeichen” manuell anzulegen.

Artikelkennzeichen anlegen: Zunächst muss dazu ein Artikelkennzeichen z.B. “Service” unter Globale Einstellungen > Finanzen angelegt werden.
Artikelkennzeichnen Artikeln zuordnen: Gehe danach zur Artikelübersicht und filtere nach deinen Artikeln, für die die Dienstleistungs-Steuern verwendet werden sollen. Das angelegte Artikelkennzeichen kann den ausgewählten Artikeln per Massenaktion zugeordnet werden.
Verkauf Steuerregeln für “Dienstleistungs-Steuern” manuell anlegen: Am einfachsten ist es, wenn du alle vorhandenen Verkauf Steuerregeln für die Steuer [0,00 %] DE Steuerfreie EG-Warenlieferung (VK) – DE_ADD_TAX_FREE_EU, welche für Waren vorgesehen sind, kopierst. Nutze dazu das Kopieren Icon vor der jeweiligen Steuerregel. Auf dem Steuerregel bearbeiten Dialog setzt du das Artikelkennzeichen z.B. “Service” und änderst den Steuersatz auf den “Dienstleistungs-Steuersatz” z.B. [0,00 %] DE EU Reverse Charge Verfahren (VK) – DE_ADD_TAX_FREE_EU_SERVICES

Hier findest du ein Muster, wie deine Verkauf Steuerregeln für den Fall Verkauf von Waren und Dienstleistungen aussehen sollte.

Hinweis: Es handelt sich hier um einen Vorschlag. Sonderfälle werden hier nicht berücksichtigt. Bitte immer Rücksprache mit dem Steuerberater halten und auch die entsprechenden Konten unter Finanzen > Kontenzuordnung prüfen, sodass die Geschäftsvorfälle auch korrekt verbucht und exportiert werden.

Einkauf Steuerregeln für “Dienstleistungs-Steuern” manuell anlegen: analog zu den Verkauf Steuerregeln solltest du auch deine Einkauf Steuerregeln anpassen. Kopiere auch hier alle vorhandenen Einkauf Steuerregeln z.B. [19,00 %] DE Innergemeinschaftlicher Erwerb (EK) – DE_IN_REV_STANDARD_EU oder [7,00 %] DE Innergemeinschaftlicher Erwerb (EK) ermäßigt – DE_IN_REV_REDUCED_EU, welche für den Einkauf Waren vorgesehen sind. Nutze dazu das Kopieren Icon vor der jeweiligen Steuerregel. Auf dem Steuerregel bearbeiten Dialog setzt du das Artikelkennzeichen z.B. “Service” und änderst den Steuersatz auf den “Dienstleistungs-Steuersatz” z.B. [19,00 %] DE EU Übertragene Steuerschuld (EK) – DE_IN_REV_STANDARD_EU_SERVICE bzw. [7,00 %] DE EU Übertragene Steuerschuld (EK) ermäßigt – DE_IN_REV_REDUCED_EU_SERVICE.

Hier findest du eine Vorlage, wie deine Einkauf Steuerregeln für den Fall Einkauf von Waren und Dienstleistungen aussehen sollte.

Fall 4: nur Dienstleistungen

Vorgehensweise zunächst wie unter Fall 1 beschrieben. Wenn du nur Dienstleistungen und keine Waren verkaufst oder einkaufst, benötigst du kein Artikelkennzeichen wie unter Fall 3 beschrieben.

Verkauf Steuerregeln manuell auf “Dienstleistungs-Steuersatz” ändern: In diesem Fall reicht es aus, wenn du alle vorhandenen Verkauf Steuerregeln für die Steuer [0,00 %] DE Steuerfreie EG-Warenlieferung (VK) – DE_ADD_TAX_FREE_EU, welche für Waren vorgesehen sind, auf den “Dienstleistungs-Steuersatz” z.B. [0,00 %] DE EU Reverse Charge Verfahren (VK) – DE_ADD_TAX_FREE_EU_SERVICES setzt. Öffne dazu die jeweilige Steuerregel über das Bleistift Icon und ändere die Steuer entsprechend ab.

Einkauf Steuerregeln manuell auf “Dienstleistungs-Steuersatz” ändern: analog zu den Verkauf Steuerregeln solltest du auch deine Einkauf Steuerregeln anpassen. Ändere in allen vorhandenen Einkauf Steuerregeln z.B. [19,00 %] DE Innergemeinschaftlicher Erwerb (EK) – DE_IN_REV_STANDARD_EU oder [7,00 %] DE Innergemeinschaftlicher Erwerb (EK) ermäßigt – DE_IN_REV_REDUCED_EU, welche für den Einkauf Waren vorgesehen sind, den Steuersatz. Gehe über das Bleistift Icon vor der jeweiligen Steuerregel. Auf dem Steuerregel bearbeiten Dialog setzt du den Steuersatz auf den “Dienstleistungs-Steuersatz” z.B. [19,00 %] DE EU Übertragene Steuerschuld (EK) – DE_IN_REV_STANDARD_EU_SERVICE bzw. [7,00 %] DE EU Übertragene Steuerschuld (EK) ermäßigt – DE_IN_REV_REDUCED_EU_SERVICE.

Fall 5: Sonderfälle

Wir beschreiben hier nur die häufigsten vier Fälle. Es gibt darüber hinaus noch diverse Sonderfälle, die ihr in der Regel über zusätzliche Parameter wie Artikel- oder Personenkennzeichen sowie Person/Firma abbilden könnt.

Hinweise Shops

Für E-Commerce greift für Drittländer nicht die Standard-Regel mit Empfängerland leer. Hier müsste eine neue Steuerregel mit dem jeweiligen Empfängerland z.B. Schweiz ergänzt werden. Eine weitere Option und Erleichterung ist hier in Planung.
- Mit Release 23.04.1 kann man im Tab Aufträge der Shop Schnittstellen die Option “Standardregel für Drittland verwenden” aktiviert werden. Diese sorgt dafür, dass die vorgesehene Standard-Steuerregel für das Drittland verwendet wird, sodass nicht für jedes Drittland eine weitere Regel notwendig ist.
Shopify liefert aktuell keine USt-ID. Die USt-ID muss in diesem Fall manuell in weclapp gepflegt werden, damit die Steuerregeln korrekt angewendet werden.
- Mit Release 23.03.1 wurde im Tab Kundenfelder der Shopify Schnittstelle das weclapp Standard Feld “Ust.-ID” in die Zuordnungstabelle mit aufgenommen. Dadurch haben Shopify Händler die Möglichkeit, die individuelle Feldbezeichnung aus ihrem Shop zu verwenden, um so die Ust-ID zu weclapp zu übertragen. Im Standard bietet der Shopify Shop derzeit kein derartiges Feld an.

Unsere Empfehlungen

Wir empfehlen, neue Verkauf und Einkauf Steuerregeln über die jeweiligen Buttons hinzuzufügen.
Sollte ein Land nicht im Steuer-Wizard vorkommen, sind die Steuern und Steuerregeln für dieses Land manuell anzulegen.
Bei manuellen Eingriffen, um Sonderfälle abzubilden, sollten die Steuerregeln so präzise wie möglich angelegt werden, um Überschneidungen zu vermeiden.
Es ist auch immer erforderlich, dass ihr eine Steuerregel anlegt, in der das Feld Steuersatz leer ist, ansonsten kann für manuelle Positionen ohne Artikel keine Steuerregel gefunden werden. Manuelle Positionen ohne Artikel haben keinen Steuersatz.
Am besten eignet sich die Vorgehensweise mit dem Kopieren bestehender Standard-Steuerregeln und hinzufügen weiterer Parameter, damit auch alle möglichen Konstellationen berücksichtigt werden.
Stimme dich grundsätzlich mit deinem Steuerberater ab, ob es Sonderfälle zu beachten gibt. Kleiner Tipp: die Steuerregeln lassen sich als csv exportieren und können dem Steuerberater zur Prüfung vorgelegt werden.
Sofern die Buchhaltung in weclapp eingerichtet ist, sollte auch immer die Einstellungen > Finanzen > Kontenzuordnung geprüft werden, damit der Erlös bzw. Aufwand sowie die dazugehörigen Steuern auf die richtigen Buchungskonten gebucht werden.