Über die automatische Bestellzuordnung können EK-Rechnungen über OCR mit Bezug zu einer Bestellung oder Wareneingang erstellt werden.
Das Feature befindet sich in einer Closed Beta Phase (ab Release 24.23.1). Wenn ihr den neuen Zuordnungstab in EK-Rechnungen inklusive der automatischen Bestellzuordnung über OCR ausprobieren wollt, schreibt uns eine E-Mail an ideas@weclapp.com.
Voraussetzungen für die automatische Zuordnung von Bestellungen und Wareneingängen:
- Lieferant wird korrekt erkannt und kann mit Lieferanten in weclapp gematched werden
- Bestell-/Liefernummer wird korrekt erkannt und kann mit Bestellung oder Wareneingang in weclapp verknüpft werden. Folgende Felder werden mit der ausgelesenen Nummer in weclapp abgeglichen:
- Interne Bestellnummer
- Auftragsnummer Lieferant
- Interne Wareingangsnummer
- Lieferscheinnummer
- Bestellung und Wareneingang sind noch nicht abgerechnet
- Bestellung hat Status “Vom Lieferant bestätigt”
- Artikel werden korrekt erkannt und können mit Artikeln in weclapp gematched werden
Wir empfehlen, dass ihr die “Auftragsnummer Lieferant” in der Bestellung pflegt und euer Lieferant diese Nummer auf dem Rechnungsdokument angibt. Hierüber klappt die Zuordnung am zuverlässigsten.
Folgende Use Cases werden derzeit nicht unterstützt:
- Bestellung korrekt erkannt, aber Artikel nicht: Die Bestellung kann derzeit nur automatisch mit der EK-Rechnung verknüpft werden, wenn in den EK-Rechnungspositionen auch die Artikel gesetzt sind, die in den Bestellpositionen hinterlegt sind. Enthält die Bestellung nur manuelle Postionen (ohne Artikel) findet auch keine automatische Zuordnung zur EK-Rechnung statt.
- Wir planen hier für die Zukunft eine Optimierung, sodass die Bestellung trotzdem verknüpft wird. Auf diese Weise muss man nur die nicht erkannten oder manuellen Positionen nachträglich manuell über den Zuordnungstab hinterlegen.
- Sammelrechnungen: wenn es mehrere Bestell- oder Liefernummern auf dem Dokument gibt, wird nur eine Bestell- oder Liefernummer an uns zurückgegeben. Die anderen Bestellungen oder Wareneingänge müssen in diesem Fall manuell über den Zuordnungstab hinzugefügt werden.