Wenn Sie in weclapp ein E-Mail-Konto angelegt haben, können Sie die „Automatische E-Mail-Ablage (Archivierung)“ aktivieren. Eingehende E-Mails, deren Absender im System bekannt sind, werden dann automatisch an dem Kunden abgelegt. Gibt es mehrere Verknüpfungen dieser einer E-Mail Adresse (z.b. mehrere Kontakte oder der Kontakt hängt an mehreren Kunden), so wird die E-Mail an allen Kunden abgelegt!
Wir empfehlen die E-Mail Ablage nicht bei E-Mail Konten zu aktivieren, über welche vertrauliche oder private E-Mails versendet werden. Sollte es im CRM einen Kontakt oder Kunden mit der E-Mail Adresse des E-Mail Kontos geben, werden dort ausnahmslos alle E-Mails abgelegt.
Aktivieren der automatischen E-Mail-Ablage
Zum Aktivieren der automatischen E-Mail-Ablage müssen Sie in weclapp ein E-Mail-Konto anlegen oder das vorhandene bearbeiten. Hierzu gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Gehen Sie auf Ihren Benutzernamen > Meine Einstellungen
- Legen Sie nun im Abschnitt „E-MAIL EINSTELLUNGEN“ ein neues E-Mail-Konto an, oder klicken auf das vorhandene, um dieses zu bearbeiten
- Aktivieren Sie nun unter SYNCHRONISTATIONS-EINSTELLUNGEN die Checkbox „Automatische Ablage am Kunden“ und speichern
E-Mail Adressen von der automatischen E-Mailablage ausschließen
Bestimmte E-Mailadressen können bei der automatischen E-Mail Ablage ausgeschlossen werden. Wechseln Sie dafür in den E-Mail Einstellungen auf den Reiter Automatische E-Mailablage und fügen Sie die Mailadresse hinzu.
So funktioniert die automatische Ablage
Wenn im weclapp Organizer eine E-Mail eintrifft, deren Absender dem System bekannt ist, wird diese automatisch am Kunden abgelegt. Rufen Sie den Kunden auf und wechseln Sie auf den Reiter E-Mail-Archiv. Sie sehen nun alle archivierten E-Mails:
Alternativ können Sie das E-Mail-Archiv auch über die Shortcuts auf der Übersichtsseite öffnen.
In der Übersicht Ihrer E-Mails sehen Sie anhand des Icons 
, dass die E-Mail archiviert wurde.
Durch das Klicken des Icons öffnet sich ein Modalpanel, welches Ihnen anzeigt, wo die E-Mail überall verknüpft ist.
Unabhängig davon, dass Sie die E-Mail bereits in Ihrem Organizer Posteingang sehen, kann es einen Moment dauern, bis die archivierte E-Mail am Kunden angezeigt wird.
Video Tutorial Automatische E-Mail-Ablage
Manuelle Archivierung einer E-Mail
Weiterhin können Sie eine E-Mail auch manuell an einer beliebigen Entität (Kunde, Angebot Rechnung…) ablegen. Schauen Sie sich zu diesem Thema folgende FAQ an: 