Über das Vertragsmanagement können in weclapp Verträge durch Aufträge bzw. Rechnungen abgerechnet werden. Im Folgenden beschreiben wir, welche Voraussetzungen notwendig sind und wie du deine Verträge abrechnen kannst.
Voraussetzung
Für die Vertragsabrechnung bestehen folgende Voraussetzungen:
- Nur Verträge mit Status Aktiv werden berücksichtigt. Der Status wird im Vertrag unter Details angezeigt.
- Es muss mindestens eine Einnahmen-Position vorhanden sein: Die Vertragsposition muss im Tab: Positionen der Kategorie Einnahmen zugeordnet sein.
- Ein Kunde muss bei Vertragspartner hinterlegt sein.
- Ein Abrechnungstyp muss bei den Abrechnungseinstellungen ausgewählt sein.
An allen abrechnungsrelevanten Feldern kannst du Inline Hilfen 
anzeigen, die die verfügbaren Optionen beschreiben.
Die wichtigste Einstellung im Zusammenhang mit der Abrechnung von Verträgen ist das Feld Abrechnungstyp. Schau dir dazu weiter unten den Punkt Auswahl Abrechnungstyp näher an.
Zeitpunkt der Belegerzeugung
Die Abrechnung von Positionen beginnt erst, wenn das Feld Abrechnungstyp entsprechend gefüllt wurde. weclapp erzeugt jede Nacht ab 3 Uhr die Rechnungen oder Aufträge zu den Verträgen. Wenn eine Rechnung bzw. Auftrag nicht erzeugt werden konnte, versucht weclapp das in der folgenden Nacht wieder.
Du kannst den Abrechnungslauf für alle Verträge auch jederzeit manuell anstoßen. Unter VERTRÄGE > Verträge in der Übersicht ist oben der blaue Button Alle Verträge abrechnen:
Der Button Alle Verträge abrechnen kann beliebig oft gedrückt werden. Die Belege werden im Hintergrund erzeugt. Während des Vertragsabrechnungs-Laufes wird oben der rote Button Vertragsabrechnung abbrechen angezeigt. Du kannst mit Klick auf den Button den Abrechnungslauf abbrechen.
Solltest du Abrechnungen für viele Verträge erzeugen, kann das einige Minuten dauern. Du kannst während dieser Zeit in anderen Bereichen weiterarbeiten, die Belege werden erzeugt. Wenn der Button zum Abbrechen nicht mehr angezeigt wird, ist der Vertragsabrechnungslauf beendet.
Während des Vertragsabrechnungslaufes sollte kein Benutzer Änderungen an den Verträgen vornehmen, die abrechnungsrelevant sind (z.B. Vertragsbeginn/Ende, Position von/bis).
Vertragspositionen mit dem Modus einmalig haben keine Wiederholung. Sie werden einmalig abgerechnet zum Zeitpunkt Gültig von.
Eine Position wird abgerechnet, wenn bei Nächstes Abrechnungsdatum ein Datum angezeigt wird. Soll keine Abrechnung mehr erfolgen, weil z.B. Gültig bis erreicht ist, was ein weiteres Abrechnen verhindert, ist das Feld Nächstes Abrechnungsdatum leer. Die Spalten Vorheriges Abrechnungsdatum und Nächstes Abrechnungsdatum können zur Erleichterung im Tab:Positionen eingeblendet werden.
Auswahl Abrechnungstyp
Die wichtigste Einstellung im Zusammenhang mit der Abrechnung von Verträgen ist das Feld Abrechnungstyp. Folgende Möglichkeiten stehen dir zur Verfügung:
- Auftrag erzeugen: Es wird ein Auftrag für die abrechnungsrelevanten Positionen erzeugt. Wähle diese Option, wenn du Lagerbewegungen (Notwendigkeit einer Lieferung und der Bestandsaktualisierung) hast oder wenn du z.B. eine Auftragsbestätigung für die Leistung erzeugen musst.
- Rechnung erzeugen vor Abrechnungsperiode: Wähle diese Option, wenn eine Rechnung mit Rechnungsdatum zum ersten Tag der Abrechnungsperiode erzeugt werden soll.
- Rechnung erzeugen nach der Abrechnungsperiode: Wähle diese Option, wenn eine Rechnung mit Rechnungsdatum zum letzten Tag der Abrechnungsperiode erzeugt werden soll.
Die beiden Optionen zur Erzeugung von Rechnungen sind dann nicht sinnvoll, wenn du bestandsgeführte Artikel (Lagerartikel) als Vertragsposition verwendest. Bei einer Rechnung wird der Bestand nicht verändert. Für Lagerartikel musst du die Option Auftrag wählen und den Auftrag ausliefern.
Sammelabrechnung von Verträgen
Mehrere Verträge können über die Sammelabrechnung zusammen abgerechnet werden. Voraussetzung dafür ist, dass die Verträge dem selben Vertragspartner (Kunde) zugeordnet sind und dass das Abrechnungsdatum der Verträge auf dasselbe Abrechnungsdatum fällt. Die Sammelabrechnung muss im Kundendatensatz aktiviert werden.
Blende dir in den Auftragsdetails über die Fieldset-Konfiguration das Feld “Sammelabrechnung bei Vertragsabrechnung” ein.
Automatische Verarbeitung von Rechnungen aus Verträgen
Wird als Abrechnungstyp Rechnung erzeugen xxx gewählt, können im Abschnitt Einstellungen zur automatischen Verarbeitung weitere Einstellungen vorgenommen werden, z.B. direkte Erstellung der Rechnungsdokumente mit offenen Posten. Wenn ein eigenes Formular für die Rechnungen aus Verträgen konfiguriert wurde, dann kann die Formularvariante hier ausgewählt werden.
Es gibt folgende Gewünschte Rechnungsstatus zur Auswahl:
- Neu
- Rechnungsdokument erzeugt
- Offener Posten erzeugt
- Buchhaltung gebucht
Weitere Hinweise
Wenn an einer Ausgaben/Einnahmen-Position das Feld Gültig von nicht befüllt ist, bezieht sich das nächste Rechnungsdatum auf das Datum Vertragsbeginn. Generell gilt (Annahme monatliche Abrechnungsperiode):
| Vertragsbeginn | Vertragsende | Position gültig von | Position gültig bis | Auftrag erzeugen – Auftragsdatum | Rechnung vor Abrechnungsperiode – Rechnungsdatum | Rechnung nach Abrechnungsperiode – Rechnungsdatum |
| 01.01.2018 | 01.01.2018 | 01.01.2018 | 31.01.2018 | |||
| 01.01.2018 | 01.03.2018 | Erster Auftrag am 01.03.2018 | Erste Rechnung am 01.03.2018 | Erste Rechnung am 31.03.2018 | ||
| 01.01.2018 | 30.04.2018 | Letzter Auftrag am 01.04.2018 | Letzte Rechnung am 01.04.2018 | Letzte Rechnung am 30.04.2018 | ||
| 01.01.2018 | 30.04.2018 | 31.03.2018 | Letzter Auftrag am 01.03.2018 | Letzte Rechnung am 01.03.2018 | Letzte Rechnung am 31.03.2018 |
Unter den Reitern Rechnungen und Aufträge können alle mit dem aktuellen Vertrag zusammenhängenden Belege angezeigt werden. Sofern eine Rechnung oder ein Auftrag aus einem Vertrag erzeugt wurde, ist dies in diesen beiden Belegen ebenfalls erkennbar. Nach einem Vertrag kann in der Übersicht der Rechnungen und Aufträge gefiltert werden.
Video: Einführung Vertragswesen
Weiterführende Links
Wieso funktioniert die Sammelabrechnung von Verträgen nicht?
Wie werden wiederkehrende Einkaufsrechnungen über Verträge angelegt?