In weclapp können elektronische Rechnungen (Fattura elettronica) XML Format erstellt werden.
► Was ist eine elektronische Rechnung (Fattura elettronica)?
► Fattura elettronica Workflow-Aktion und Einstellungen
► Fattura elettronica spezifische Felder im Kunden/Rechnung
► Wie wird eine Fattura elettronica in weclapp konfiguriert?
► Fattura elettronica XML-Datei erstellen
Was ist eine elektronische Rechnung (Fattura elettronica)?
Ab dem 1. Januar 2019 müssen alle von italienischen Mehrwertsteuerpflichtigen getätigten Umsätze elektronisch in Rechnung gestellt werden. Für die elektronische Rechnung (Fattura elettronica) sind folgende Standards vorgegeben, die eingehalten werden müssen:
- Erstellung der Rechnung (per Datei im XML-Format)
- Austausch der Rechnung mit dem Finanzamt über das öffentliche Austauschsystem Sdl (Sistema di Interscambio)
- Digitale Aufbewahrung der Rechnung
Der Export besteht aus einer XML Datei pro Rechnung, die wiederum in einem ZIP-Archiv heruntergeladen werden kann. Die XML Dateien lassen sich einzeln auch in dem ZIP-Archiv beim SdI (= Sistema di Interscambio, dt. Austauschsystem) hochladen. Das SdI ist eine öffentlich rechtliche Plattform der italienischen Finanzadministration zur Ausstellung, Übermittlung und Speicherung von Rechnungen. Die offizielle Seite von Fattura elettronica in Italien findest du hier.
Fattura elettronica Workflow-Aktion und Einstellungen
Wie wird Fattura elettronica in weclapp konfiguriert?
(1) Fattura elettronica Stammdaten prüfen
Öffne das Register “Fattura eletrtonica” unter globale Einstellungen > Import/Export > XML-Einstellungen, um deine Stammdaten zu hinterlegen.
- Steuerregelung “Regime fiscale”: Das Steuersystem, das für die fattura elettronica verwendet werden soll. Standardmäßig mit Standard belegt (RF01).
- Export Typ für ‘gew. Exporteur Absichtserklärung’: Absichtserklärungen können entweder über die CAUSALE-Felder in das fattura elettronica xml übertragen werden, oder über den Standard, wie er von AssoSoftware vorgegeben wird. Weitere Details dazu hier: Wie kann ich eine Absichtserklärung für einen gew. Exporteur hinterlegen?
- Zuletzt verwendete fortlaufendende Übertragungsnummer: Mithilfe dieses Feldes kann der zuletzt verwendete Wert der fortlaufenden Nummer für die Übertragungsnummer der fattura elettronica festgelegt werden. Dieser Code ergibt an die eigene USt-ID angehängt den Dateinamen des Rechnung XMLs, was somit eine eindeutige, gesetzlich vorgeschriebene Benennung der Datei gewährleistet. Die Übertragungsnummer besteht aus 5 Zeichen. Die Nummer erhöht sich dabei mit der erzeugten fattura elettronica XML um den Wert 1 (Mit der Ausnahme von pre Rechnungen, wo keine Übertragungsnummer hinzugefügt wird).
- Standard Zahlungscode: Dieser Zahlungscode (ModalitaPagamento) wird verwendet, wenn in der Rechnung nichts gesetzt ist. Im Default ist hier MP05 – Banküberweisung eingetragen
(2) Fattura elettronica Zahlungscodes “ModalitaPagamento”
Die ModalitaPagamento gibt an, welche Zahlungsart in der Rechnung verwendet wird. Dazu muss der Zahlungsart an dieser Stelle ein in der Fattura elettronica Spezifikation vorgegebener Code zugeordnet werden. Im Standard sind folgende Zahlungsarten vorbelegt:
Fattura elettronica unterstützt ausgewählte Zahlungsarten (z.B. Barzahlung, Banküberweisung, Credit und EC-Karte sowie Lastschrift). Für jede Zahlungsart gibt Fattura elettronica einen speziellen Code vor, der hinterlegt werden muss. Solltest du neben den Standard Zahlungsarten weitere benötigen, wende dich an den Support (support@weclapp.com).
(3) Fattura elettronica Steuerbefreiungsinformationen
Bei der Verwendung von steuerbefreiten Steuern müssen diese mit einem in der Fattura elettronica Spezifikation vorgegebenen Code gekennzeichnet werden. Zudem ist es notwendig, dass die Steuerbefreiung mit einer gesetzlichen Referenz begründet wird. Zudem ist anzugeben, ob auf diese steuerfreie Steuer die virtuelle Stempelsteuer (Bollo virtuale) berechnet werden muss. Standardmäßig sind diese Steuersätze angelegt und mit den entsprechenden Fattura Codes gemapped:
(4) Artikel
Wähle aus, welche Informationen der Positionstext enthalten soll. Im Default ist “Titel und Beschreibung” ausgewählt.
(5) Virtuelle Stempelmarke “Bollo virtuale”
Siehe Punkt 3 zu Steuerbefreiungsinformationen. Ab einem Nettobetrag von 77,47 € wird bei den so gekennzeichneten Steuersätzen die Stempelsteuer i.H.v. 2€ berechnet. Auf der Rechnungsübersicht kann sich die Spalte “Virtuelle Stempelmarke ‘Bollo virtuale'” eingeblendet werden, um auszuwerten, auf welche Rechnungen die Stempelsteuer angewendet wurde.
(6) Referenzen
Hier kannst du auswählen, welche Referenzen (Aufträge, Verträge, Rechnungen/Gutschriften, Lieferungen) inkludiert werden sollen.
(7) REA-Registrierung “Iscrizione REA”
Wenn die Firma eine Aktiengesellschaft ist, müssen die folgenden Felder befüllt werden:
- Büro “Ufficio”: In dieses Feld muss die Initiale der Provinz des italienischen Sitzes eingetragen werden (2 Buchstaben).
- REA-Nummer “Numero REA”: In dieses Feld muss die Handelsregisternummer eingetragen werden.
- Liquidationsstatus “Stato Liquidazione”: In dieses Feld muss eingetragen werden, ob sie sich in Liquidierung (‘LS’) oder nicht in Liquidierung (‘LN’) befindet.
- Grundkapital “Capitale Sociale”: In dieses Feld muss das Grundkapital eingetragen werden.
- Alleingesellschafter “Socio Unico”: In dieses Feld muss eingetragen werden, ob es sich um einen einzigen Gesellschafter (‘SU’) oder um mehrere Gesellschafter handelt (‘SM’).
(8) Drittvermittler “Terzo intermediario o soggetto emittente”
Wenn Rechnungen nicht direkt übergeben werden, sondern beispielsweise von einem Steuerberater, dann müssen die folgenden Felder befüllt werden:
- USt-ID “id Fiscale IVA”: Die USt-ID der dritten Partei.
- Steuer-Code “Codice Fiscale”: Italienischer Steuer-Code ‘Codice Fiscale’ der dritten Partei.
- Firma “Denominazione”: Firmenname der dritten Partei.
- Vorname “Nome”: Vorname der dritten Partei.
- Nachname “Cognome”: Nachname der dritten Partei.
(9) Aussteller “Soggetto Emittente”
Wenn Rechnungen das Feld ‘SoggettoEmittente’ bekommen sollen, das aussagt, ob Rechnungen vom Käufer oder einer dritten Partei, die vom Käufer beauftragt wurde, ausgestellt werden, muss hier ein Haken gesetzt werden.
Fattura elettronica spezifische Felder im Kunden/Rechnung
Auf der Kunden- und Rechnungsdetailseite gibt es im Fieldset “Fattura elettronica” spezifische Felder, die für die XML-Erstellung relevant sind:
- Tipo Documento: Der Dokumententyp der Rechnung wird in weclapp in Abhängigkeit des Rechnungstyps gesetzt. Im Default wird folgendes gesetzt:
- Standard- bzw. Schlussrechnung: TD01 fattura
- Vorkasse-/Anzahlungs-/Abschlagsrechnung: TD02 acconto/anticipo su fattura
- Gutschrift: TD04 nota di credito
- Virtuelle Stempelmarke “Bollo virtuale”: Die virtuelle Stempelsteuer wird fällig, sobald ein gewisser Betrag von bestimmten steuerfreien Positionen überschritten wird.
- EsigibilitaIVA: Mehrwertsteuersystem für diese Rechnung
- I – Mehrwertsteuer muss sofort gezahlt werden
- D – aufgeschobene Mehrwertsteuer
- S – geteilte Zahlungen
- CodiceCUP: Code für jedes öffentliche Investment-Projekt – Projekt-Code.
- CodiceCIG: Identifikationscode des Ausschreibungsverfahrens.
- Codice Destinatario: 6 oder 7-stelliger eindeutiger Code zur Identifizierung (neben PEC Destinatario, USt-ID oder Steuernummer) des Kunden an der Rechnung.
- PEC Destinatario: Zertifizierte E-Mailadresse, an die die Rechnung weitergeleitet wird.
Fattura elettronica XML-Datei erstellen
Wenn die oben genannten Konfigurationen überprüft und ggf. angepasst wurden, kann die elektronische Rechnung über den Workflow erstellt werden. Dies kann entweder für jede Rechnung einzeln oder per Massenaktion vorgenommen werden. Im Anschluss können die erstellten Dateien im italienischen Austauschsystem SdI hochgeladen werden.
(1) Elektronische Rechnung aus Rechnungsdetailseite erstellen
Die erstellte XML-Datei ist im Beleg unter dem Tab Dokumente abgelegt.
(2) Elektronische Rechnung(en) per Massenaktion erzeugen
Fattura elettronica-XML erstellen: erstellt für ausgewählten Rechnungen eine fattura elettronica XML-Datei, wenn das notwendig ist, also entweder bisher keine erstellt wurde oder Änderungen an der Rechnung vorgenommen wurden seit der letzten Erstellung.
Fattura elettronica-XML herunterladen: die Fattura elettronica-XML-Dateien werden der ausgewählten Rechnungen werden in einem ZIP-Archiv heruntergeladen (es werden keine fehlenden Dateien erstellt). Pro Rechnung wird nur die neueste Fattura elettronica-XML-Datei berücksichtigt, falls mehrere existieren sollten.