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Wie verfahre ich mit einer invaliden E-Rechnung?

Allgemeines/Hintergrund:

Mit Einführung der E-Rechnung ab 2025 werden Rechnungen in das Digitale Zeitalter befördert.
Neben dem Erstellen einer E-Rechnung muss auch die Auslesbarkeit der E-Rechnung sicher gestellt werden.
Um eine E-Rechnung korrekt auszulesen zu können, muss der strukturierte Datensatz zwingend nach dem technischen Regelwerk (Spezifikation) erstellt werden.
Weicht man bei der Erstellung davon ab, ist eine Auswertung der E-Rechnung nicht mehr möglich (maschinelle Lesbarkeit).

Gesetzlicher Hintergrund:

Eine Elektronische Verarbeitung zu ermöglichen, ist eine Grundvoraussetzung für die E-Rechnung.

Zitat §14 Absatz 1 UStG:
(..) Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.(..)

Zitat BMF-Schreiben vom 15.10.2024 RZ 6:
„Lesbarkeit“ bedeutet in diesem Zusammenhang, dass der strukturierte Datensatz – z. B. die XML-Datei bei einer Rechnung, die der Normenreihe EN 16931 entspricht – maschinell auswertbar sein muss (maschinelle Lesbarkeit).(..)

Validierung:

Mit einer sogenannten technischen Validierung wird geprüft ob die strukturierten Daten dem Regelwerk entsprechen.
Dabei werden unterschiedliche Parameter und Geschäftsregeln mit deren Abhängigkeiten geprüft.

  • Bei einer erfolgreichen technischen Prüfung gilt die E-Rechnung als valide und kann für den weiteren Rechnungsprüfungsprozess angenommen werden.
  • Für den Fall das die Rechnung der technischen Prüfung nicht stand hält (invalide), empfiehlt es sich die Rechnung nicht anzunehmen und zurück zu weisen.

Wie wird die E-Rechnung in weclapp validiert?

Beim Upload der E-Rechnung über das Modal-Panel wird direkt eine Validierung durchgeführt.
Mit dem Release 25.07.1 wird das Validierungsergebnis direkt in der Spalte “E-Rechnung Validierung” ausgegeben.

  • Bei erfolgreicher Validierung wird dies mit einem grünen Haken kenntlich gemacht.
  • Bei fehlgeschlagener Validierung erhält man ein rotes Kreuz.
    • In diesem Fall kann über das Symbol “Ergebnis herunterladen” das Protokoll als XML-Datei herunterladen.
    • Das Protokoll kann auch für eine mögliche Reklamation der E-Rechnung beim Rechnungsaussteller verwendet werden.
    • Des Weiteren wird die invalide E-Rechnung von weclapp nicht verarbeitet.

Wie muss ich mit einer invaliden Rechnung umgehen?

Grundsätzlich betrifft das den Prozess für den Rechnungseingang.
Erhält man nun eine E-Rechnung muss neben der fachlichen Prüfung auch eine technische Prüfung erfolgen.
Es empfiehlt sich zu prüfen inwiefern der Prozess für die Reklamation der Rechnung beim Rechnungsaussteller angepasst werden muss.

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