Wenn du in weclapp ein E-Mail-Konto angelegt hast, kannst du die Automatische E-Mail-Ablage (Archivierung) aktivieren. Eingehende E-Mails, deren Absender im System hinterlegt sind, werden dann automatisch an dem Kunden abgelegt. Gibt es mehrere Verknüpfungen dieser E-Mail-Adresse (z. B. hinterlegt an mehreren Kontakten bzw. der Kontakt hängt an mehreren Kunden), so wird die eingehende E-Mail an allen Kunden abgelegt!
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Wir empfehlen, die E-Mail-Ablage nicht bei E-Mail-Konten zu aktivieren, über die vertrauliche oder private E-Mails versendet werden. Sollte es im CRM einen Kontakt oder Kunden mit der E-Mail-Adresse des E-Mail Kontos geben, werden dort ausnahmslos alle E-Mails abgelegt.
Aktivieren der automatischen E-Mail-Ablage
Zum Aktivieren der automatischen E-Mail-Ablage musst du in weclapp ein E-Mail-Konto anlegen oder ein Vorhandenes bearbeiten. Hierzu gehe bitte wie folgt vor:
- Gehe auf deinen Benutzernamen > Meine Einstellungen
- Lege nun im Abschnitt E-Mail-Einstellungen ein neues E-Mail-Konto an oder bearbeite auf das Vorhandene durch Anklicken.
- Aktiviere nun bei den Synchronisations-Einstellungen die Checkbox “Automatische Ablage” und speichere.
E-Mail-Adressen von der automatischen E-Mail-Ablage ausschließen
Bestimmte E-Mail-Adressen können von der automatischen E-Mail-Ablage ausgeschlossen werden.
- Öffne dazu die Globalen Einstellungen > Organizer > Archivierungs-Sperrliste.
- Drücke auf den grünen Button + Hinzufügen und hinterlege eine E-Mail-Adresse oder Domain, die blockiert werden soll.
So funktioniert die automatische Ablage
Wenn im weclapp Organizer eine E-Mail eintrifft, deren Absender dem System bekannt ist, wird diese automatisch am Kunden abgelegt. Rufe den Kunden auf und wechsle auf den Tab E-Mail-Archiv. Du siehst dort alle archivierten E-Mails:
Alternativ kannst du das E-Mail-Archiv auch vom ORGANIZER > E-Mail mit den Shortcuts auf der Übersichtsseite öffnen. In der Übersicht deiner E-Mails siehst du anhand des Ablage-Icons 
, dass die E-Mail archiviert wurde.
Unabhängig davon, ob die E-Mail bereits in deinem Organizer Posteingang zu sehen ist, kann es einen Moment dauern, bis die archivierte E-Mail im CRM am Kunden angezeigt wird.
Manuelle Archivierung einer E-Mail
Du kannst eine E-Mail auch manuell an einer beliebigen Entität (Kunde, Angebot, Rechnung…) ablegen. Klicke hierfür auf das Ablage-Icon :
