Über das Vertragsmodul können wiederkehrende Einkaufsrechnungen erzeugt und automatisch verarbeitet werden. Im Folgenden wird beschrieben, welche Voraussetzungen notwendig sind und wie Verträge automatisch verarbeitet werden.
Voraussetzung
Damit Einkaufsrechnungen über Verträge automatisch abgerechnet und verarbeitet werden, müssen folgende Vorraussetzungen erfüllt werden:
(1) Dem Vertrag ist ein Lieferant als Vertragspartner zugeordnet.
(2) Der Vertrag hat den Vertragsstatus Aktiv.
(3) Im Reiter Ausgaben/Einnahmen sind die Positionen der Kategorie Ausgabe zugeordnet. Es muss mind. eine Ausgabenposition vorhanden sein.
(4) Die Abrechnungseinstellungen in den Vertragsdetails sind hinterlegt (Abrechnungstyp und Gewünschter Status), damit eine Abrechnung erfolgen kann. Die Einstellungen zur Abrechnung und zum Abrechnungstyp können in der Detailansicht des Vertrages vorgenommen werden.
Zeitpunkt der Belegerzeugung
Die Abrechnung von abrechenbaren Positionen beginnt erst, wenn das Feld Abrechnungsfeld ausgewählt wurde. weclapp verarbeitet Verträge jede Nacht ab 3 Uhr. Wenn eine Rechnung nicht erzeugt werden konnte, versucht weclapp in der folgenden Nacht diese wieder zu erzeugen. Du kannst den Abrechnungslauf für alle Verträge manuell über die Vertragsübersicht anstoßen.
Die Aktion Verträge abrechnen kann beliebig oft ausgeführt werden. Die Erzeugung der Belege erfolgt im Hintergrund. Solltest du Abrechnungen für viele Verträge erzeugen, kann das einige Minuten dauern. Du kannst während dieser Zeit in anderen Bereichen weiter arbeiten, während die Belege erzeugt werden.
Während des Abrechnungslaufs sollten keine Benutzer Änderungen an den Verträgen vornehmen, die abrechnungsrelevant sind (z.B. Vertragsbeginn/Ende, Position von/bis).
Positionen, die einmalig sind, also keine Wiederholung haben, werden einmalig abgerechnet zum Zeitpunkt “Gültig von”.
Eine Position wird abgerechnet, wenn im Feld “Nächstes Abrechnungsdatum” ein Datum angezeigt wird. Sollte keine Rechnung mehr erzeugt werden, weil bspw. ein End-Datum der Position ein weiteres Erzeugen verhindert, ist das Feld leer.
In der Übersicht der Einnahmen/Ausgaben können zwei Felder hinzufügt werden, um sich die abrechnungsrelevanten Informationen anzeigen zu lassen: Nächstes Abrechnungsdatum und Vorheriges Abrechnungsdatum.
Abrechnungstyp und Einstellungen zur automatischen Verarbeitung
Abrechnungstyp
Für wiederkehrende Einkaufsrechnungen gibt es zwei Abrechnungstypen:
- Rechnung erzeugen vor Abrechnungsperiode: Wähle diese Option, wenn eine Rechnung erzeugt werden soll mit dem Rechnungsdatum zum Zeitpunkt der Abrechnung
- Rechnung erzeugen nach der Abrechnungsperiode: Diese Option erlaubt dir, eine Rechnung zu erzeugen, deren Rechnungsdatum das nächste Rechnungsdatum 1 Tag ist.
Automatische Verarbeitung von Rechnungen aus Verträgen
Im Abschnitt Einstellungen zur automatischen Verarbeitung wird definiert bis zu welchem Status die Einkaufsrechnung verarbeitet werden soll. Folgende Möglichkeiten steht zur Auswahl:
- Neu
- Offener Posten erzeugt
- Buchhaltung gebucht