Wie kann ich Lieferantenanfragen erstellen und Lieferantenangebote vergleichen?

Lieferantenanfrage

Finden Sie das beste Angebot und vergleichen Sie die Beschaffungspreise ihrer Artikel von verschiedenen Lieferanten. Für die optimale Preisanfrage und Vergleich der Lieferkonditionen wird die Lieferantenanfrage als Vorstufe der Bestellung verwendet. Die Lieferantenanfragen finden Sie im Hauptmenü unter Einkauf > Lieferantenanfragen.

► Schritt 1: Grundeinstellungen überprüfen

► Schritt 2: Lieferantenanfrage erstellen

► Schritt 3: Workflow Lieferantenanfrage

► Schritt 4: Lieferantenangebot eintragen

► Schritt 5: Lieferantenanfragen vergleichen

► Schritt 6: Lieferantenangebot annehmen /ablehnen

► Schritt 7: Bestellung anlegen

Schritt 1: Grundeinstellungen überprüfen

Bevor Sie eine Lieferantenanfrage anlegen, überprüfen Sie bitte folgende Einstellungen:

• Nummernkreis: Den Nummernkreis konfigurieren Sie unter Globale Einstellungen > Nummernkreise > Lieferantenanfrage
• Formular: Gestalten Sie das PDF-Dokument für die Lieferantenanfragen unter Globale Einstellungen > Formularwesen > Formulardesigner > Weitere: Lieferantenanfrage

• Rückmeldefrist in Tagen: Unter Globale Einstellungen > Verkauf & Einkauf > Einkauf > Lieferantenanfragen wird der Standardwert für die Rückmeldefrist hinterlegt.
  
• Öffentliche Seite: Für die Lieferantenanfragen können standardmäßig öffentliche Links generiert werden. Prüfen Sie die Einstellungen unter Globale Einstellungen > Verkauf & Einkauf > Einkauf > Lieferantenanfragen. Weiteres dazu finden Sie hier.
• E-Mail-Templates: Für den automatischen Mailversand legen Sie E-Mail Templates unter Globale Einstellungen > Verkauf & Einkauf > E-Mail-Templates für Ereignis „Anfragedokument erstellen“ und „Absage an Lieferant“ an (Voraussetzung hierfür ist, dass E-Mail-Vorlagen in den CRM Einstellungen angelegt sind).

• optionale Workflow-Aktion Angebote: Lieferantenanfrage erstellen. Wenn Sie diese Option aktivieren, können Sie direkt über den Workflow aus einem Verkaufsangebot eine Lieferantenanfrage erstellen. Diese Aktion gibt es auch als Massenaktion auf dem Tab Positionen im Angebot, worüber Sie nur ausgewählte Artikel in eine Lieferantenanfrage übernehmen können. Auf diese Weise können Sie auch mehrere Lieferantenanfragen mit Bezug zum Angebot anlegen.
  

Schritt 2: Lieferantenanfrage erstellen

Um eine neue Lieferantenanfrage zu erstellen, gehen Sie unter Einkauf auf den Menüpunkt: Lieferantenanfragen > + Neue Lieferantenanfrage.

Über die Lieferantenakte finden Sie einen blauen Actionbutton: + Lieferantenanfrage.

Ebenso können Sie über die Artikeldetailseite und den blauen Actionbutton: + Lieferantenanfrage eine neue Anfrage erstellen. Wenn die optionale Workflow-Aktion für Angebote aktiv ist, kann die Anfrage auch über ein Verkaufsangebot angelegt werden-

Anfragetyp auswählen

Sie können zwischen den folgenden Anfragetypen wählen:

• Standardbestellung
• Rahmenbestellung

Der Anfragetyp muss am Anfang festgelegt werden, da eine Bestellung und Rahmenbestellung unterschiedliche Pflichtfelder haben. Es können entweder alle angefragten Positionen in normale Bestellungen oder in Rahmenbestellungen überführt werden.

Eine Mischung ist nicht möglich, d.h. es können nicht über eine Anfrage für ausgewählte Artikel normale Bestellungen und für andere Artikel der Anfrage Rahmenbestellungen angelegt werden.

Lieferantenanfrage Detailseite

Auf der Detailseite haben Sie die folgenden Optionen:

• Artikel einfügen

Es können ein oder mehrere Artikel angefragt und als Position hinzugefügt werden. Die Anfrage ist aktuell auf max. 25 Artikel beschränkt.

Folgende Artikeltypen werden momentan nicht unterstützt: Verkaufsstücklisten, Versandkosten, Freitextpositionen und manuelle Artikel.

• Artikelbeschreibung editieren

Mit Klick auf den Bleistift vor der Position kann Titel und ein Beschreibungsfeld eingeblendet werden, in dem man zusätzliche Informationen für den Lieferanten hinterlegen kann.

Da die Anfrage an mehrere Lieferanten versendet werden kann, wird hier nicht der jeweilige Bezugsquellentext initialisiert, sondern der allgemeine Beschreibungstext aus den Stammdaten des Artikels.

• Staffelwerte eingeben

Über das Icon können Sie Staffelwerte hinzufügen und gezielt Staffelmengen anfragen.

Sie können zwischen „Staffel von“ oder „bis“ auswählen und die jeweiligen Staffelmengen eintragen.

• Lieferant hinzufügen

Es können ein oder mehrere Lieferanten gleichzeitig angefragt werden. Aktuell ist die Lieferantenanfrage auf max. 10 Lieferanten beschränkt. Es ist auch möglich, nachträglich Lieferanten zu ergänzen und nur den neu hinzugefügten ein Anfragedokument per Mail zu schicken.

Durch Klick auf das Plus-Icon können Sie ein oder mehrere Lieferanten gleichzeitig hinzufügen.

• Abweichende Anfrage-E-Mail-Adresse
  
  Über den Bleistift hinter dem Lieferanten kann eine abw. Anfrage-E-Mail-Adresse eingetragen werden. Standardmäßig wird die Anfrage an die Mailadresse aus den
  Lieferantenstammdaten gesendet.
  
• PDF-Vorschau und Dokumentendruck

In der PDF-Vorschau wird nur das Dokument an den ersten Lieferanten angezeigt.

Beim Druck des Anfragedokuments wird jedoch für jeden Lieferanten ein PDF mit seinem Firmennamen und Adresse erzeugt.

Schritt 3: Verarbeitung Lieferantenanfrage über den Workflow

Folgen Sie nun dem Workflow und drucken Sie die Angebotsdokumente.

Wählen Sie die Lieferanten aus, für die ein Dokument erzeugt werden soll und ggf. per Template versendet werden soll.

In der weiteren Bearbeitung haben Sie folgende (optionale) Workflow-Schritte zur Auswahl:

• Optional: als E-Mail senden (falls ein E-Mail-Template aktiv ist, wird die Anfrage automatisch mit dem Druck des Dokuments versendet): Auswahl der Lieferanten, an die eine Anfrage versendet werden soll. Optional ist einstellbar, ob die Anfragedokumente angehängt werden sollen.

Es wird KEINE Massenmail versendet. Bei Auswahl mehrerer Lieferanten wird eine E-Mail pro Lieferanten. Wenn die Dokumente angehängt werden, enthält diese E-Mail das jeweilige Anfragedokument des Lieferanten mit seinem Firmennamen und Anschrift.

• Bestellungen anlegen (vorher werden auf dem Tab Angebote die Lieferantenangebote eingetragen und verglichen): wird erst aktiv, wenn ein Angebot angenommen wurde
• Optional: Lieferantenanfrage überarbeiten (falls nachträglich Artikel oder Lieferanten hinzugefügt werden sollen, kann man darüber die Anfrage wieder bearbeiten): der Status der Anfrage wird wieder auf offen gesetzt und man kann Änderungen vornehmen.
• Optional: Lieferantenanfrage schließen (falls nicht alle angefragten Artikel in Bestellungen überführt werden, kann man die Anfrage manuell auf abgeschlossen setzen)
• Optional: Lieferantenanfrage stornieren

Der Status der Lieferantenanfrage verändert sich im Verlauf damit wie folgt: Offen – Anfrage gesendet – Angebot erhalten – Abgeschlossen/Storniert

 Schritt 4: Lieferantenangebot eintragen

Auf dem Tab Angebote können Sie erhaltene Angebote des Lieferanten hinterlegen.

Der Status der Lieferantenangebote verändert sich im Verlauf damit wie folgt: Offen/Überarbeitung offen – Angefragt/Überarbeitung angefragt – Angebot erhalten – Angenommen/Nicht angenommen

Schritt 5: Lieferantenangebote vergleichen

Vergleichen Sie nun Ihre Lieferantenangebote. Der beste Preis pro Stück wird grün hinterlegt.

Der frühestmögliche Liefertermin und der beste Rabatt werden ebenfalls grün angezeigt.

Schritt 6: Lieferantenangebote annehmen/ablehnen

Bestimmen Sie, welches Lieferantenangebot angenommen werden soll. Es können das gesamte Angebot oder nur ausgewählte Positionen angenommen werden.

Durch Annahme eines Angebots wird noch keine Bestellung erzeugt. Wenn man ein Angebot auf angenommen setzt, wird im Workflow die Aktion „Bestellung anlegen“ aktiv.

Über den grünen Button „Angebot annehmen“ werden alle Positionen des Angebots angenommen. Sofern bei anderen Angeboten bereits Positionen als angenommen markiert wurden, wird dies entfernt.

Ist ein Angebot als Ganzes angenommen worden, ist dies in der Tabelle grün hinterlegt.

Einzelne Positionen eines Angebots können in der Kachel der jeweiligen Position über den grünen Button „Annehmen“ angenommen werden. Es kann eine Position aber immer nur bei einem Lieferanten auf angenommen gesetzt werden. Ist die Position bereits bei einem anderen Angebot angenommen, wird dies entfernt, wenn die Position bei einem anderen Angebot als angenommen gekennzeichnet wird.

Die Kachel der jeweiligen Position wird grün markiert. Beispiel Angebot 1 Pos. 1 angenommen, Angebot 2 Pos. 2 angenommen:

Schritt 7: Bestellungen anlegen

Nur wenn es angenommene Angebote gibt, wird die Workflow-Aktion aktiv. Es können auch mehrere Bestellungen bei unterschiedlichen Lieferanten erstellt werden, wenn nur einzelne Positionen angenommen worden sind. Es kann aber immer nur eine Position bei einem Lieferanten auf angenommen gesetzt werden, d.h. ein Artikel kann nicht bei mehreren Lieferanten bestellt werden.

Werden die Daten in die Bezugsquelle übernommen?

Wenn die Bezugsquelle noch nicht existiert, wird diese angelegt. Sofern bereits eine Bezugsquelle existiert, wird diese aktualisiert.

• Anfragetyp: Standardbestellung > Möglichkeit Daten in Bezugsquelle zu übernehmen
• Anfragetyp: Rahmenbestellung > Daten können nicht in Bezugsquelle übernommen werden, da in der Regel Sonderkonditionen vereinbart werden

Auf dem Pop-Up kann man die Bestellmenge händisch anpassen. Sofern bei dem Angebot Staffelwerte eingetragen worden sind, werden diese auch angezeigt. Der Positionswert passt sich entsprechend des hinterlegten Staffelpreises an.

Wenn alle Positionen der Anfrage in eine Bestellung überführt worden sind, wird diese automatisch auf abgeschlossen gesetzt. Manuell schließen über den Workflow ist nur erforderlich, wenn nicht alle angefragten Artikel auch bestellt werden. Die erzeugten Bestellungen sind auf dem Tab „Bestellungen“ ersichtlich. Dies gilt analog für Rahmenbestellungen, die aus der Lieferantenanfrage erzeugt werden.

Wo sehe ich, ob es offene Lieferantenanfragen für einen Artikel gibt?

• Artikeldetailseite: Verknüpfung im Header und Sidebar unter Artikelverwendung
• Lieferantenakte: Shortcut und neuer Tab
• Disposition: Spalte Lieferantenanfrage

Weiterführende Hilfe

Wie wird ein öffentlicher Link für die Lieferantenanfrage erzeugt?