Changelog 21.13.2

Neuer Vorkasse-Workflow

Insbesondere im E-Commerce Bereich gehören Vorkasserechnungen zum Standard. Um euch hierbei bestmöglich zu unterstützen, haben wir für Vorkasse-Aufträge diverse Erweiterungen und Optimierungen vorgenommen. In unserem Video zeigen wir euch, welche Neuerungen auf euch warten.

Was ändert sich?

Die folgenden Änderungen beziehen sich ausschließlich auf die Auftragsart = Vorkasse. Der Workflow für Vorkasse-Aufträge funktioniert analog zu den Anzahlungsaufträgen.

• Neuer Workflow Auftragsart: Vorkasse: Auftrag > Vorkasserechnung > Lieferung > (Schluss-)Rechnung

* Bei der erzeugten Vorkasserechnung handelt es sich NICHT um das richtige Rechnungsdokument! Es handelt sich lediglich um eine Art Proformarechnung oder Zahlungsaufforderung. Die finale Rechnung an den Kunden wird erst nach Erbringung der Leistung/Lieferung erstellt.

• Vorkasserechnungen greifen auf denselben Nummernkreis wie Anzahlungsrechnungen zurück. Die finale Rechnung verwendet den Standard-Rechnungsnummernkreis.
• Neue Option „Rechnungsdokument einer Vorkasserechnung automatisch erzeugen“ bei Bestandskunden im Default ausgeschaltet, damit bei E-Mail-Templates nicht ungewollte Vorkasserechnung-PDFs verschickt werden. Wer diese Dokumente an Kunden verschicken möchte, kann die Einstellung aktivieren.
• E-Mail Templates: Konfigurationen für die Art “Rechnung” greifen auch für Vorkasserechnungen. Wenn keine E-Mails versendet werden sollen, empfehlen wir die Option „Rechnungsdokument einer Vorkasserechnung automatisch erzeugen“ zu deaktivieren und das Event “Rechnungsbeleg erstellt” zu nutzen.
• Die neue Vorkasserechnung kann für die manuelle oder automatische Auszifferung mit dem Zahlungseingang auf der Bank verwendet werden, ohne dass die richtigen Rechnungsdokumente bereits erstellt werden müssen.
• Der “Restbetrag” des Auftrags wird in der Auftragssidebar ausgewiesen. Zudem gibt es eine neue Spalte “Restbetrag” auf der Auftragsübersicht, in der man sehen kann, ob der Kunde schon einen Teil anbezahlt hat.
• Neue Spalte “Vorkasse / Anzahlung Zahlstatus” auf der Auftragsübersicht: hier kann man filtern, ob die Vorkasserechnung bereits bezahlt wurde. Die bereits vorhandene Spalte “Auftrag Zahlstatus” setzt sich automatisch auf bezahlt, wenn der OP für die Schlussrechnung erzeugt wurde.

• Neuer Automatismus zum Erstellen der Rechnung nach Versand der Lieferung: unter Einstellungen > Verkauf > “Rechnung-Komplett-Workflow bei Vorkasse automatisch durchführen, wenn vollständig geliefert” aktivieren.
• Den alten Vorkasse-Komplett-Workflow für Aufträge gibt es nicht mehr. Die neue Vorkasserechnung wird automatisch mit der Auftragsbestätigung angelegt und optional bereits der offene Posten automatisch erzeugt.

• Der neue Rechnung-Komplett-Workflow (Vorkasse) bezieht sich auf die finale Rechnung bzw. das offizielle Rechnungsdokument, das der Kunde bekommt.

Alles Wissenswerte zu den Vorkasserechnungen haben wir hier für euch zusammengefasst: Wie erstelle ich einen Vorkassenauftrag?