Sofern in den globalen Einstellungen unter Finanzen > Allgemeine Einstellungen keine Personenkonto Zuweisungsart, d.h. eine Automatik zur Erstellung des Personenkontos ausgewählt ist, muss das Personenkonto manuell anlegt werden.
Wenn du eine Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung mit weclapp führen willst, ist es erforderlich, bei jedem Kunden/Lieferanten ein Personenkonto zu hinterlegen. Ist KEIN Personenkonto hinterlegt, bucht weclapp die Belege und Zahlungen auf das Standardkonto für Forderungen bzw. Verbindlichkeiten.
Wie lege ich ein Personenkonto für Debitoren und Kreditoren an?
Manuell anlegen
Es gibt mehrere Möglichkeiten ein Personenkonto manuell anzulegen:
- manuell im Kunde/Lieferant
In der Kunden-/Lieferantenakte kannst du unter Finanzdaten durch Klick auf das Pluszeichen hinter dem gleichnamigen Feld ein Personenkonto erstellen.
Es öffnet sich ein kleines Fenster, auf dem du manuell eine Nummer für das Personenkonto eintragen kannst, sofern es bereits aus einem alten System eine Debitoren-/Kreditorennummer gibt.
- Durch Klick auf die Option “Nächste Nummer aus Nummernkreis ermitteln” wird die nächste freie Nummer aus dem hinterlegten Debitoren-/Kreditorennummernkreis vergeben. Wie du Nummernkreise in weclapp einrichtest, erfährst du hier: Wie funktioniert die Nummernkreisverwaltung? Eine weitere Möglichkeit ist die “vertriebswegspezifische Einstellung verwenden” auszuwählen. Solltest du nachträglich unter Finanzen > Allgemeine Einstellungen eine vertriebswegabhängige Personenkonto Zuweisungsart hinterlegt haben, würde gemäß dieser Konfiguration das Personenkonto angelegt werden.
- per Massenaktion auf der Kunden-/Lieferantenübersicht. Für den Fall, dass du bereits Kunden/Lieferanten angelegt hast und nachträglich noch ein Personenkonto zuordnen möchtest, kannst du dies in einer Massenaktion auf der Kunden-/Lieferantenübersicht durchführen.
Du kannst entweder ein bestimmtes Konto aus dem Kontenplan zuordnen oder die “vertriebswegspezifische[n] Einstellungen verwenden”. - per Kunden-/Lieferantenimport
Neben der Massenaktion gibt es auch die Möglichkeit über den Import-Wizard das Personenkonto bei Kunden/Lieferanten nachträglich zu hinterlegen. Führe dazu am Besten zunächst einen Kunden-Export über unseren Wizard durch und ergänze das Debitorenkonto in der jeweiligen Spalte. Für Lieferanten gibt es noch keinen Export, du kannst jedoch die Lieferantenübersicht exportieren und die Daten in die Lieferanten-Import einfügen.
Automatisch anlegen
Wenn du das Personenkonto nicht jedes Mal manuell anlegen bzw. nachträglich pflegen möchtest, bietet es sich an, wenn du unter Finanzen > Allgemeine Einstellungen eine Personenkonto Zuweisungsart für Kunden und Lieferanten auswählst. Dies ist vor allem hilfreich, wenn du einen Shop oder Marktplatz angebunden hast, da auf diese Weise automatisch ein Personenkonto angelegt wird, wenn der Kunde zu weclapp synchronisiert wird.
Die Zuweisungsart des Personenkontos lässt sich auch vertriebswegabhängig gestalten, wenn du bspw. einen eigenen Vertriebsweg Amazon hast und alle Belege der Amazon Kunden auf ein Sammelkonto und nicht auf jeden einzelnen Debitor buchen möchtest.
Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen dir zur Verfügung:
- Debitoren- bzw. Kreditorennummer aus Nummernkreis
Ist diese Option ausgewählt, wird bei Neuanlage des Kunden, sei es manuell oder automatisch durch einen Auftragssync vom Shop, als Personenkonto die nächste freie Nummer aus dem Debitoren- bzw. Kreditorennummernkreis vergeben. Wie du Nummernkreise in weclapp einrichtest, erfährst du hier: Wie funktioniert die Nummernkreisverwaltung? - Kundennummer = Debitorennummer bzw. Lieferantennummer = Kreditorennummer
Bei dieser Einstellung solltest du beachten, sofern du Datev nutzt, dass die Nummernkreise für Kunden- bzw. Lieferanten datevkonform eingerichtet sind. DATEV konforme Nummernkreise für Kunden und Lieferanten müssen immer 5-stellig sein. Debitoren/Kundennummern von 10000 bis 69999 und Kreditoren/Lieferantennummern von 70000 bis 99999. Der Nummernkreis für Kunden beginnt in weclapp standardmäßig mit dem Präfix C und müsste daher angepasst werden, damit die Debitoren- und Kreditorennummern für Datev passen. - Sammelkonto für bestimmte Vertriebswege bzw. Personenkonto festlegen
Diese Option bietet sich an, wenn du bspw. einen eigenen Vertriebsweg Amazon hast und alle Belege der Amazon Kunden auf ein Sammelkonto und nicht auf jeden einzelnen Debitor buchen möchtest. Hinweis: Das Konto, dass du hier hinterlegst, müsstest du vorher im Kontenplan angelegt haben. Das ausgewählte Konto wird bei Neuanlage von Kunden mit dem jeweiligen Vertriebsweg gesetzt.
Muss ich eine vertriebswegabhängige Konfiguration für jeden Vertriebsweg anlegen?
Nein, es ist nicht erforderlich, dass du für jeden Vertriebsweg auch eine separate Personenkonto Zuweisungsart definierst. Sofern nur die Standard-Konfiguration eingestellt ist, wird diese für alle Vertriebswege verwendet. Sollte es erforderlich sein, dass bei einem bestimmten Vertriebsweg z.B. Amazon eine andere Konfiguration notwendig ist, kannst du diese durch Auswahl des Vertriebswegs hinzufügen.
