Welche E-Rechnungsformate können aktuell importiert werden?
Es können aktuell folgende Format importiert werden:
- ZUGFeRD
- XRechnung
Wie kann eine E-Rechnung angelegt werden?
Im Menüpunkt Einkauf findest du in der Übersichtsseite “Rechnungen/Gutschriften” den Upload-Button “E-Rechnung hochladen”.
Eine weitere Upload-Möglichkeit findest du im Workflow einer Bestellung.
Aktivere dafür in den Workfloweinstellungen die Option “E-Rechnung für Bestellungen importieren”.
Lege die E-Rechnungs-Dateien in der Drop-Zone ab oder füge diese über das öffnen hinzu.
Sind die Dateien hochgeladen, kannst du dir vor dem Anlegen die E-Rechnung visualisieren lassen.
Mit einem Klick auf “Start” wird versucht für jede Datei eine neue Rechnung in weclapp anzulegen, sofern es sich um eine E-Rechnung handelt.
Bei unzulässigen Formaten erhältst du im Import-Protokoll eine Warnung oder Fehler.
Tipp: Aktiviere in den XML-Einstellungen die Validierung beim Import. Damit stellst du sicher, dass nur valide E-Rechnungen importiert werden.
Welche Daten aus der E-Rechnung werden übernommen?
weclapp versucht bei der Anlage einer neuen Rechnung die Informationen aus der E-Rechnung zu berücksichtigen.
Aktuell werden folgende Inhalte berücksichtigt.
- Zuordnung Lieferant:
Es wird versucht anhand des Namens und der UStID einen vorhandenen Lieferanten zuzuordnen. Falls keiner gefunden wurde lässt sich über “+” ein neuer Lieferant direkt anlegen. Dabei wird die Eingabemaske bereits aus der E-Rechnung vorausgefüllt.
Wie kann ich mir eine E-Rechnung ansehen?
Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten welche für das menschliche Auge nur schwer verständlich sind.
Hier hilft ein Visualisierungs-Tool welches beim Modal-Panel E-Rechnung Upload zur Verfügung steht.
Ist die Rechnung angelegt, lässt sich über die “XML-Vorschau” ebenfalls die E-Rechnung visualisieren.
Wie erfolgt die Archivierung der E-Rechnung?
Wird über den E-Rechnung Upload eine E-Rechnung hochgeladen und konnte diese erfolgreich angelegt werden, findest du in der weclapp-Rechnung unter dem Tab “Dokumente” die E-Rechnung.
Hast du den Workflow bis zum offenen Posten weiter geführt, ist die E-Rechnungs-Datei dauerhaft gespeichert und kann nicht mehr gelöscht werden.
Wie erfolgt die Validierung der E-Rechnung?
Die Validierung stellt sicher, dass das E-Rechnungsformat technisch gültig ist.
weclapp bietet eine automatische Validierung beim Import an.
Du findest die Einstellung zur ZUGFeRD-Validierung in den “Globalen Einstellungen” unter Import/Export bei den XML-Einstellungen.