Über die automatische Bestellzuordnung können EK-Rechnungen über OCR mit Bezug zu einer Bestellung oder Wareneingang erstellt werden.
Das Feature befindet sich seit Release 24.23.1 in einer Closed Beta Phase. Wenn ihr den neuen Zuordnungstab in EK-Rechnungen inklusive der automatischen Bestellzuordnung über OCR ausprobieren wollt, schreibt uns eine E-Mail an ideas@weclapp.com. Ab Release 25.06.1 kann die Funktion im Rahmen einer Open Beta selbstständig im System aktiviert werden.
Voraussetzungen für die automatische Zuordnung von Bestellungen und Wareneingängen:
- Lieferant wird korrekt erkannt und kann mit Lieferanten in weclapp gematched werden
- Bestell-/Liefernummer wird korrekt erkannt und kann mit Bestellung oder Wareneingang in weclapp verknüpft werden. Folgende Felder werden mit der ausgelesenen Nummer in weclapp abgeglichen:
- Interne Bestellnummer
- Auftragsnummer Lieferant
- Interne Wareingangsnummer
- Lieferscheinnummer
- Bestellung und Wareneingang sind noch nicht abgerechnet
- Bestellung hat Status “Vom Lieferant bestätigt”
- Artikel werden korrekt erkannt und können mit Artikeln in weclapp gematched werden > mit Release 25.06.1 findet die automatische Bestellzuordnung auch statt, wenn kein Artikel erkannt wurde und nur eine manuelle Position erfasst wird.
Wir empfehlen, dass ihr die “Auftragsnummer Lieferant” in der Bestellung pflegt und euer Lieferant diese Nummer auf dem Rechnungsdokument angibt. Hierüber klappt die Zuordnung am zuverlässigsten.
Folgende Use Cases werden derzeit nicht unterstützt:
- Bestellung korrekt erkannt, aber Artikel nicht: Die Bestellung kann derzeit nur automatisch mit der EK-Rechnung verknüpft werden, wenn in den EK-Rechnungspositionen auch die Artikel gesetzt sind, die in den Bestellpositionen hinterlegt sind. Enthält die Bestellung nur manuelle Postionen (ohne Artikel) findet auch keine automatische Zuordnung zur EK-Rechnung statt.
- Wir planen hier für die Zukunft eine Optimierung, sodass die Bestellung trotzdem verknüpft wird. Auf diese Weise muss man nur die nicht erkannten oder manuellen Positionen nachträglich manuell über den Zuordnungstab hinterlegen. > Mit Release 25.06.1 findet die automatische Bestellzuordnung auch statt, wenn kein Artikel erkannt wurde und nur eine manuelle Position erfasst wird. Ist an der Bestell-/Wareneingangsposition ein Artikel vorhanden, wird dieser bei der Zuordnung auch an der Rechnungsposition gesetzt und muss vorher nicht mehr manuell ausgewählt werden.
- Sammelrechnungen: wenn es mehrere Bestell- oder Liefernummern auf dem Dokument gibt, wird nur eine Bestell- oder Liefernummer an uns zurückgegeben. Die anderen Bestellungen oder Wareneingänge müssen in diesem Fall manuell über den Zuordnungstab hinzugefügt werden.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen der Workflow-Aktion “Bestellung oder Wareneingang hinzufügen” und dem neuen Zuordnungstab?
- Die Workflow-Aktion “Bestellung oder Wareneingang hinzufügen” ist dafür gedacht, wenn man manuell eine EK-Rechnung anlegt und eine Sammelrechnung erstellen möchte. Darüber werden die Positionen aus der jeweiligen Bestellung oder Wareneingang als Rechnungspositionen neu angelegt.
- Der neue Zuordnungstab ist für den Fall, dass die EK-Rechnung bspw. über OCR erfasst wurde und man die erkannten Positionen nachträglich mit Bestell- und Wareneingangspositionen verknüpfen will, ohne neue Positionen anzulegen. Der neue Zuordnungstab soll perspektivisch auch die Funktion auf dem Tab Positionen > Spalte “Bestell- und Wareneingangspositionen” > Pluszeichen ersetzen, da man auf diesem Dialog die Bestellung und Wareneingang immer separat auswählen muss und jede Position einzeln durchgehen muss. Mit dem neuen Zuordnungstab (sofern Artikel gesetzt sind) erfolgt die Zuordnung zum Teil automatisch. Wählt man oben im Dropdown die Bestellung oder den Wareneingang aus, werden unten die Positionen automatisch zugeordnet, sofern diese eindeutig sind.
Wieso kann ich die EK-Rechnung nicht auf geprüft setzen?
Wenn du beim Ausführen der Workflow-Aktion “Rechnung geprüft” die Fehlermeldung “Es sind Bestellungen oder Wareneingänge verknüpft, die keiner Rechnungsposition zugewiesen sind.” bekommst, überprüfe die Zuordnung auf dem Zuordnungstab. Wenn die EK-Rechnung auf Kopfebene mit einer Bestellung oder einem Wareneingang verknüpft ist, muss mindestens auch eine Rechnungsposition aus dieser Bestellung oder diesem Wareneingang zugeordnet sein. Falls der Bezug fälschlicherweise hergestellt wurde, kann auch oben im Dropdown diese Bestellung oder Wareneingang entfernt werden, damit kein Bezug mehr zu diesem Beleg besteht.
Kann ich den neuen Zuordnungstab wieder deaktivieren, nach dem ich der Beta beigetreten bin?
Nach der Aktivierung entstehen dir keine Nachteile. Die bestehende Funktion auf dem Tab Positionen > Spalte “Bestell- und Wareneingangspositionen” > Pluszeichen ist übergangsweise noch vorhanden und kann parallel verwendet werden. Falls du den Tab wieder deaktivieren möchtest, schreib bitte eine Mail mit der Angabe von Gründen an ideas@weclapp.com. Dein Feedback hilft uns, die Funktion weiter zu verbessern. Perspektivisch ist geplant, die alte Funktion auf dem Tab Positionen damit abzulösen.