E-Mail Templates für verschiedene Rechnungstypen konfigurieren

Bei den E-Mail-Templates für Rechnungen könnt ihr bisher nur ein Template für alle Rechnungstypen (Standard, Abschlag, Anzahlung und Vorkasse) konfigurieren. Ab jetzt ist es möglich, verschiedene E-Mail-Templates in Abhängigkeit vom Rechnungstyp zu nutzen.

So könnt ihr bspw. für Vorkasse eigene E-Mail-Templates einrichten und für die Events “Vorkasserechnung erstellt” oder “Vorkasserechnung bezahlt” automatisiert E-Mails an eure Kunden verschicken lassen.

Für Gutschriften gibt es nun auch die Möglichkeit, verschiedene E-Mail-Templates zu definieren. Über das Feld “Rechnungsursprung” kann gesteuert werden, dass für Vorkasse-Gutschriften ein anderes Template als für normale Gutschriften verwendet wird.

Hinweise zur E-Mail-Template Umstellung:

• Art: Auftrag – Ereignis: Vorkasse bezahlt / Anzahlung bezahlt > diese Templates haben aufgrund eines Bugs bisher nicht funktioniert und es wurde keine Mail versendet. Mit dem Release werden diese Templates auf Art: Rechnung – Rechnungstyp: Vorkasse / Anzahlung – Ereignis: Offener Posten bezahlt umgestellt, aber auf inaktiv gestellt, damit nicht ungewollt Mails verschickt werden. Wenn das E-Mail-Template in Zukunft genutzt werden soll, kann es auf aktiv geschaltet werden.
• Art: Auftrag – Ereignis: Anzahlungsrechnung / Vorkasserechnung / Abschlagsrechnung / Schlussrechnung erstellt > diese Templates werden auf Art: Rechnung – Rechnungstyp: Anzahlung / Vorkasse / Abschlag/ Schlussrechnung – Ereignis: Rechnung erstellt umgezogen und werden wie bisher ausgelöst, wenn eine entsprechende Rechnung aus dem Auftrag erstellt wurde.
• Art: Rechnung – Ereignis: Gutschriftsbeleg erstellt – Rechnungsursprung: Wiederkehrende Rechnung / Vertrag > bei diesem E-Mail-Template wird aktuell keine Mail verschickt, weshalb diese Konfiguration gelöscht wird.
• Art: Rechnung – Ereignis: Erfassung beendet – Rechnungsursprung: Auftrag > diesen Workflow-Schritt gibt es bei Rechnungen zu Aufträgen nicht. Hier wurden bisher keine Mails für Rechnungen aus Aufträgen versendet, weshalb das Template mit der Umstellung entfernt wird.
• Art: Rechnung – Ereignis: Erfassung beendet/ Gutschriftsbeleg erstellt / Ungültig / Stornobeleg erstellt – Rechnungsursprung: Auftrag > bei diesen Konfigurationen wurden bisher auch bei Gutschriften zu Rechnungen aus Aufträgen E-Mail-Templates versendet, was so nicht vorgesehen war. Mit der Umstellung werden diese Templates nur noch für Rechnungen aus Aufträgen greifen. Für Gutschriften können bei Bedarf separate E-Mail-Templates eingerichtet werden.

Auftragsart bzw. Bestellart in OP-Listen

Es gibt jetzt die zwei neuen Spalten Auftragsart bzw. Bestellart auf der Übersicht OP-Liste Ausgang/Eingang. Die Spalten sind standardmäßig ausgeblendet.

Massenaktion für Bezugsquellen

Unter dem Menüpunkt Artikel > Bezugsquellen wurden Massenaktionen zum Bearbeiten von Daten in der Bezugsquelle hinzugefügt.

Neuer Abschnitt Paketdaten in Bestellung

In Bestellungen ist ein neuer Bereich “Paketdaten” verfügbar. Hier können Lieferinformationen wie Tracking URL zur Bestellung hinterlegt werden. Hierzu wurde auf der Lieferantendetailseite unter Bestelldetails ein neues Feld “Versandart” hinzugefügt. Diese Information wird standardmäßig in der Bestellung hinterlegt.

Veraltete Bestellarten entfernt

Auf der Bestellübersicht in der Spalte “Art” standen noch bereits veraltete Bestellarten zur Auswahl. Aus dem Filter wurden folgende entfernt: Projektkommission, Musterbestellung, Lieferantengutschrift und Automatisch. Es werden ab jetzt nur noch die existierenden Bestellarten angezeigt: Standardbestellung, Streckengeschäft, Auftragskommission und Abrufbestellung.

Ticket-Status nach Zeitplan automatisch wechseln

Behalte den Überblick deiner relevanten Tickets. Damit du den Ticketstatus nicht immer manuell prüfen und verändern musst, kannst du einen Zeitplan für deine Tickets festlegen, die sich in den letzten Tagen nicht verändert haben. Bestimme, nach wie vielen Tagen ein Ticket den Status wechseln soll. Die Konfiguration erfolgt unter Globale Einstellungen > Helpdesk > Ticket-Status & Regeln.

Beispiel: Ein Kunde meldet sich nicht mehr bei dir. Das Ticket soll sich nach 5 Tagen automatisch schließen.

Weitere Informationen dazu findest du im FAQ: Kann der Ticketstatus mit Hilfe eines Zeitplans automatisch gewechselt werden?

Kunde als Pflichtfeld im Ticket

In den Helpdesk-Einstellungen kann das Feld Kunde im Ticket als Pflichtfeld deklariert werden.

Automatische Zuweisung von neuen Tickets

Über die Ticket-Regeln können neue Tickets bei Erstellung direkt einem Helpdesk-Mitarbeiter oder dem Kundenverantwortlichen zugewiesen werden. Die Zuweisung erfolgt anhand verschiedener Kriterien und erspart dir dabei den manuellen Aufwand.

Die Regeln findest du unter Globale Einstellungen > Helpdesk > Ticket-Status & Regeln.

Weitere Informationen findest du hier: Wie können Tickets automatisch zugewiesen werden?

Formularkonfiguration für die Bestandsbewertung

Für die Bestandsbewertung gibt es nun im Formularwesen eine eigene Formularkonfiguration. Somit können für die Bestandsbewertung Logo und Design sowie die Positionstabelle individuell bearbeitet werden.

Berechtigungen und Lizenzen in Rollenübersicht

In der Übersicht der Rollen seht ihr jetzt die Berechtigungen und benötigten Lizenzen für jede Rolle als Spalten.

Icons fassen die Berechtigungen zusammen. Sie geben euch einen Überblick über die Rolle, aber sie bilden die Berechtigungen nicht detailliert ab. Sobald eine Rolle eine Berechtigung für einen Navigationspunkt enthält, wird dessen Icon in der Spalte dargestellt. Das Icon bleibt für eine, zehn oder alle Berechtigungen aus einem Navigationsbereich gleich. Wenn ihr mit der Maus über ein Icon fahrt, seht ihr auch den Namen des Navigationspunkts.

Die Tabelle zeigt euch immer die günstigste benötigte Lizenz. Oft kann die Rolle auch mit anderen Lizenzen benutzt werden. Add-On-Lizenzen werden nur angezeigt, wenn die Rolle Berechtigungen aus dem entsprechenden Navigationspunkt (Helpdesk oder Verträge) enthält.