Tramite il modulo di gestione dei contratti, i contratti possono essere regolati da ordini o fatture in weclapp. Di seguito, descriviamo quali requisiti sono necessari e come si possono finalmente fatturare i contratti.
Prerequisito
Solo i contratti attivi (vedi stato nei dettagli del contratto) vengono considerati per la fatturazione del contratto. Inoltre, i contratti devono essere assegnati alla categoria Ricavi nella scheda Spese/Ricavi.
Oltre ad almeno una voce di entrata, altri requisiti sono che un cliente (contraente) e un tipo di fatturazione siano stati selezionati così che la fatturazione possa avvenire. Queste impostazioni possono essere inserite nella scheda panoramica del contratto:
I campi relativi alla fatturazione hanno tutti un aiuto in linea 
che descrive tutte le opzioni disponibili. L’impostazione più importante relativa alla fatturazione dei contratti è il campo Tipo di fatturazione. Per far ciò, dai un’occhiata più da vicino alla voce “Selezione del tipo di fatturazione” qui sotto.
Tempo di creazione del documento
La fatturazione degli elementi fatturabili inizia solo quando il campo di fatturazione viene selezionato. weclapp genera fatture/ordini per contratti ogni notte a partire dalle 3. Se una fattura/ordine non può essere generata, weclapp tenterà di generarla di nuovo la notte seguente.
Puoi anche attivare manualmente l’esecuzione della fatturazione per tutti i contratti in qualsiasi momento attraverso la panoramica dei contratti:
L’azione “Liquida contratti” può essere eseguita tutte le volte che volete. La generazione dei documenti avviene in background. Durante l’esecuzione, un pulsante rosso “Annullamento della fatturazione del contratto” viene visualizzato in alto. Puoi cliccare sul pulsante per annullare l’esecuzione della fatturazione. Se state generando fatturazioni per molti contratti, questo può richiedere alcuni minuti. Puoi continuare a lavorare in altre aree durante questo tempo mentre i documenti vengono generati. Quando il pulsante non viene più visualizzato, l’esecuzione della fatturazione è finita.
Durante l’esecuzione della fatturazione, nessun utente dovrebbe apportare modifiche ai contratti che sono rilevanti per la fatturazione (ad esempio inizio/fine contratto, posizione da/a).
Le voci che sono uniche, cioè che non hanno ricorrenze, saranno fatturate una sola volta al tempo “Valid From”.
Un articolo è fatturato quando una data è visualizzata nel campo “Next billing date”. Se non vengono generate più fatture perché, per esempio, una data finale della posizione impedisce un’ulteriore generazione, il campo è vuoto.
Due campi possono essere aggiunti alla panoramica delle entrate/spese per visualizzare le informazioni relative alla fatturazione: la prossima data di fatturazione e la data di fatturazione precedente.
Selezione del tipo di fatturazione
L’impostazione più importante relativa alla fatturazione dei contratti è il campo Tipo di fatturazione. Sono disponibili le seguenti opzioni:
- Crea ordine: Un ordine sarà creato per gli articoli rilevanti per la fatturazione. Seleziona questa opzione se hai movimenti di stock (necessità di una consegna e dell’aggiornamento dello stock) o se hai bisogno di generare una conferma d’ordine per il servizio, per esempio.
- Crea fattura prima del periodo di fatturazione: seleziona questa opzione se vuoi che una fattura sia generata con la data della fattura al momento della fatturazione.
- Crea fattura dopo il periodo di fatturazione: con questa opzione puoi generare una fattura la cui data di fatturazione è un giorno dopo la data della prossima fatturazione.
Le due opzioni di generazione della fattura sono inutili se utilizzate degli articoli di giacenza (articoli di magazzino) come voce di contratto. Nel caso di una fattura, la giacenza non sarà modificata. Per gli articoli di magazzino, è necessario selezionare l’opzione “Commessa” e spedire la commessa.
Fatturazione collettiva dei contratti
Più contratti possono essere fatturati insieme usando la fatturazione collettiva. Il prerequisito è che i contratti siano assegnati alla stessa parte contrattuale (cliente) e che la data di fatturazione dei contratti cada nella stessa data di fatturazione. La fatturazione collettiva deve essere abilitata nella panoramica del cliente. Attiva il campo “Liquidazione collettiva con liquidazione dei contratti” nei dettagli commessa tramite la configurazione del fieldset.
Elaborazione automatica delle fatture dai contratti
Se “Crea fattura” è selezionato come tipo di fatturazione, ulteriori impostazioni possono essere compilate nella sezione Impostazioni per l’elaborazione automatica (nella panoramica del contratto) per elaborare ulteriormente la fattura generata automaticamente, ad esempio la creazione diretta di documenti di fattura con voci aperte. Sono disponibili per la selezione le seguenti opzioni di stato per l’elaborazione automatica:
- Nuovo
- Documento fattura creato
- Partita aperta creata
- Contabilità registrata
Altre note
- Se il campo Validità da non è compilato in una voce di spese/ricavi, la data della fattura successiva si riferisce alla data di inizio del contratto. Generalmente si applica (presupposto del periodo di fatturazione mensile):
Inizio del contratto Fine del contratto Posizione valida da Posizione valida fino a Crea ordine – data ordine Fattura prima del periodo di fatturazione – Data della fattura Fattura dopo periodo di fatturazione – Data della fattura 01.01.2021 01.01.2021 01.01.2021 31.01.2021 01.01.2021 01.03.2021 Primo ordine il 01.03.2021 Prima fattura il 01.03.2021 Prima fattura il 31.03.2021 01.01.2021 30.04.2021 Ultimo ordine 01.04.2021 Ultima fattura 01.04.2021 Ultima fattura il 30.04.2021 01.01.2021 30.04.2021 31.03.2021 Ultimo ordine 01.03.2021 Ultima fattura 01.03.2021 Ultima fattura il 31.03.2021 - Sotto le schede Fatture e Commesse possono essere visualizzati tutti i documenti relativi al contratto corrente. Se una fattura o una commessa è stata generata da un contratto, è anche visibile in questi due documenti. È possibile filtrare nella panoramica delle fatture e degli ordini in base a un contratto.
Differenza tra la fatturazione ricorrente e la fatturazione di gestione del contratto
La gestione dei contratti è particolarmente adatta nei casi in cui la base dei servizi da fornire è stata concordata sotto forma di un contratto (ad esempio un contratto di servizio), i servizi non sono solo una tantum ma anche ricorrenti, e sono state concordate modalità di fine contratto che devono essere osservate automaticamente. Inoltre, la fatturazione tramite contratti può anche generare una commessa invece di una fattura. Questo è particolarmente importante se nell’ambito del contratto vengono utilizzati non solo servizi ma anche materiali che cambiano lo stock. Non è possibile generare ordini per fatture ricorrenti. La fatturazione tramite la gestione dei contratti offre anche il vantaggio che le voci che vengono fatturate insieme in un giorno possono anche essere combinate in un unico documento.
La fattura ricorrente fa parte delle licenze standard. La gestione dei contratti è un modulo separato, che comporta costi aggiuntivi.
Video: Introduzione alla gestione dei contratti
Altri link
Perché la fatturazione collettiva dei contratti non funziona?