Doppelte angelegte Kontakte (Kunden, Lieferanten) können über die Kontaktübersicht, Lieferantenübersicht oder Kundenübersicht als Massenaktion zusammenführt werden.
Markiere die doppelten Kontakte, klicke auf den blauen Button “Massenaktionen” und wähle “Kontakte zusammenfassen” aus.
Im folgenden Dialog legst du fest, welcher Kontakt als Hauptkontakt bestehen bleiben soll.
Die Auswahl “Sicheres Zusammenführen” ist standardmäßig aktiv. Sie stellt sicher, dass das Zusammenführen abgebrochen wird, wenn die enthaltenen Daten in den doppelten Kontakte nicht eindeutig sind (z.B. unterschiedliche Schreibweise, unterschiedliche Telefonnummer in gleichen Feldern).
Wird die Auswahl deaktiviert, werden die Kontakte zusammengeführt und die Feld-Inhalte des Hauptkontaktes bleiben bestehen.
Nach der Bestätigung durch OK werden die zugeordneten Daten (z.B. Angebote, Aufträge, Rechnungen, Verträge, Dokumente, Ansprechpartner, Adressen) der restlichen Kunden zu diesem Hauptkunden hinzugefügt und die restlichen Kunden entfernt. Es ist nur noch die Kundenakte des Hauptkunden im System einsehbar, da die anderen Kunden auf inaktiv gesetzt werden.
Folgende Daten werden in den Hauptkunden übernommen:
CRM
- Ansprechpartner: Bei den Ansprechpartnern wird nicht übernommen, ob es ein Hauptansprechpartner oder Rechnungsempfänger ist.
- Adressen: Bei Adressen wird nicht übernommen, ob es eine Primär-/Rechnungs- oder Lieferadresse ist.
- Chancen
- Kampagnen
- Aufgaben
- Kalendereinträge
- Anrufe
- Ereignisse
- Dokumente
- E-Mail-Archiv
- Erinnerungen, die unter “Organizer” angelegt wurden, werden NICHT übernommen. Es werden nur Erinnerungen (sofern angelegt) des Hauptkunden behalten.
Projekte/Helpdesk/Verträge
- Buchungsberichte
- Projekte/Projektaufgaben
- Tickets
- Kundenportale: Sofern der Hauptkunde noch keinem Kundenportal zugeordnet ist, wird ihm ein Kundenportal der anderen Kunden zugewiesen.
- Verträge
Verkaufsvorgänge und -belege
- Angebote
- Aufträge
- Lieferungen
- Konsignationsbestand
- Retouren
Buchhaltungsrelevante Daten und Belege
- Rechnungen/Gutschriften
- Wiederkehrende Rechnungen
- Mahnungen
- Offene Posten
- Personenkonto: Ein Personenkonto wird nur dann übernommen, wenn der Hauptkunde, in den alles übernommen wird, noch kein Personenkonto hat.
Die Felder in der Kundenakte werden nicht abgeglichen und es werden keine fehlenden Inhalte übernommen.