Personenkonten können entweder manuell, per Massenaktion, Import oder über die vertriebswegspezifischen Einstellungen zugewiesen werden. Wenn du eine Debitorenbuchhaltung mit weclapp führen willst, ist es erforderlich, bei jedem Kunden ein Personenkonto zu hinterlegen. Ist KEIN Personenkonto hinterlegt, bucht weclapp die Belege und Zahlungen auf das Standardkonto für Forderungen.
Wie lege ich ein Personenkonto für Debitoren und an?
Manuell anlegen
Sofern in den globalen Einstellungen > Finanzen > Allgemeine Einstellungen keine Personenkonto Zuweisungsart, d.h. eine Automatik zur Erstellung des Personenkontos ausgewählt ist, musst du das Debitorenkonto manuell anlegen. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten:
- manuell im Kunden
In der Kundenakte kannst du unter Finanzdaten durch Klick auf das Pluszeichen hinter dem gleichnamigen Feld ein Personenkonto erstellen.
Es öffnet sich ein kleines Fenster, auf dem du manuell eine Nummer für das Personenkonto eintragen kannst, sofern es bereits aus einem alten System eine Debitoren-/Kreditorennummer gibt.
Durch Klick auf die Option „Nächste Nummer aus Nummernkreis ermitteln“ wird die nächste freie Nummer aus dem hinterlegten Debitorennummernkreis vergeben. Wie du Nummernkreise in weclapp einrichtest, erfährst du hier: Wie funktioniert die Nummernkreisverwaltung? Eine weitere Möglichkeit ist, die „vertriebswegspezifische Einstellung verwenden“ auszuwählen. Solltest du nachträglich unter Finanzen > Allgemeine Einstellungen einem vertriebswegabhängige Personenkonto Zuweisungsart hinterlegt haben, würde gemäß dieser Konfiguration das Personenkonto angelegt werden.
2. per Massenaktion auf der Kundenübersicht. Für den Fall, dass du bereits Kunden/Lieferanten angelegt hast und nachträglich noch ein Personenkonto zuordnen möchtest, kannst du dies in einer Massenaktion auf der Kundenübersicht durchführen.
Du kannst entweder ein bestimmtes Konto aus dem Kontenplan zuordnen oder die „vertriebswegspezifische[n] Einstellungen verwenden“.
ACHTUNG: Verwendet man die vertriebswegspezifischen Einstellungen und hat einen eigenen Kontonummernkreis (ungleich der Kundennummer) definiert, werden die Kontonummer in der aktuell in der Liste gefilterten Reihenfolge vergeben, nicht aufsteigend nach der Kundennummer.
3. per Kundenimport
Neben der Massenaktion gibt es auch die Möglichkeit, über den Import-Wizard das Personenkonto bei Kunden nachträglich zu hinterlegen. Führe dazu am besten zunächst einen Kunden-Export über unseren Wizard durch und ergänze das Debitorenkonto in der jeweiligen Spalte.
Automatisch anlegen
Wenn du das Personenkonto nicht jedes Mal manuell anlegen bzw. nachträglich pflegen möchtest, bietet es sich an, wenn du unter Finanzen > Allgemeine Einstellungen eine Personenkonto Zuweisungsart für Kunden auswählst. Dies ist vor allem hilfreich, wenn du einen Shop oder Marktplatz angebunden hast, da auf diese Weise automatisch ein Personenkonto angelegt wird, wenn der Kunde zu weclapp synchronisiert wird.
Die Zuweisungsart des Personenkontos lässt sich auch vertriebswegabhängig gestalten, wenn du einen eigenen Vertriebsweg-Amazon hast und alle Belege der Amazon-Kunden auf ein Sammelkonto und nicht auf jeden einzelnen Debitor buchen möchtest.
Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen dir zur Verfügung:
- Debitorennummer aus Nummernkreis
Ist diese Option ausgewählt, wird bei Neuanlage des Kunden, sei es manuell oder automatisch durch einen Auftragssync vom Shop, als Personenkonto die nächste freie Nummer aus dem Debitorennummernkreis vergeben. Wie du Nummernkreise in weclapp einrichtest, erfährst du hier: Wie funktioniert die Nummernkreisverwaltung? - Kundennummer = Debitorennummer
Bei dieser Einstellung solltest du beachten, sofern du Datev nutzst, dass die Nummernkreise für Kunden datevkonform eingerichtet sind. DATEVkonforme Nummernkreise für Kunden müssen immer 5-stellig sein. Für Debitoren/Kundennummern gilt der DATEV konforme Nummernkreis von 10000 bis 69999 Der Nummernkreis für Kunden beginnt in weclapp standardmäßig mit dem Präfix C und müsste daher angepasst werden, damit die Debitorennummern für Datev passen. - Sammelkonto für bestimmte Vertriebswege bzw. Personenkonto festlegen
Diese Option bietet sich an, wenn du einen eigenen Vertriebsweg-Amazon hast und alle Belege der Amazon-Kunden auf ein Sammelkonto und nicht auf jeden einzelnen Debitor buchen möchtest. Hinweis: Das Konto, das du hier hinterlegst, müsstest du vorher im Kontenplan angelegt haben. Das ausgewählte Konto wird bei Neuanlage von Kunden mit dem jeweiligen Vertriebsweg gesetzt.
Muss ich eine vertriebswegabhängige Konfiguration für jeden Vertriebsweg anlegen?
Nein, es ist nicht erforderlich, dass du für jeden Vertriebsweg auch eine separate Personenkonto Zuweisungsart definierst. Sofern nur die Standard-Konfiguration eingestellt ist, wird diese für alle Vertriebswege verwendet. Sollte es erforderlich sein, dass bei einem bestimmten Vertriebsweg z.B. Amazon eine andere Konfiguration notwendig ist, kannst du diese durch Auswahl des Vertriebswegs hinzufügen.
Weiterführende Informationen zur Buchhaltung findest du in unseren ersten Schritten weclapp Buchhaltung.