Mahnlauf
Den Mahnlauf findest du unter Finanzen > Mahnlauf. Mit dem Mahnwesen kannst du dir Mahnvorschläge erzeugen lassen und die Zahlungserinnerung direkt per Mail an den Kunden versenden. Damit weclapp dir Mahnvorschläge erstellt, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
Voraussetzung
- die Buchhaltung ist initialisiert inkl. Mahntexten
- offene Posten wurden erzeugt
- offene Posten sind überfällig
Vorbereitungen
- Zahlungsbedingungen & Konditionen überprüfen:
Zahlungsbedingungen sind Vereinbarungen über den geplanten Zahlungszeitpunkt inkl. Skontovereinbarungen. Du bestimmst, wann die Rechnung überfällig ist und damit für den Mahnlauf relevant wird. - Mahnstufen & Mahntexte hinterlegen:
Die Mahntexte kannst du bei den Globalen Einstellungen > Finanzen > Mahnstufen bearbeiten (siehe Schritt 2: Initialisierung und Einrichtung der Buchhaltung). Weitere Übersetzungen des Mahndokumentes kannst du bei den Globalen Einstellungen > Formularwesen > Übersetzungen pflegen. - Karenztage (ab Release 20.06.1):
Für den Mahnlauf können Karenztage definiert werden. Die Karenzzeit ist die Anzahl der Tage, bis eine Rechnung nach Erreichen des Fälligkeitsdatums die Mahnstufe 1 erreicht, d. h. eine Übergangsfrist zwischen Fälligkeitsdatum und Mahnstufe. Du findest bei den Globalen Einstellungen > Finanzen > Allgemeine Einstellungen > Mahnlauf das Feld „Karenztage“. Hinweis: Solltest du in der Vergangenheit die Karenzzeit über einen Workaround mit der Mahnstufe 0 abgebildet haben, bitten wir dich, die Funktion der Karenztage erst zu aktivieren, nachdem keine Belege mehr für die Mahnstufe 0 vorhanden sind. Anschließend ist die Mahnstufe 0 in den Globalen Einstellungen > Finanzen > Mahnstufen zu entfernen und erst dann sollte die Funktion der Karenztage verwendet werden. - Toleranztage zwischen den einzelnen Mahnstufen bestimmen (ab Mahnstufe 1):
Tage, die bei Erreichung der Mahnstufe zum aktuellen Fälligkeitsdatum hinzugefügt werden (Fristverlängerung = neues Fälligkeitsdatum bis zur nächsten Mahnstufe) - Mahngebühr:
Möchtest du eine Mahngebühr erheben? Die Mahngebühr wird in jeder einzelnen Mahnstufe hinterlegt.
Für den Mahnlauf hast du auch die Möglichkeit, mit Verzugszinsen zu arbeiten. Unser FAQ findest du hier.
Mahnlauf starten
Die Parameter für den Mahnlauf gibst du unter FINANZEN > Mahnlauf ein. Es gibt Zusatzoptionen, die du wahlweise aktivieren kannst, z.B. Guthaben berücksichtigen, Mahnsperre ignorieren, Fälligkeitsdatum neu ab Mahnlaufdatum. Kurze Erklärungen dazu kannst du dir mithilfe der Inline-Hilfe angezeigen.
Nachdem du den grünen Button Mahnlauf starten gedrückt hast, werden die Mahnvorschläge aufgelistet. Die einzelnen Belege können nun noch überprüft und ggf. mit dem Papierkorb aus dem Mahnlauf entfernt werden.
Nicht berücksichtigte Belege werden ebenfalls generiert und können bei Bedarf überprüft werden.
Um für die vorgeschlagenen Belege eine Mahnung zu generieren, klicke auf den grünen Button Mahnlauf verarbeiten.
Unter FINANZEN > Mahnungen findest du den so erstellten Mahnlauf. Klicke auf den Stift, um dir Details einzublenden.
Wenn du ein E-Mail Konto mit weclapp verbunden hast, kannst du das Mahndokument per Mail direkt an den Kunden versenden.
Wie du eine Mahnsperre für spezifische Kunden einrichten kannst, erfährst du in unserer Knowledge Base unter: