Rollen mit Berechtigungen
Du kannst als Mein-weclapp-Admin unter Mein weclapp -> Rollen verschiedene Rollen mit Berechtigungen anlegen. Die Rollen kannst du individuell anpassen und die Berechtigungen feingranular vergeben. Die Berechtigungen wirken sich ebenfalls auf die API aus.
Die im System vorhandenen Lizenzen haben einen gewissen Funktionsumfang: ein Set an Berechtigungen. Ein Benutzer hat eine Berechtigung nur dann, wenn diese sowohl in einer zugeordneten Rolle als auch im Funktionsumfang einer zugeordneten Lizenz enthalten ist.
Wichtig: weclapp berücksichtigt nur die im System aktivierten Lizenzen für die Vergabe an Benutzer. Die Berechtigungsverwaltung bucht nicht automatisch neue Lizenzen, falls nicht genügend Lizenzen vorhanden wären.
Welche Berechtigungen gibt es mindestens?
Grundsätzlich gibt es pro Haupt-Entität mindestens drei Berechtigungen: Lesen, Anlegen/Bearbeiten und Löschen. Das sind ihre Funktionen:
- Lesen: Du darfst Übersichtsseiten lesen (Ausnahme Artikelübersicht) und die Entität in anderen Entitäten auswählen, zum Beispiel Artikel in einem Angebot oder als Bezug wie vom Angebot zum Kunden.
- Anlegen/Bearbeiten: Du darfst die Entität anlegen und ihre Detailseite öffnen und bearbeiten. Die Lesen Berechtigung hat dabei eine direkte Abhängigkeit zu der Anlegen/Bearbeiten Berechtigung und wird somit automatisch mit vergeben.
- Löschen: Du darfst die Entität löschen. Die Berechtigung Anlegen/Bearbeiten ist direkt abhängig von der Berechtigung Löschen und wird immer mit vergeben. Eventuell kannst du die Entität aber nicht löschen, zum Beispiel da sie bereits mit Positionen oder Belegen verknüpft ist.
Kleiner Tipp: Wenn du direkt die Löschen Berechtigung vergibst, wird automatisch Lesen und Anlegen/Bearbeiten mit vergeben, ohne dass du sie einzeln auswählen musst.
Welche weiteren Berechtigungen gibt es?
Neben den drei genannten Berechtigungen pro Hauptentität hat fast jede Entität spezielle Berechtigungen. Diese sind für jede Entität individuell.
- Zusatzberechtigungen: An fast jeder Entität gibt es Zusatzberechtigungen, zum Beispiel Auftragsbestätigung erzeugen für Aufträge oder Artikelnummer bearbeiten für Artikel.
- Allgemeine Berechtigungen: Über alle Entitäten hinweg gibt es Allgemeine Berechtigungen. Du findest diese Berechtigungen im Punkt Allgemeines: Schlagwort anlegen, Fieldset-Konfiguration bearbeiten, Massenaktionen und die Berechtigungen Lesen, Anlegen/Bearbeiten und Löschen für das E-Mail Archiv.
- Berechtigungen für die globalen Einstellungen: Unter dem Punkt Globale Einstellungen findest du die Berechtigungen für die Entitäten der globalen Einstellungen.
- Berechtigung Administrator: Unter dem Punkt Mein weclapp kannst du die Berechtigung für die Mein-weclapp-Administration vergeben. Mit dieser Berechtigung siehst du den Bereich Mein weclapp. Hier kannst du auch die Berechtigungen für Benutzer, Benutzer-Arbeitszeit, Protokollierung und Rolle (das entspricht der Berechtigungsverwaltung) vergeben.
Was passiert, wenn Lizenzen fehlen oder es überschüssige Lizenzen gibt?
Benutzern, denen notwendigen Lizenzen für ihre Rollen fehlen, sind in der Benutzerübersicht durch Warnungs-Icons in den Spalten Rollen und Lizenzen gekennzeichnet. Eine gelbe Warnung an einer Rolle oder den Lizenzen steht für eine fehlende, aber im System vorhandene Lizenz. Eine rote Warnung dagegen weist auf eine fehlende und im System nicht verfügbare Lizenz hin.
Mit Klick auf auf das gelbe Warnungs-Icon in der Lizenz-Spalte kannst du die fehlenden Lizenzen hinzufügen.
Ebenso kannst du in der Lizenzspalte auf die Lizenz-Icons klicken, um die Lizenzen von Benutzern zu verwalten.
Ein gelbes Warnungs-Icon in der Lizenz-Spalte kann dich auch auf Benutzer mit überschüssige Lizenzen hinweisen. (Zum Beispiel hatten Benutzereine Helpdesk-Lizenz, und du hast die Berechtigungen für Helpdesk aus ihren Rollen entfernt).
Auch hier kannst du mit Klick auf das Warnungs-Icon Benutzern die nicht benötigten Lizenzen entziehen.
Du erkennst fehlende oder überschüssige Lizenzen auch auf der Rollen-Detailseite in der Sidebar an folgenden Meldungen:
Mit Klick auf die Meldung kannst du im Reiter Benutzer die Lizenzen bearbeiten. Dort kannst du mit einem Klick auf das Warnungs-Icon fehlende Lizenzen hinzufügen oder überschüssige entfernen.
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Wenn es keine aktivierten Lizenzen im System gibt und den Benutzern mit Rollen Berechtigungen vergeben werden, so hat dies keine Auswirkung. Ohne aktivierte und den Benutzern zugewiesene Lizenzen kannst du im System nicht arbeiten. |
Weitere Informationen zur Berechtigungsverwaltung findest du unter folgenden Beiträgen: