Über die Auftragsübersicht ist es möglich, mehrere Aufträge zu selektieren und eine Sammellieferung für den Kunden über die Massenaktion “Sammellieferung erstellen” zu erstellen.
Für welche Auftragsarten kann eine Sammelrechnung erstellt werden?
Für Aufträge mit der Auftragsart Standard, Vorkasse, Anzahl sowie Abschlagszahlung können Sammellieferungen erzeugt werden.
WICHTIG: Um eine Sammellieferung anlegen zu können, müssen im Auftrag der Kunde, der abweichende Rechnungsempfänger, die Währung, der Vertriebsweg sowie die Auftragsart übereinstimmen.
Wie erstelle ich eine Sammelrechnung?
Eine Sammellieferung an den Kunden kann über die Auftragsübersicht erstellt werden.
Verkauf > Aufträge: Wähle die Aufträge auf der Übersicht aus und bestätige mit Massenaktionen > Sammellieferung erstellen.
Wenn du auf der Auftragsübersicht über Massenaktionen > Sammellieferung erstellen gehst, musst du zunächst einen Auftrag als Hauptauftrag auswählen. Dieser spielt nur bei der Erstellung der Sammellieferung eine Rolle, da er als Template für einige Daten in der Sammellieferung (z.B. verantwortliche Person, Rechnungsadresse, etc.) herangezogen wird. Nach der Erstellung unterscheidet sich dieser nicht von den anderen Aufträgen. Der Hauptauftrag wird außerdem als Hauptauftrag verwendet, wenn du später die Rechnung erstellst.
Wenn du dich für einen Hauptauftrag entschieden und diesen bestätigt hast, gelangst du zur Übersichtsseite deiner Sammellieferung. Dort erkennst du im Header oder im Tab Aufträge, zu welchen Aufträgen du die Sammellieferung erstellt hast.
Wieso erhalte ich beim Erstellen der Sammellieferung über die Auftragsübersicht einen Fehler?
1.möglicher Grund: Abweichender Kunde, abweichender Rechnungsempfänger, Währung, Vertriebskanal oder Auftragsart
Voraussetzung für das Erstellen einer Sammellieferung ist, dass die oben genannten Eigenschaften übereinstimmen. Wenn zum Beispiel der Kunde in den Aufträgen nicht übereinstimmt, erhältst du folgenden Fehler:
2.möglicher Grund: Auftragsstatus nicht richtig gesetzt
Die ausgewählten Aufträge müssen mindestens den Status “Auftragsbestätigung erstellt” haben, damit eine Sammellieferung für den Kunden erzeugt werden kann. Sollte ein Auftrag noch in Erfassung sein, erhältst du folgende Fehlermeldung:
Gehe zurück auf die Auftragsübersicht oder in den betreffenden Auftrag und ändere per Massenaktion oder per Workflow im Auftrag den Status auf “Auftragsbestätigung erstellt”. Nachdem du den Auftragsstatus angepasst hast, kannst du die Sammellieferung per Massenaktion auf der Auftragsübersicht generieren.
3.möglicher Grund: Alle Auftragspositionen sind bereits in einer Lieferung erfasst.
In diesem Fall erscheint folgende Fehlermeldung:
Wie kann ich nachträglich einzelne Auftragspositionen des Kunden manuell zur Sammellieferung hinzufügen?
Für den Fall, dass aus einem Auftrag bereits Positionen in der Sammellieferung vorhanden sind, hast du folgende Option:
- Button “Nicht zugeordnete Auftragspositionen hinzufügen” auf dem Tab Positionen anklicken
Es öffnet sich ein Modalpanel, auf dem die nicht zugeordneten Auftragspositionen der verknüpften Aufträge angezeigt werden. Markiere die Artikel, die du noch in die Sammellieferung übernehmen möchtest.
Die ausgewählten Positionen werden der Sammellieferung als Lieferpositionen hinzugefügt.