Dokumente über OCR werden direkt als EK-Rechnung erfasst

Über OCR hochgeladene Dokumente werden nun direkt als EK-Rechnungen in einem neuen Status “OCR-Prüfung” angelegt und nicht mehr auf dem separaten Tab “OCR-Verifizierung” angezeigt. Zudem gehen die erzeugten EK-Rechnungen vom Status “OCR-Prüfung” direkt in den Status “Geprüft” über. Die optionalen Workflow-Aktionen “Erfassung beenden” und “Rechnungsprüfung starten” werden bei OCR-Rechnungen nicht berücksichtigt.

Vorteile: 

• Ihr habt weniger Klicks, da der Workflow für OCR-Rechnungen vereinfacht wurde.
• Ihr könnt direkt alle relevanten Felder in der EK-Rechnung bearbeiten, ohne dass ihr von der OCR-Verifizierung in die EK-Rechnung wechseln müsst.
• Die Neuanlage von erkannten Positionen als Artikel in weclapp sowie die Auswahl von bestehenden Artikeln in den Positionen ist möglich.
• Nach Auswahl eines Artikels kann die Einkaufsrechnungsposition manuell mit einer Bestell- oder Wareneingangsposition über den Tab Positionen > Spalte “Bestell- und Wareneingangspositionen” verknüpft werden.

Details findet ihr in diesem FAQ: Wie kann ich EK-Rechnungen über OCR erfassen?

Ausblick:
Wir planen für die Zukunft die automatische Erkennung von Artikeln (sofern die Artikel bei der Bezugsquelle in weclapp hinterlegt sind) sowie die automatische Verknüpfung zu vorhandenen Bestellungen und Wareneingängen (sofern die entsprechende Bestell- oder Lieferscheinnummer auf der EK-Rechnung angegeben wird). Außerdem soll die nachträgliche manuelle Zuordnung zu Bestell- und Wareneingangspositionen benutzerfreundlicher gestaltet und vereinfacht werden.

Weitere Details findet ihr auf unserer Roadmap: OCR: EK-Rechnungen mit Bezug zu Bestellung schneller erfassen

Hinweis: Der ZUGFeRD-Button ist nur sichtbar, wenn unter Einstellungen Einkauf > Rechnungen die Option “ZUGFeRD für Rechnungen aktivieren” gesetzt wurde. Der Button ” Fattura elettronica hochladen” ist nur in italienischen Systemen verfügbar.

Tab “OCR-Verifizierung” wird ausgeblendet

Der Tab “OCR-Verifizierung” unter Einkauf > Rechnungen/Gutschriften wird in allen Systemen, die keine unverarbeiteten OCR-Verifizierungen haben, ausgeblendet. Noch nicht verarbeitete OCR-Verifizierungen können noch ganz normal in EK-Rechnungen umgewandelt werden. Sobald alle alten OCR-Verifizierungen verarbeitet wurden, wird der Tab nicht mehr angezeigt. Neu hochgeladene Dokumente über OCR werden direkt als EK-Rechnung erfasst.

OCR über Klippa App B.V.

Für die Zukunft setzen wir bei OCR auf unseren Partner Klippa App B.V. aus den Niederlanden. Die Erfahrung und Machine Learning Infrastruktur machen die Klippa OCR zur genauesten und schnellsten auf dem Markt. Siehe dazu: Die besten OCR-Software Lösungen im Jahr 2024.

Neuer einheitlicher Erstelldialog für EK-Rechnungen

Um das manuelle Erfassen von EK-Rechnungen zu vereinfachen, wurden die beiden Dialoge “Neue Rechnungen ohne Lieferantenbestellung” und “Neue Rechnung zur Lieferantenbestellung” zusammengelegt.

Globale Upload-Buttons für OCR, ZUGFeRD und Fattura elettronica

Auf der Übersicht Einkauf > Rechnungen/Gutschriften gibt es nun globale Upload-Buttons jeweils für OCR, ZUGFeRD und Fattura elettronica. Außer ZUGFeRD kann über OCR und auch bei Fattura elettronica ein Massenupload von mehreren Dokumenten erfolgen, weshalb diese Buttons nun bei den Massenaktionen platziert wurden.

DHL Retoure

Erstellt in weclapp direkt das Retourenetikett für DHL (DHL Geschäftskundenversand – Paketversand). Erledigt somit alle Schritte für eure Lieferungen in weclapp und umgeht den Wechsel zwischen zwei Systemen. Durch die direkte Integration zu DHL könnt ihr außerdem eure eigenen Konditionen nutzen und habt keine zusätzlichen Kosten.

Wenn ihr DHL bereits angebunden habt, müsst ihr nur eine neue Versandart anlegen und diese mit der neuen internen Versandart “DHL Retoure” verknüpfen. Geht dafür in die Einstellungen/Grundeinstellungen/Versandarten.

Solltet ihr DHL noch nicht integriert haben, könnt ihr das in den Einstellungen/Integrationen/Externe Dienste machen und direkt bei der Integration die Versandart “DHL Retoure” mit anlegen.

Anschließend könnt ihr in Lieferungen und Retouren den Workflowschritt oder die Massenaktion verwenden und das Retourenetikett für DHL in weclapp erzeugen. Beachtet, dass ihr ggf. noch den optionalen Workflowschritt in den Einstellungen/Verkauf und Einkauf/Workflow-Aktionen aktivieren müsst.

Mehr Informationen dazu findet ihr hier: Wie kann ich den DHL Geschäftskunden mit weclapp verbinden und Retourenetiketten über DHL erstellen?

Neueste Version der DHL Schnittstelle für den DHL-Geschäftskundenversand

Unsere DHL Schnittstelle für den DHL-Geschäftskundenversand wurde auf die neueste Version der Schnittstelle angepasst. Somit sind wir auf dem neuesten Stand und ihr habt keine Nachteile dadurch, dass DHL die alte Schnittstelle nicht mehr weiterentwickelt. Neben den technischen Änderungen betreffen euch folgende kleinere Funktionsänderungen:

• Fehlermeldungen von DHL werden jetzt auch auf Deutsch angezeigt, wenn ihr Deutsch als Sprache in weclapp eingestellt habt.
• DHL unterstützt keine Weitergabe einer Telefonnummer des Absenders mehr. Daher wurde das Feld “Telefon Absender” aus den DHL Einstellungen sowie aus dem Modalpanel zum Erstellen des Versandlabels entfernt.
• Wie gewohnt wird die Liefernummer als Referenznummer auf das Versandlabel gedruckt. Da diese jetzt mindestens 8-stellig sein muss, füllen wir die Nummer vorne mit Nullen auf, falls eure Liefernummer kürzer ist.

Detailverbesserungen

• Um die Belege besser vergleichen zu können, sind die Positionen der Zollinhaltserklärung, die ihr über die Shipcloudintegration erstellen könnt, jetzt in derselben Reihenfolge wie die Positionen in der Lieferung.
• Um einen Schritt zu sparen, könnt ihr jetzt auch nicht verwendete Versandarten direkt löschen, auch wenn sie noch mit einer internen Versandart (der Integration DHL oder Shipcloud) verknüpft sind.

eBay: Synchronisationsrichtung einschränken & Automatische Synchronisierung der Listings

Synchronisationsrichtung einschränken

Du kannst die Synchronisationsrichtung der Listings in der eBay Einstellung, im Reiter Haupteinstellungen, einschränken, sodass eine Übertragung in die andere Richtung nicht versehentlich durchgeführt werden kann.

Automatische Synchronisierung der Listings

Aktiviere die neue Option “Automatische Listingsynchronisierung” im Tab “eBay-Listings” der eBay Schnittstelle, um automatisiert die Listings mit weclapp, in Abhängigkeit der eingestellten Synchronisationsrichtung, zu übertragen. Dadurch sind die Listings stets aktuell. Der Intervall für die regelmäßige Übertragung beträgt ein Mal täglich, um nicht in API-Calls Limitierungen zu kommen.

Sicherstellung der Mail2Ticket-Verbindung

Für die Sicherstellung der Mail2Ticket-Verbindung wird nun im Hintergrund regelmäßig geprüft, ob die Verbindung zum E-Mail Server erfolgreich ist.

Der Helpdesk Administrator wird automatisch über fehlgeschlagenen Verbindungen in den Mail2Ticket-Einstellungen benachrichtigt (In App über die Glocke). Die Benachrichtigung wird dem Administrator regelmäßig ausgespielt, bis wieder eine Verbindung hergestellt werden konnte.