Das Aufgabenmanagement wird in weclapp im Organizer unter Organizer > Aufgaben verwaltet. Hier können sowohl die eigenen Aufgaben als auch die Unternehmensaufgaben angelegt und an das Team verteilt werden.
Was für Aufgabentypen gibt es?
Bei Aufgabenerstellung wird zwischen den beiden Aufgabentypen Unternehmensaufgabe und Private Aufgabe unterschieden. Die beiden Typen unterscheiden sich in der Sichtbarkeit und der weiteren Funktionalität.
Unternehmensaufgaben
Die Unternehmensaufgaben sind für alle User mit Organizerrechten sichtbar. Dadurch können die Aufgaben bestimmten Bearbeitern zugewiesen werden. Ist ein Kunde mit der Aufgabe verknüpft, können ebenfalls Zeiten gebucht und abgerechnet werden.
Private Aufgaben
Private Aufgaben sind nur für den Ersteller sichtbar. Sie stehen ohne Bezug zum Kunden oder anderen Entitäten. Private Aufgaben können nachträglich als Unternehmensaufgabe gekennzeichnet werden. Das Erfassen von Buchungsberichten auf private Aufgaben ist nicht vorgesehen.
Aufgabenbearbeitung
Wie wird eine Aufgabe erstellt?
Aufgaben kannst du über Organizer > Aufgaben oder über die Schnellerfassung (+ Neu) anlegen. Trage den Betreff ein und wähle zwischen Unternehmensaufgabe und Private Aufgabe.
Wie kann eine Aufgabe einer Aufgabenliste zugeordnet werden?
Sowohl private Aufgaben als auch die Unternehmensaufgaben können Aufgabenlisten zugewiesen werden. Für die beiden Aufgabentypen gibt es unabhängige Listen. Eine Aufgabe kann dabei mehreren Listen zugewiesen sein.
Private Listen aus Aufgabe erstellen
Eine Liste kann direkt in der Aufgabe über das Plus-Symbol 
erstellt werden. Für private Listen ist diese Vorgehensweise zu wählen.
Unternehmensliste erstellen
Deine globalen Unternehmenslisten kannst du unter Globale Einstellungen > Organizer > Organizereinstellungen > Unternehmens-Aufgabenliste konfigurieren > + Neue Liste verwalten. Hier kannst du als Administrator alle deine Listen vorab strukturieren, die dann den Aufgaben zugewiesen werden.
Wie wird eine Aufgabe einer übergeordneten Aufgabe zugeordnet?
Auf der Aufgabendetailseite kann die Aufgabe im Abschnitt >Aufgabendetails < einer übergeordneten Aufgabe zugewiesen werden. Entsprechend dieser Zuweisung ergibt sich der Aufgabenbaum in der Sidebar.
Wie werden Folgeaufgaben gekennzeichnet?
Stammt die Aufgabe aus einer Vorgängeraufgabe kann die Verknüpfung im Abschnitt >Weitere Optionen< festgelegt werden.
Wie wird ein Aufgabe als erledigt markiert ?
Eine Aufgabe kann sowohl über die Aufgabendetailseite als auch über die Übersicht als erledigt markiert werden:
(1) Aufgabendetailseite: Setze den Status im Abschnitt >Aufgabendetails< auf Erledigt.
(2) Aufgabenübersicht: Über die Checkbox wird eine Aufgabe als erledigt markiert.
Können Aufgaben abgerechnet werden?
Auf Unternehmensaufgaben mit Kundenbezug können Buchungsberichte erfasst und abgerechnet werden. Wechsel dafür auf den Reiter Buchungsberichte in der Aufgabe. Als Stundensatz wird der Stundensatz des Mitarbeiters bzw. der VK-Preis des Artikels verwendet. Die erfassten Buchungsberichte können über CRM > Buchungsberichte abgerechnet werden.
Best Practice
Nach Privaten und Unternehmensaufgaben filtern
Für eine bessere Übersicht Ihrer Unternehmens- und privaten Aufgaben kannst du dir Filter anlegen. Blende dir dafür die Spalte Sichtbarkeit in der Aufgabenübersicht unter Organizer > Aufgaben ein.
Als Beobachter Aufgaben verfolgen
Wenn du den Verlauf einer Aufgabe beobachten möchten, trage dich als Beobachter ein. Lege dir auf der Übersichtsseite einen Filter an, um alle Aufgaben im Blick zu haben, wo du als Beobachter eingetragen bist.
Aufgabenvorlagen
Für wiederkehrende Aufgaben ist es empfehlenswert, sich Aufgabenvorlagen anzulegen. Aufgabenvorlagen können unter globale Einstellungen > Organizer > Organizereinstellungen > Aufgabenvorlagen erstellt werden.
Auf der Aufgabendetailseite kannst du auch über den blauen Actionbutton “Als private Aufgabenvorlage verwenden” ein Template anlegen.
Erinnerungen für abgelaufene Aufgaben
Für abgelaufene Aufgaben kannst du dir automatische Erinnerungen zusenden lassen. Die Erinnerung aktivierst du unter globale Einstellungen > Organizer > Organizereinstellungen > Erinnerungen.
Weitere Erinnerungen für Aufgaben
Wenn du weitere Benachrichtigungen/Erinnerungen für deine Aufgaben erhalten willst, kannst du diese unter Meine Einstellungen > + Benachrichtigungen konfigurieren definieren. Die Erinnerungen können entweder als In-App Benachrichtigung oder als E-Mail Benachrichtigung versendet werden.