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Welche Logik steht hinter den Feldern (geplantes) Liefer- und Versanddatum?

Für Angebote, Aufträge, Lieferungen und Rechnungen kann ein (geplantes) Liefer-und Versanddatum festgelegt werden. Das Versanddatum und das Lieferdatum kann entweder auf Kopfebene oder auf Artikelebene definiert werden.

 

Begriffserklärung Versand- und Lieferdatum

 

Versanddatum

Das (geplante) Versanddatum entspricht dem Datum, an dem die Lieferung das Lager bzw. den Versender verlässt. Das Versanddatum kann frei definiert werden. Im Auftrag handelt es sich hier um ein Pflichtfeld, wenn es sich um einen Auftrag mit Versand handelt.

Kopfebene: Sofern kein anderes Datum im Angebot eingetragen ist, wird im Auftrag automatisch das aktuelle Datum als geplantes Versanddatum festgelegt.

Positionsebene: Das geplante Versanddatum wird auf Positionsebene unter Berücksichtigung der Voreinstellungen unter globale Einstellungen > Verkauf & Einkauf > Verkauf > Allgemeine Verkaufseinstellungen >Initialisierung (geplantes) Versanddatum Position* gesetzt. Nähere Informationen unter Initialisierung (Geplantes) Versand- und Lieferdatum.

 

Lieferdatum

Das Lieferdatum entspricht dem Datum, an dem die Lieferung beim Kunde eintrifft (= Empfangsdatum).

Kopfebene: opt. befüllbar

Positionsebene: Das Lieferdatum kann auf Positionsebene im Angebot/Auftrag/Lieferung  unter Berücksichtigung der Voreinstellungen unter globale Einstellungen > Verkauf & Einkauf > Verkauf > Allgemeine Verkaufseinstellungen >Initialisierung (geplantes) Lieferdatum Position* gesetzt werden. Nähere Informationen unter Initialisierung (Geplantes) Versand- und Lieferdatum.

 

Tatsächliches Versanddatum

Das tatsächliche Versanddatum, ist das Datum an dem die Lieferung den Status “Versandt” erreicht hat.

 

Initialisierung (Geplantes) Versand- und Lieferdatum

(1) Angebot & Aufträge

a.  Kopfebene

 (geplantes) Versanddatum

Ab dem Auftrag wird das (geplante) Versanddatum mit dem aktuellen Datum befüllt bzw. wird aus dem vorherigen Beleg übernommen.

 (geplantes) Lieferdatum

Das Lieferdatum ist optional befüllbar. Die genaue Initialisierung für die einzelnen Belege entnehmen Sie aus dem Überblick der Initialisierung für einzelnen Belege (siehe Punkt 3).

b. Positionsebene

Für die Positionsebene gibt es unter globale Einstellungen > Verkauf & Einkauf > Verkauf > Allgemeine Verkaufseinstellungen Initialisierungsmöglichkeiten für das (geplante) Versand- & Lieferdatum. Diese Optionen legen für Angebot, Auftrag und Lieferung fest, wie das (geplante) Versand- & Lieferdatum auf Positionsebene in den Belegen initialisiert wird. Nach Befüllung werden die Daten in den nachfolgenden Beleg vererbt.

 (geplantes) Versanddatum

Folgende Optionen stehen für die Initialisierung des (geplanten) Versanddatums zur Auswahl:

 (geplantes) Lieferdatum

Folgende Optionen stehen für die Initialisierung des (geplanten) Lieferdatums zur Auswahl:



Nach Befüllung werden die Daten in den nachfolgenden Beleg vererbt. Für weitere Informationen blenden Sie sich die Inline-Hilfen ein.


(2) Lieferung

a. Kopfebene

In den globalen Einstellungen unter Verkauf & Einkauf > Verkauf > Lieferung können Einstellungsoptionen vorgenommen werden, ob Versand- und Lieferdatum auf Kopfebene aus dem Auftrag übernommen werden sollen.

Geplantes Versanddatum vom Auftrag übernehmen: Bei der Erstellung einer neuen Lieferung kann das Feld Versanddatum durch das geplante Versanddatum vom Auftrag vorbelegt werden. Ist diese Einstellung nicht gesetzt, bleibt das Versanddatum leer.

Geplantes Lieferdatum vom Auftrag übernehmen: Bei der Erstellung einer neuen Lieferung kann das Feld Lieferdatum durch das geplante Lieferdatum vom Auftrag vorbelegt werden. Ist diese Einstellung nicht gesetzt, bleibt das Lieferdatum leer.

b. Positionsebene

Auf Positionsebene erfolgt die Initialisierung wie oben für Angebot & Auftrag erläutert. Beachten Sie, dass die Daten aus den zuvor angelegten Belegen vererbt werden. Bei einer Lieferung ohne Bezug greift die Initialsierungsoption.

(3) Rechnung

Für die Verkaufsrechnungen gibt es eine Zusatzoption, die definiert, welches Datum als Lieferdatum in der Rechnung verwendet werden soll, siehe Einstellungen unter Verkauf & Einkauf > Verkauf > Rechnungen > Initialisierung Versand-/Lieferdatum in der Rechnung*.

Existiert zu einer Rechnung ein Auftrag und/oder eine Lieferung, kann man die Felder Versanddatum und Lieferdatum im Rechnungskopf und in den Rechnungspositionen mit dem Versanddatum bzw. mit dem Lieferdatum aus dem Auftrag oder der Lieferung initialisieren. Es gibt drei Möglichkeiten:

  • Geplantes Versand-/Lieferdatum im Auftrag
    Übernimmt die Felder “Geplantes Versanddatum” und “Geplantes Lieferdatum” aus dem Auftrag jeweils in die Felder “Versanddatum” bzw. “Lieferdatum” in der Rechnung, wenn es einen Auftrag zu der Rechnung gibt.
  • Versand-/Lieferdatum in der Lieferung
    Übernimmt die Felder “Geplantes Versanddatum” und “Geplantes Lieferdatum” aus der Lieferung jeweils in die Felder “Versanddatum” bzw. “Lieferdatum” in der Rechnung, wenn es eine Lieferung zu der Rechnung gibt.
  • Tatsächliches Versand-Datum in der Lieferung
    Übernimmt das Datum, an dem die Lieferung den Status “Versandt” erreicht hatte in das Feld “Versanddatum” in der Rechnung (Kopfebene), wenn es eine Lieferung zu der Rechnung gibt. In das Feld “Lieferdatum” in der Rechnung wird kein Wert übermittelt.

Die folgende Übersicht gibt Ihnen eine Detailübersicht, bei welcher Option und welchen Uses Cases das Versand-& Lieferdatum verwendet wird:

a. Kopfebene

Geplantes Versand-/Lieferdatum aus Auftrag Versand-/Lieferdatum aus  Lieferung tatsächliches Versanddatum in der Lieferung
Angebot > Rechnung aus Angebot aus Angebot aus Angebot
Auftrag > Rechnung aus Auftrag aus Auftrag aus Auftrag (nur Versanddatum, Lieferdatum nicht)
Auftrag > Lieferung > Rechnung aus Auftrag aus Lieferung aus Lieferung, wenn Lieferung den Status versendet hat, sonst leer (nur Versanddatum, kein Lieferdatum)
Auftrag > Lieferung > Auftrag > Rechnung aus Auftrag wenn eine L, dann aus Lieferung, sonst in Beschreibung der einzelnen Positionen ihrer jeweiligen Lieferungen wenn eine L und wenn Lieferung Status versendet hat…, sonst in Beschreibung der einzelnen Positionen ihrer jeweiligen Lieferungen tatsächliches VD. Kein LD
Lieferung > Rechnung aus Lieferung aus Lieferung wenn Lieferung Status versendet hat…, sonst leer. Kein LD

b. Positionsebene

aus Auftrag aus Lieferung tatsächliches Versanddatum
Angebot > Rechnung aus Angebot aus Angebot aus Angebot
Auftrag > Rechnung aus Auftrag aus Auftrag aus Auftrag
Auftrag > Lieferung > Rechnung aus Auftrag aus Lieferung aus Lieferung
Auftrag > Lieferung > Auftrag > Rechnung aus Auftrag aus Lieferung, sonst in Beschreibung der einzelnen Positionen ihrer jeweiligen Lieferungen aus Lieferung, sonst in Beschreibung der einzelnen Positionen ihrer jeweiligen Lieferungen. Die Positionsdaten (Datum) werden dann nicht übernommen
Lieferung > Rechnung aus Lieferung aus Lieferung aus Lieferung

Weitere Einstellungsoptionen

Versand- und Lieferdaten aus Teillieferungen bei Gesamtrechnung in Artikelbeschreibung hinzufügen

Gibt es zu einem Auftrag mehrere Teillieferungen und man erstellt eine Gesamtrechnung aus dem Auftrag, können bei aktivierter Funktion die Versand- und Lieferdaten aus der Kopfebene der verschiedenen Lieferungen in die Positionsbeschreibung in der Rechnung hinzugefügt werden. Die Felder für Versand- und Lieferdaten in der Rechnung bleiben leer. Voraussetzung ist, dass die Einstellung “Initialisierung Versand-/Lieferdatum in der Rechnung “ auf eine der Lieferung Optionen eingestellt ist. Gibt es nur eine Lieferung und man erstellt aus dem Auftrag die Rechnung, werden die entsprechen Datumsfelder befüllt.

Anbei ein Beispiel, wie sich die Option auf den Formulardruck auswirkt:

Druckoptionen im Formulardesigner

Druckoptionen

Für das Versand-und Lieferdatum stehen im Formulardesigner sowohl auf Kopfebene als auch auf Positionsebene für das Versand- und Lieferdatum Druckoptionen zur Auswahl. Die Druckoptionen können Sie pro Formular unter Globale Einstellungen > Formularwesen > Formulardesigner > Formulare aktivieren.

Variablen

Zudem stehen weitere Variablen zur Verfügung, die in den Belegtexten in der Textverwaltung eingepflegt werden können. Alle Variablen finden Sie in unserer Platzhalterliste.

Folgende Platzhalter stehen z.B. zur Auswahl:

 ..offerShippingDate..
..offerDeliveryDate..
..orderShippingDate..
..orderDeliveryDate..
 ..shipmentShippingDate..
..shipmentDeliveryDate..
..salesInvoiceShippingDate..
..salesInvoiceDeliveryDate..

 

 

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