In einem Auftrag mit Abschlagszahlungen können geplante Abschlagszahlungen hinterlegt werden. Die Option ist nur Möglich, wenn die Auftragsart Abschlagszahlung ausgewählt ist.
Auftrag mit Abschlagszahlung erstellen
Um einen Auftrag mit Abschlagszahlung zu erstellen und diese Abschläge zu verrechnen, gehen bitte wie folgt vor:
- Gehe zu VERKAUF > Aufträge und erstelle einen neuen Auftrag mit der Auftragsart “Abschlagszahlung”. In einem bestehenden Auftrag kann im Abschnitt Auftragsdetails die Auftragsart “Abschlagszahlung” unter bestimmten Voraussetzungen noch angepasst werden.
- Im Auftrag im Tab “Abschlagszahlungen” kannst du einzelne Abschlagsbeträge hinzufügen, entweder prozentual oder absolut.
- Füge nun über “Neue Abschlagszahlung” die gewünschte Anzahl an Abschlägen ein. Die letzte Abschlagsposition errechnet immer den fehlenden Wert, um die Summe des kompletten Auftrages zu erreichen. Daher ist eine Änderung der Werte in der letzten Position nicht möglich.
- Anhand des blauen Buttons “Abschlagsbeträge in Prozent” kannst du festlegen, ob der Wert in Prozent oder als Betrag eingeben wird. Für die jeweils andere Spalte wird die Eingabemöglichkeit deaktiviert:
- Erstelle nun wie gewohnt die Auftragsdokumente über Workflow > Auftragsbestätigung erzeugen
Der letzte Abschlag ist immer die Schlussrechnung/Schlusszahlung.
Abschläge in Rechnung stellen
Um die einzelnen Abschläge und die Schlussrechnung abzurechnen, gehe bitte wie folgt vor:
- Öffne den entsprechenden Auftrag.
- Über den Workflow > Abschlagsrechnung erstellen wird eine Abschlagsrechnung erstellt.
- Über den Workflow > Rechnungsdokumente erzeugen und anschließend Offenen Posten erzeugen werden die nächsten Schritte wie gewohnt durchgeführt.
- Die nächste Abschlagsrechnung kannst du erst erstellen, wenn für die vorangegangene Abschlagsrechnung ein offener Posten erzeugt wurde.
Hinweis: Die Abschlagsrechnung muss noch nicht als bezahlt markiert sein. - Wiederhole die Schritte über den Workflow solange, bis nur noch die letzte Abschlagszahlung aussteht. Dann erscheint im Workflow die Option Schlussrechnung erstellen
- Die Schlussrechnung wird auch als solche deklariert und der Auftrag danach abgeschlossen
Um die Schlussrechnung zu erstellen, müssen alle Positionen geliefert sein.
Formulare
Für Abschlagsaufträge gibt es unter Globale Einstellungen > Formularwesen > Formularkonfiguration in dem Tab Rechnungen besondere Optionen:
Abschnitt Logo & Design:
- “Zahlungsaufstellung der Schlussrechnung auf neuer Seite drucken”
Diese Option sorgt dafür, dass die Tabelle mit den bereits in Rechnung gestellten Anzahlungen/Abschlägen auf einer neuen Seite gedruckt wird. Ist diese Einstellung nicht aktiv, wird die Tabelle direkt unterhalb der Positionstabelle angedruckt. - “Fälligkeitsdatum der Abschlagszahlung und Anzahlung in Zahlungstabelle drucken”
Diese Option bezieht sich nur auf die Auflistung der geleisteten Anzahlungen/Abschläge auf der Schlussrechnung und bezweckt, dass das Fälligkeitsdatum mit gedruckt wird.
Abschnitt Positionstabelle
- “Geleistete Zahlungen auf Abschlagsrechnungen drucken”
Ist diese Option aktiv, wird auf Abschlagsrechnungen unterhalb der Positionstabelle eine zusätzliche Tabelle mit allen bisherigen gezahlten Abschlägen angedruckt.
- “Auftragspositionen auf Abschlagsrechnungen drucken”
Wenn diese Option aktiviert ist, werden die Auftragspositionen auf der Abschlagsrechnung gedruckt. Dies sieht dann wie folgt aus:
Weiterführende Links
Wie erstelle ich eine Gutschrift für eine Abschlagsrechnung?
Welche Auftragsart soll ich wählen?
Angebote, Aufträge und Rechnungen erzeugen
Teilzahlung, Ratenzahlung