Wenn du neu mit weclapp startest, gibt es einige Einstellungsoptionen, die du prüfen solltest, bevor du dein System mit Livedaten befüllst. Die Checkliste gibt dir einen Überblick der wichtigsten Grundeinstellungen wie z. B. die Nummernkreisverwaltung, Artikelanlage und die Systembereinigung nach der Testphase. Unser Handbuch für die ersten Schritte mit weclapp und die Knowledge Base mit hilfreichen FAQ’s findest du in unserem Doc Portal.
Nummernkreise einrichten
Die Nummernkreisverwaltung findest du in weclapp in den Globalen Einstellungen > Nummernkreise. Wir empfehlen dir, deine Nummernkreiseinstellung für alle Datentypen zu überprüfen. Besonders hervorzuheben sind die Nummernkreise für Kunden, Lieferanten, Rechnungen und Artikel, da bei diesen bestimmte Einstellungsmöglichkeiten zu berücksichtigen sind.
- Kunden-/Lieferantennummer: Bei Neuanlage eines Kunden/ Lieferanten wird immer die nächste Nummer aus dem Nummernkreis verwendet. Importierst du alte Kunden- bzw. Lieferantendaten, kannst du die bestehenden Nummern mit Hilfe des Imports übernehmen.
Wenn du mit der DATEV Schnittstelle arbeiten möchtest, beachte dass DATEV konforme Nummernkreise für Kunden und Lieferanten immer 5-stellig sein müssen. Debitoren/Kundennummern von 10000 bis 69999 und Kreditoren/Lieferantennummern von 70000 bis 99999.
- Rechnungen / Gutschriften: Es gibt verschiedene Nummernkreise für die Rechnungen und einen eigenen Nummernkreis für die Gutschriften in weclapp. Bei den Rechnungen wird zwischen den Typen Verkaufsrechnung, Anzahlung Verkaufsrechnung und Abschlagrechnung Verkaufsrechnung unterschieden.
Wünschst du eine Zusammenlegung der Nummernkreise für die Rechnungen, schreibe bitte eine E-Mail an den Support: support@weclapp.com
- Aufträge: Arbeitest du mit einem Online-Shop, ist es zwingend notwendig, dass sich der Nummernkreis für die Shop Aufträge von dem weclapp Nummernkreis für die Aufträge unterscheidet, damit es keine Nummernkreisüberschneidung gibt. Unterscheide die Nummernkreise mit Hilfe der Vertriebswege und der Angabe von Prä- oder Suffixen.
- Artikel: Soll für Artikel ein eigener Nummernkreis verwendet werden, findest du in Globale Einstellungen > Artikel > Artikeleinstellungen die Box „Artikelnummernkreis verwenden“. Ist diese Option nicht gesetzt, ist die Artikelnummer frei definierbar und wird manuell oder über den Artikelimport befüllt.
- Kreditoren-/ Debitorenkontonummer (opt.): Kreditoren-/ Debitorenkontonummer kann die nächste Nummer aus dem Nummernkreis, eine freie Nummer oder die Kunden-/Lieferantennummer sein. Weitere Informationen dazu findest du hier.
Artikel anlegen
Bei der Artikelanlage sind Einstellungen zu Artikeltyp und Einheit einmalig zu setzen. Auf Basis dieser Einstellung basieren alle weiteren Workflowaktionen.
- Artikeleinheit: Die Artikeleinheit ist einmalig an einem Artikel festzulegen und kann nur noch unter bestimmten Umständen geändert werden. Weiteres dazu findest du hier.
Benötigst du weitere Einheiten, die über die Standard Einheiten hinausgehen, kannst du zusätzliche Einheiten in den Grundeinstellungen hinzufügen.
- Artikeltypen: Artikel können in weclapp verschiedene Eigenschaften zugewiesen werden. Davon hängt ab, wie die Artikel in der Anwendung verwendet werden sollen und welche Logik dahinter steht. Einem Artikel können mehrere Eigenschaften zugewiesen werden, lediglich die Eigenschaften “auf Lieferschein” und “Verkaufsartikel” sind für alle Artikeltypen verfügbar. Folgende Eigenschaften sind bei Auswahl der Artikeleigenschaft zu beachten:
- Basisartikel: Ein Basisartikel kann allgemein als Verkaufsartikel und auf Lieferscheinen angedruckt werden, besitzt aber keine weiteren Eigenschaften.
- Bestandsführend: Ein bestandsführender Artikel ist ein Lagerartikel und somit relevant für Prozesse in der Lagerverwaltung und Verfügbarkeitsanzeige. Er kann zudem über die Eigenschaften “zu produzieren”, “Chargennummer” und “Seriennummer” verfügen. Bestandsführende Artikel werden bei Übernahme aus einem Angebot in ein Projekt als Fremdkosten angelegt.
- Zu produzieren: Produktionsartikel sind bestandsführende Artikel, die im Modul Produktion produziert werden können und über eine Produktionsstückliste verfügen.
- Chargennummer: Artikel mit einer Chargennummer sind bestandsführende Artikel, deren Bestandsveränderungen nur in Verbindung mit Angabe einer Charge möglich sind.
- Seriennummer: Seriennummernartikel sind bestandsführende Artikel, deren Bestandsveränderungen nur in Verbindung mit Angabe einer Seriennummer möglich sind.
- Dienstleistung: Dienstleistungsartikel können gleichzeitig Verkaufsartikel sein, sie sind jedoch NICHT bestandsführend, seriennummernfähig und produzierbar. Dienstleistungsartikel werden darüber hinaus bei Übernahme aus einem Angebot in ein Projekt als Projektaufgabe angelegt.
- Verkaufsstückliste: Eine Verkaufsstückliste stellt ein Bundle aus Unterpositionen dar. Es kann entschieden werden, ob “Stücklistenteillieferungen möglich” sind und ob “Unterpositionen mit Preisen für den Verkauf und/oder Einkauf” versehen werden können.
- Versandkosten: Versandkosten können nur als eben solche im Verkaufsworkflow verwendet werden. Sie können nicht in der normalen Positionszeile, sondern nur in der gesonderten “Versandkosten” Zeile ausgewählt werden, insofern diese in den Einstellungen unter Verkauf & Einkauf – Verkauf aktiviert wurde.
Sobald Artikel einmal verwendet wurden, sind Einstellungen zu Ihren Eigenschaften NICHT mehr editierbar. Bei der Auswahl der Artikeleigenschaften ist vor allem die Option „Bestandsführend“ entscheidend diese Auswirkungen auf viele lagerspezifische Prozesse hat.
Die Bewegungen von Lagerartikeln werden in der Tabelle Lagerbewegungen lückenlos protokolliert und garantieren dadurch die Nachvollziehbarkeit und Transparenz aller Lagerbestände. Für Lagerartikel sind Features wie Inventur, Bestandsbewertung und Einkaufs-Disposition verfügbar.
Soll der Bestand eines Artikels nicht in weclapp gepflegt werden, aktivieren Sie nur die Option Verkaufsartikel.
System nach der Testphase bereinigen
Wenn Sie nach der Testphase mit einem sauberen System starten möchten, können Sie das gesamte System zurückzusetzen oder die Bewegungsdaten löschen lassen.