Comment fonctionne l'inventaire ? Comment importer l'inventaire des articles ?

Die weclapp Inventur ist eine Stichtagsinventur, über die deine Artikelbestände importiert beziehungsweise der Bestand deiner Artikel aktualisiert wird > Voraussetzung hierfür ist, dass die Artikel als Lagerartikel gekennzeichnet sind.

Welche Vorbereitungen sind vor dem Inventur Start zu beachten?

Bevor Sie die Inventur starten, lesen Sie bitte unbedingt folgendes FAQ: Was bedeutet der Wiederbeschaffungswert/Verkaufswert in der Inventur? Durch die Inventur werden die Buchungspreise festgeschrieben, d.h. falls es Wareneingänge mit falschen Bewertungspreisen gab, müssen diese noch VOR der Inventur korrigiert werden. Näheres dazu hier: Warum kann ich den Buchungspreis nicht bearbeiten? Zudem wird während der Inventur das Lager bzw. der ausgewählte Lagerbereich gesperrt. Um Fehler beim Abschließen der Inventur zu vermeiden, sollten Sie sicherstellen, dass keine Reservierungen für Lieferungen und Produktionsaufträge für das Lager vorhanden sind. Andernfalls kann es sein, dass durch Ihre Lagerzählung der Soll/Ist-Bestand abweicht, weil in weclapp Lieferungen oder Produktionsaufträge noch nicht abgeschlossen worden sind. Unsere Empfehlung ist daher, VOR Beginn der Inventur, alle Lieferungen, die in weclapp noch nicht versendet worden sind, durchzugehen und diese entweder zu versenden (wenn dem tatsächlich so ist) oder entsprechend die Entnahmen über die Kommissionierung vorerst zu entfernen. Das gleiche sollten Sie auch mit noch offenen und nicht abgeschlossenen Produktionsaufträgen durchführen. Näheres hierzu finden Sie hier.

Sie können die Reservierungen der Artikel für Lieferungen oder Produktionsaufträge auch in einer Massenaktion über die Bestandsübersicht entfernen.

Welche Daten werden über die Inventur erfasst?

Wert	Spaltenüberschrift	Pflichtfeld	Mögliche Werte (Beispiele)
Artikelname	ARTICLE_Name	ja	beliebig z.B. T-Shirt Rita schwarz
Artikelnummer	ARTICLE_NUMBER	ja	beliebig z.B. TS-Rita-SCHWZ-L
Lagerplatz	LEVEL	ja	beliebig z.B. Level (Lagerplatz, bitte Groß- und Kleinschreibung beachten & Lagerplatz vollständiger Name)
Menge	QUANTITY	ja	beliebige Menge z. B. 0,1,2,3,…
Bewertungspreis / Preis pro Einheit	VALUATION_Price	ja	beliebige Zahl mit bis zu 5 Nachkommastellen (Preis zu dem die Differenz zwischen Soll und Ist-Bestand bewertet wird.)
Chargennummer	BATCH_NUMBER	Nein, wird nur bei Chargennummernartikeln benötigt	beliebig
Verfallsdatum	EXPIRATION_DATE	Nein, optional bei Chargenartikel	dd.MM.yyyy (Verfallsdatum einer Charge)
Seriennummer	SERIAL_NUMBER	Nein, wird nur bei Seriennnummernartikeln benötigt	beliebig (Hinweis: Eine Seriennummer ist eindeutig und darf nur einmal vorkommen.)
Auftragsnummer	ORDER_NUMBER	Nein, nur zu befüllen, wenn es es sich um eine variantenbezogenen Produktionsartikel handelt	beliebig (Auftragsnummer, in dem der Artikel erfasst wurde)
Auftragspositionsnummer	ORDER_ITEM_POSITION_NUMBER	Nein, nur wenn Spalte ORDER_Number befüllt	Positionsnummer im Auftrag

Wie wird die Inventur gestartet und abgeschlossen?

Schritt 1: Inventur anlegen

Eine neues Inventurbuch legen Sie über LAGER > Inventuren > (+ Inventurgruppe) > Neues Inventurbuch an. Die Inventurgruppe kann mehrere Inventurbücher beinhalten und ist ein optionaler Schritt. Die Inventurgruppe kann z.B. nach dem aktuellen Jahr benannt werden. Über den Klick auf Neues Inventurbuch öffnet sich ein Fenster. Befüllen Sie alle Felder und bestätigen Sie mit Speichern & Schließen.

Inventurleiter: Definieren Sie einen in weclapp angelegten Benutzer als Inventurleiter.
Zähler: Zähler müssen nicht als Benutzer angelegt sein. Tragen Sie die Namen der Zähler ein.
Schreiber: Schreiber müssen nicht als Benutzer angelegt sein. Tragen Sie die Namen der Schreiber ein.
Lager: Wählen Sie das Lager oder den Lagerbereich aus, indem die Inventur stattfindet.
Positionen für Bestände: Es werden für alle Bestände, die sich im ausgewählten Lager befinden, Positionen angelegt. Diese Option ist nicht abwählbar.
Positionen für leere Lagerplätze: Es werden für leere Lagerplätze leere Positionen angelegt. Pro leerem Lagerplatz wird eine leere Position ohne Artikel hinzugefügt. Sofern ein Lager Bestände besitzt, obwohl im System keine vermerkt wurden, können solche in diese Positionen eingetragen werden.
Lagerplatz für Artikel ohne Bestände: Diese Option bezieht sich auf Artikel ohne Bestände im System und entscheidet, ob für diese trotzdem eine Position angelegt werden soll oder nicht. Für alle Artikel, für die kein Bestand im Inventurlager existiert, werden Positionen im ausgewählten Lagerplatz angelegt. Diese Option ist vor allem für erste Inventuren sinnvoll, damit überprüft werden kann, wie viel Initialbestand existiert. Sofern ‘Keine Positionen für Artikel ohne Bestände’ ausgewählt ist, ist die Liste bei der initialen Inventur leer, da noch kein Bestand für Artikel existiert und noch nichts eingebucht wurde.

Schritt 2 (opt): Inventurdaten drucken

Als optionalen Schritt können nun die Inventurdokumente über den Workflow gedruckt werden. Hier stehen Ihnen diverse Sortierungen zur Auswahl. Das PDF wird nach Erzeugung in der Inventur Sidebar abgelegt. Drucken Sie die Dokumente aus. Mit diesen können Ihre Zähler und/oder Schreiber den IST-Stand erfassen.

Der Ausdruck der PDF Dokumente ist geeignet, wenn Sie Ihren Zählern und/oder Schreibern eine ausgedruckte Liste an die Hand geben wollen, in die Sie die IST-Mengen eintragen können. Hinterher muss die per Hand eingetragene Menge entweder manuell auf dem Reiter Positionen in der Inventur eingegeben oder in die exportierte Excel-Liste übertragen werden. Siehe dazu Schritt 3: Datenerfassung starten.

Schritt 3: Datenerfassung starten

Als nächstes erfolgt die Datenerfassung. Hier gibt es zwei Möglichkeiten: (1) Manuelles Erfassen oder (2) Datenerfassung per Datenimport (csv).

Hier finden Sie eine Liste mit möglichen Fehlermeldungen, die während der Datenerfassung bzw. beim Beenden der Datenerfassung auftreten können: Was bedeuten die Fehlermeldungen bei der

Inventur?

Option 1: Manuelle Erfassung

Bei der manuellen Erfassung werden alle Inventurdaten zu den Artikeln (siehe Abschnitt Welche Inventurdaten werden erfasst?) manuell eingetragen. Bei vielen Artikeln ist diese Vorgehensweise sehr zeitintensiv, sodass wir hier Option 2 als Vorgehensweise empfehlen. Die manuelle Datenerfassung starten Sie über den Workflow mit Datenerfassung starten.

Wechseln Sie nun auf den Tab Positionen, über die Positionsliste können Sie alle Werte erfassen. Um eine neue Position anzulegen, klicken Sie auf den Button Manuelle Position hinzufügen.

Nachdem Sie alle Positionen manuell erfasst haben, bestätigen Sie Ihre Eingaben über den Schritt Erfassung beenden.

Option 2: Datenerfassung per Datenimport (csv)

Bei vielen Artikeln empfehlen wir den Datenimport Ihrer Artikelbestände, da ein manuelles Erfassen in der Regel sehr zeitaufwendig ist. Laden Sie sich die Inventur Liste über den Workflow über Liste exportieren herunter und befüllen Sie die Datei weiter mit den Daten. Bitte beachten Sie, dass Sie die exportierte csv-Datei unformatiert öffnen und abspeichern. Hinweise für den Umgang mit csv-Dateien auf einem Mac finden Sie hier.

Zum Import von Artikelbeständen können Sie ausschließlich unsere Vorlage verwenden, andere Formate können nicht importiert werden. Sollten Sie bspw. eine Bestandsliste aus Ihrem Onlineshop haben, sind die Daten in unsere Vorlage entsprechend einzutragen. Unsere Vorlage entspricht einer gewissen Struktur, verschieben Sie auch keine Spalten oder fügen neue hinzu, da die Datei ansonsten nicht importiert werden kann.

Wenn die Datei befüllt ist, kann diese über den Workflow Liste importieren in weclapp eingespielt werden.

Wenn Sie im Workflow auf Liste importieren klicken, öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie eine Beispiel-Importdatei im csv-Format und eine PDF mit einer genauen Strukturbeschreibung des Dateiformats finden. Bitte beachten Sie, dass Sie die csv-Datei unformatiert öffnen und abspeichern. Hinweise für den Umgang mit csv-Dateien auf einem Mac finden Sie hier.

Sofern die Validierung der Import-Datei erfolgreich ist, können Sie auf den blauen Button Import durchführen klicken und Ihre Daten importieren.

Schritt 4: Datenerfassung beenden

Wenn Sie ihre Daten importiert haben, bestätigen Sie Ihre Eingaben über den Schritt Erfassung beenden.

Sobald die Datenerfassung beendet wurde, können Sie die Positionstabelle nicht mehr bearbeiten. Sollten Sie vor dem Durchführen der Differenzkontrolle noch Daten ändern wollen, können Sie über die Workflow-Aktion Zurück zur Datenerfassung das Bearbeiten wieder ermöglichen.

Sofern die Daten passen und Sie keine Änderungen an den Positionen mehr vornehmen möchten, können Sie weiter zum nächsten Schritt.

Schritt 5: Differenzkontrolle abschließen

Zur Kontrolle können Sie optional über den Workflow die Differenzdokumente drucken. Hierbei handelt es sich um eine Differenzübersicht im PDF Format.

Wenn Ihre Daten korrekt eingegeben wurden und Sie nichts mehr ändern möchten, bestätigen Sie mit Differenzkotrolle abschließen. Sobald die Differenzkontrolle abgeschlossen ist, kann die Inventur nicht mehr überarbeitet werden.

Schritt 6: Inventurdaten buchen

Sofern es Differenzen zwischen Soll- und Ist-Menge gibt, wird durch diese Workflow-Aktion Bestand ein- oder ausgebucht, damit der Bestand auf den Ist-Bestand gebracht wird. Die Lagerbewegung wird mit dem angegebenem Buchungspreis pro Einheit in der Spalte Wiederbeschaffungs-/Verkaufswert bewertet.

Welche Korrekturbuchungen durchgeführt wurden, erfahren Sie beim Klick auf Details in der Ampel.

Im Logfile sehen Sie bei welchen Artikeln Lagerbewegungen stattgefunden haben und Bestand ein- oder ausgebucht wurde.

Unter Lagerbewegungen ist dies erkennbar am Buchungstyp Warenein- bzw. ausgang aus Inventur. Diese Lagerbewegung wird mit dem angegebenen Bewertungspreis pro Einheit bewertet.