Hinweis: Dieses Feature befindet sich derzeit noch in einer Closed Beta-Testphase, welche ab dem 27.03.2025 (Version 25.06.1) startet. Wenn du den Rahmenauftrag bereits jetzt nutzen möchtest, schalten wir dir gerne den Testzugang für dein weclapp-System frei. Melde dich hierzu unter ideas@weclapp.com und nenne uns deine Kundennummer.
Rahmenauftrag und Abrufaufträge
Mithilfe eines Rahmenauftrags kannst du längerfristige Vereinbarungen mit einem Kunden über Menge und Zeitrahmen für den Verkauf eines Produktes abbilden. Aus dem Rahmenauftrag werden Abrufaufträge erzeugt und zu bestimmten Terminen, oder nach Bedarf, durchgeführt.
► Welche Abrufvarianten gibt es?
► Vorbereitung und Konfiguration
► Wie werden Rahmenaufträge angelegt und verarbeitet?
Welche Abrufvarianten gibt es?
Abrufe aus einem Rahmenauftrag können auf mehrere Weisen erzeugt werden. Du kannst Abrufe nach Bedarf erstellen, indem du Auftragspositionen mit einem existierenden Rahmenauftrag verknüpfst. Abrufaufträge mit festgelegten Abrufterminen kannst du direkt aus dem Rahmenauftrag erstellen, um diese auch in der zukünftigen Bestandsplanung eines Artikels zu berücksichtigen.
Nach Bedarf
- In Aufträgen einen Rahmenauftrag verknüpfen: Dies funktioniert für alle Auftragstypen – Standard, Vorkasse, Abschlag, Anzahlung, und Ladenverkauf
- Abrufauftrag manuell aus dem Rahmenauftrag anlegen: Hierbei werden immer Standardaufträge angelegt. Du kannst den Typ nachträglich in der Auftragsdetailseite ändern.
Feste Abruftermine
- Variable Abrufmenge
- Fixe Abrufmenge
Vorbereitung und Konfiguration:
(1) Berechtigungen
Unter den Einstellungen > Mein weclapp > Rollen kannst du bestimmten Nutzerrollen Berechtigungen fürs Lesen, Anlegen/Bearbeiten, und Löschen von Rahmenaufträgen erteilen.
Die Berechtigungen sind außerdem bereits in den folgenden Standardrollen enthalten:
- ERP Handel/Dienstleistung Warenwirtschaft Administrator:
- Lesen
- Anlegen/Bearbeiten
- Löschen
- ERP Handel/Dienstleistung Warenwirtschaft Verkäufer:
- Lesen
- Anlegen/Bearbeiten
- ERP Handel Warenwirtschaft Verkäufer mit Versand:
- Lesen
- Anlegen/Bearbeiten
- ERP Handel Lagerverwaltung Administrator:
- Lesen
- ERP Handel Lagerverwaltung Manager Kommissionierung:
- Lesen
(2) Nummernkreis
Den Nummernkreis für den Rahmenauftrag kannst du unter den globalen Einstellungen in der Nummernkreisverwaltung konfigurieren.
(3) Zusatzfelder
Lege Zusatzfelder für den Rahmenauftrag an, falls du weitere individuelle Informationen für deinen Prozess benötigst. Die Zusatzfelder werden in der Detailseite angezeigt und können auf dem Formular angedruckt, oder auf der Übersichtsseite für einen besseren Überblick eingeblendet werden.
(4) Dokument
Unter den Einstellungen > Formularwesen > Formularkonfiguration kannst du das Dokument für den Rahmenauftrag gestalten. Weitere Hilfe findest du hier: Wie funktioniert der Formulardesigner?
Bestimme im Abschnitt Logo und Design, ob die Abruftabelle und/oder die Positionstabelle gedruckt werden sollen. Wenn aktiviert, kannst du die Tabellen jeweils in einem eigenen Abschnitt individuell konfigurieren:
Wie werden Rahmenaufträge angelegt und verarbeitet?
Schritt 1: Rahmenauftrag erstellen
Lege einen neuen Rahmenauftrag über Verkauf > Rahmenaufträge > Neuer Rahmenauftrag an.
Trage zunächst den Kunden, Lager, Artikel, die Auftragsmenge, und den Zeitraum ein. Rahmenaufträge können für Basisartikel oder Lagerartikel angelegt werden. Andere Artikeltypen werden derzeit noch nicht unterstützt.
Die Einstellung Abrufe generieren und dazugehörige Felder sind optional und nur relevant je nachdem, wie du die einzelnen Abrufe gestalten möchtest.
Wenn du die Checkbox aktivierst, kannst du direkt beim Anlegen des Rahmenauftrags die Abruftermine und optional auch die Abrufmengen generieren lassen. Falls du die Abrufe nicht direkt festlegen möchtest, kannst du die Abruftermine und -mengen auch nachträglich auf dem Tab “Abrufe” in der Detailseite anpassen.
Bestätige deine Eingaben, indem du speicherst. Mit Speichern & Details gelangst du direkt auf die Detailseite des neuen Rahmenauftrags.
Es werden beim Speichern noch keine Abrufaufträge angelegt, es handelt sich zunächst nur um geplante Abrufe. Wenn du im Rahmenauftrag die Workflowaktion “Rahmenbestätigung erstellen” klickst, werden die Abrufaufträge basierend auf den hinterlegten Abrufen erzeugt. Sofern du keine Abrufe im Vorfeld planst, sondern rein nach Bedarf abrufen möchtest, kannst du Positionen in neuen Aufträgen einfach mit offenen Rahmenaufträgen verknüpfen und damit abrufen.
Schritt 2: Abrufe und Rahmenauftragsdaten prüfen
Prüfe die Stammdaten, Auftragsposition und weitere Belegdetails in der Detailseite des Rahmenauftrags.
In diesem Schritt kannst du bei Bedarf auch den Einzelpreis anpassen. Klicke hierfür auf das Schlosssymbol neben dem Preisfeld:
Nachdem du den Preis aktualisiert hast, kannst du außerdem das Schloss wieder schließen, um den Preis in die Artikelstammdaten zu übernehmen oder den Preis zurückzusetzen.
Wenn du bei der Einstellung zum Zurücksetzen “Nein” auswählst, wird der Artikelpreis automatisch als neuer gültiger Preis in den Stammdaten abgespeichert.
Falls du den Rahmenauftrag zu einem späteren Zeitpunkt überarbeitest und den Preis änderst, kannst du außerdem bestimmen, ob der neue Preis auch in bereits angelegten Abrufaufträgen in Status “Neu” verwendet werden soll.
Abrufe prüfen und anlegen
Solltest du in Schritt 1 bereits feste Abrufe generiert haben, findest du diese nun auf dem Reiter “Abrufe” und kannst diese dort prüfen und anpassen. Andernfalls hast du jetzt die Möglichkeit, die Abrufe zu planen. Um Abrufaufträge manuell aus dem Rahmenauftrag anzulegen, klicke +Abruf und trage die Abrufdaten sowie -mengen händisch ein.
Alternativ kannst du dir über die Schaltfläche Abrufe generieren einfach Abrufe in bestimmten Intervallen erzeugen lassen. Trage eine fixe Abrufmenge ein, wenn alle Abrufe die gleiche Menge haben sollen. Variable Abrufmengen kannst du nach Abschließen des Dialogs manuell an den Abrufen eintragen. 
Du kannst die Abrufe bei Bedarf später jederzeit überarbeiten und ändern. Dafür muss der Rahmenauftrag per Workflow wieder überarbeitet werden. Neue Abrufaufträge werden automatisch angelegt, wenn du einen neuen Abruf ohne verknüpften Auftrag einträgst und die Bestätigung für den Rahmenauftrag (erneut) erstellst.
Möchtest du mit den Abrufen flexibel arbeiten und nach Bedarf erstellen, brauchst du keine Abrufe im Rahmenauftrag festzulegen. Der Abruf erfolgt später über die Verknüpfung in Aufträgen mit dem bestehenden Rahmenauftrag.
Schritt 3: Rahmenauftrag bestätigen und Abrufe erstellen
Um den Rahmenauftrag zu bestätigen, klicke anschließend die Aktion “Rahmenauftragsbestätigung erstellen” im Workflow. Du erzeugst damit das Dokument für den Rahmenauftrag, sowie Abrufaufträge für festgelegte Abrufe, welche eine Abrufmenge und noch keinen verknüpften Auftrag haben.
Feste Abruftermine
Sofern du feste Abruftermine hinterlegt hast, werden mit diesem Schritt im Hintergrund die zugehörigen Aufträge für Abrufe mit einer angegebenen Abrufmenge angelegt. Es werden zunächst immer Standardaufträge erzeugt, du kannst den Auftragstyp jedoch bei Bedarf im Auftrag anpassen. Du findest diese unter Verkauf > Aufträge. Über die Spalte “Rahmenauftrag” im Reiter Positionen siehst du, mit welchem Rahmenauftrag die Position verknüpft ist.
Abruf nach Bedarf
Wenn du einen neuen Auftrag anlegst und sich eine Auftragsposition aus dem Kontingent eines offenen Rahmenauftrags bedienen soll, hast du die Möglichkeit, die Auftragsposition direkt mit dem Rahmenauftrag zu verknüpfen und so einen Abruf zu erstellen. Dies ist möglich für folgende Auftragsarten: Standard, Vorkasse, Abschlag, Anzahlung, und Ladenverkauf.
Die Voraussetzungen für ein Mapping zwischen der Auftragsposition und dem Rahmenauftrag sind folgende:
Es gibt für den Artikel und den Kunden mindestens einen Rahmenauftrag, die diese Kriterien erfüllt:
- Der Auftrag befindet sich in Erfassung (Status “Auftrag wird erfasst”).
- Das Auftragsdatum des Auftrags muss innerhalb des Zeitraumes der Daten “Beginn” und “Ende” des Rahmenauftrags liegen.
- Der Status des Rahmenauftrags ist “Rahmenauftrag bestätigt”. Rahmenaufträge in anderen Status werden nicht vorgeschlagen.
- Die Restmenge des Rahmenauftrags ist größer Null.
Das Verknüpfen von Auftragspositionen mit Rahmenaufträgen ist NICHT für Unterpositionen von Verkaufsstücklisten möglich.
Sofern die Voraussetzungen erfüllt sind, kann je Auftragsposition ein Rahmenauftrag verknüpft werden. Eine Auftragsposition kann dabei nicht mit mehreren Rahmenaufträgen verknüpft sein.
Du kannst das Mapping an folgenden Stellen im Auftrag vornehmen:
- Im Reiter Übersicht: Das Icon “Abruf aus Rahmenauftrag” wird dir neben der Menge einer Position angezeigt, sofern es für den Artikel und Kunden mindestens einen offenen Rahmenauftrag gibt.
Beim Klick auf das Icon öffnet sich ein Modalfenster in welchem aus auswählen kannst, ob die Auftragsposition regulär verkauft, oder als Abruf im Rahmen eines Rahmenauftrags getätigt werden soll.
- Im Reiter Positionen: Hier gibt es eine Spalte “Rahmenauftrag”, in welcher das Icon ebenfalls angezeigt wird. Klicke auf das Icon, um die Verknüpfung vorzunehmen.
Alle verknüpften Rahmenaufträge siehst du auf einen Blick in der Kopfzeile, oder im entsprechenden Reiter “Rahmenaufträge”:
Was gibt es bei der Verknüpfung zwischen Rahmenauftrag und Aufträgen zu beachten?
1. Artikel, Preis und Rabatt nicht mehr editierbar
Wenn die Auftragsposition mit einem Rahmenauftrag verknüpft ist, sind der Artikel und der dazugehörige Preis sowie Rabatt nicht mehr editierbar, da diese Angaben aus dem Rahmenauftrag übernommen werden. Wenn du den Preis oder Rabatt bearbeiten möchtest, musst du diese im Rahmenauftrag selbst anpassen. Titel und Beschreibung der Position sind weiterhin bearbeitbar.
2. Löschen und Stornieren
Wenn du Auftragspositionen oder Aufträge löschen, oder nur die Verknüpfung der Position zum Rahmenauftrag entfernen willst, wird auch der Abruf aus dem Rahmenauftrag gelöscht. Dies ist für jeden Status des Rahmenauftrags möglich.
Wird ein Auftrag storniert, welcher mit einem Rahmenauftrag verknüpft ist, so bleibt der Abruf dort weiterhin sichtbar. Er wird jedoch nicht mehr in der Restmenge des Rahmenauftrags berücksichtigt.
Beim Stornieren eines Rahmenauftrags werden nur die Verknüpfungen zwischen Auftragspositionen und dem Rahmenauftrag entfernt. Die Auftragspositionen bleiben erhalten.
3. Manuell schließen
Schließt du einen Auftrag manuell ab über den Workflow, dann bleiben die Abrufe im Rahmenauftrag erhalten und werden weiterhin in der Restmenge des Rahmenauftrags berücksichtigt.
Beim manuellen Schließen eines Rahmenauftrags bleibt das Mapping zu bereits erzeugten Abrufen ebenfalls bestehen. Du kannst die Verknüpfung in den entsprechenden Aufträgen manuell entfernen.
4. Auftragsdatum
Wird das Auftragsdatum in einem Abrufauftrag geändert, wird dieses auch automatisch in der Abruftabelle des verknüpften Rahmenauftrags aktualisiert.
Dies funktioniert auch, wenn du das Auftragsdatum für einen Abruf direkt im Rahmenauftrag abänderst. Das neue Auftragsdatum wird automatisch im Auftrag übernommen.
Schritt 4: Abrufe verarbeiten und Fortschritt des Rahmenauftrags
Erstellte Abrufaufträge können unter Verkauf > Auträge weiter verarbeitet werden. Folge dem Workflow und verarbeite deinen Auftrag wie gewohnt.
Auf der Übersicht Verkauf > Aufträge hast du auch die Möglichkeit, (Abruf-)Aufträge zusammenzufassen über die gleichnamige Massenaktion. Gleiche Artikel werden nur zusammengefasst, wenn diese mit dem selben Rahmenauftrag verknüpft sind. Sind diese mit unterschiedlichen Rahmenaufträgen verknüpft, werden die Positionen nicht zusammengefasst!
Den Fortschritt deines Rahmenauftrags inkl. Abrufe kannst du jederzeit in der Detailseite nachverfolgen:
In der Sidebar wird dir der Fortschritt basierend auf der gesamten Auftragsmenge wie folgt angezeigt:
- Abgerufene Menge: % der Auftragsmenge, die sich in einem gültigen Abrufauftrag befindet
- Gelieferte Menge: % der Auftragsmenge, die sich in einer gültigen Lieferung befindet
- Fakturierte Menge: % der Auftragsmenge, die sich in einer gültigen Verkaufsrechnung befindet
- Zeitlicher Fortschritt: Prozentsatz, wie viel Zeit bereits zwischen dem Beginn und Ende-Datum des Rahmenauftrags vergangen ist
Der Status bzw. Fortschritt der einzelnen Abrufe kann im Reiter “Abrufe” in den entsprechenden Spalten nachvollzogen werden.
Für einen schnellen Überblick über alle Rahmenaufträge kannst du dir die Spalten für die jeweiligen Kennzahlen auch auf der Übersichtsseite der Rahmenaufträge einblenden.